Одна из самых ответственных задач исполнительного и организационного комитетов — определение рамок проекта SAP. Для рассматриваемых в данной книге предприятий нового тысячелетия рекомендуется принять на вооружение внедрение по принципу «Большого взрыва», что подразумевает одновременное внедрение большинства стандартных модулей SAP в сочетании с соответствующим отраслевым решением.

Только в результате внедрения по методу «Большого взрыва» компания сможет использовать обработанную информацию как любой другой ресурс — рабочую силу, материалы, финансы; иначе система останется просто эффективным средством хранения данных и составления отчетов. Традиционные системы выступали именно в такой роли, и поэтому так и не смогли дать ожидавшихся от них преимуществ и увеличения производительности.

Компания также должна принять решение по фазам внедрения после реализации проекта на пилотном участке. Реальных преимуществ можно добиться в случае, если все офисы и подразделения компании охвачены системой SAP. Для достижения этой цели необходимо, чтобы во внедрении на пилотном участке были задействованы сотрудники от каждого подразделения, где планируется дальнейшее внедрение; при этом внедряемая на пилотном участке функциональность должна быть максимально полной и исчерпывающей, основываться на имеющихся сроках и специфических бизнес-знаниях членов команды.

Запуск проекта SAP подразумевает установление структур управления и назначение руководителя проектного офиса (Chief Project Officer, СРО), который должен будет сформулировать механизм отбора бизнес-процессов для членов команды внедрения и запустить его.

Руководитель проектного офиса также должен сформулировать политику и основное направление проекта, стратегии минимизации обнаруженных рисков и методы создания отчетности о продвижении проекта, расходовании средств и ресурсов, получить одобрение исполнительного и организационного комитетов.

В этом разделе мы рассмотрим организационную структуру проекта SAP.

Руководитель проектного офиса (СРО) входит в организационный комитет и обладает достаточными полномочиями и ответственностью для повседневного управления связанной с проектом деятельностью и обеспечения выполнения требований по ресурсам.

Руководителем проектного офиса следует назначить одного из старших менеджеров. Он должен хорошо разбираться в устройстве бизнес-деятельности компании, а также в функциональности и информационных технологиях для того, чтобы направлять команду ключевых пользователей и технических консультантов, которые также будут участвовать и нести ответственность за успешное внедрение системы SAP R/3. Функции руководителя проектного офиса включают в себя:

• Осуществление контроля над всем проектом.

• Ответственность за соблюдение сроков и возможные проволочки.

• Утверждение рамок проекта и стратегии внедрения, а также контроль над соблюдением стратегии и предотвращение расползания рамок проекта.

• Подготовка и утверждение плана для команды внедрения с уточнением пилотного участка и участков дальнейшего разворачивания системы.

• Подготовка и утверждение плана обучения привилегированных и обычных пользователей на различных стадиях проекта.

• Ответственность за привлечение определенных пользователей на всех значимых стадиях проекта.

• Принятие результатов и оформление закрытия стадий проектов.

• Решение вопросов, возникающих во время окончательного определения и стандартизации бизнес-процессов

• Решение административных вопросов, с которыми иногда сталкиваются консультанты

• Решение вопросов, возникающих при взаимодействии с партнером по внедрению, координация коммерческих аспектов и утверждение платежей, связанных с пройденными этапами проекта.

• Утверждение и обеспечение поддерживающей инфраструктуры (оборудование, программное обеспечение, компьютерные сети, внешнее программное обеспечение, помещения в офисе, линии коммуникаций, онлайновая сервисная система (OSS), и т. д.)

• Организация заседаний исполнительного и организационного комитетов и направление их деятельности на принятие необходимых решений.

• Обеспечение информированности компании SAP и ее партнеров относительно особых требований компании к системе.

• Обеспечение загрузки данных из всех затронутых проектом подразделений компании.

Руководитель проектного офиса также отвечает за составление и обновление руководства по внедрению для компании в целом.

Локальные менеджеры проекта (Site Project Managers, SPM) отвечают за внедрение SAP на различных участках, они работают под прямым руководством Руководителя проектного офиса. Эти менеджеры с самого начала должны быть членами команды внедрения на пилотном участке, что обеспечит им опыт работы с системой, необходимый для внедрения на их индивидуальных участках. Обязанности Локального менеджера проекта включают в себя: