– определение и внесение необходимых дополнений в метамодель (структуру данных);

– определение требований по использованию метамодели при моделировании организации;

• ввод в систему необходимых справочников:

– иерархический справочник процессов организации (возможно, путем импорта системы процессов организации из файла MS Excel);

– иерархический справочник подразделений и должностей;

– справочник бумажных и электронных документов (уровня компании);

– справочник терминов;

– прочее.

• разработка и тестирование необходимых шаблонов регламентирующих документов и других отчетов;

• разработка решений по интеграции с другими системами («экспорт – импорт»);

• разработка стандарта моделирования (нормативный документ, регламентирующий использование функционала системы и метамодели при описании процессов, подразделений, документов и т. п.);

• разработка и тестирование регламента управления изменениями (нормативный документ, регламентирующий взаимодействие сотрудников и порядок внесения изменений в объектную модель организации);

• анализ эффективности функционирования среды моделирования; внесение необходимых изменений в регламенты работы с системой.

Этап 3. Внедрение среды моделирования в масштабах компании:

• определение количества необходимых лицензий;

• закупка и установка среды моделирования в структурных подразделениях организации;

• обучение руководителей и специалистов подразделений использованию системы (соглашение по моделированию, регламент управления изменениями и т. д.);

• разработка плана описания процессов организации;

• описание приоритетных процессов организации силами специалистов подразделений; выгрузка регламентирующих документов;

• анализ эффективности эксплуатации среды моделирования, внесение необходимых изменений в регламенты работы с системой.

В стандарте по моделированию сформулированы требования по использованию системы при описании процессов, подразделений, документов и т. п. Это подробная инструкция, в соответствии с требованиями которой сотрудники организации обязаны работать со средой моделирования: заносить информацию в соответствующие атрибуты объектов модели, формировать графические схемы и т. д. Документ может иметь такую структуру (на примере стандарта, разработанного для использования среды Business Studio):

1. Общие положения

1.1. Назначение и область действия

1.2. Используемые сокращения

1.3. Термины и определения

1.4. Нормативные ссылки

2. Ведение справочников в Business Studio

2.1. Справочник «Процессы»

2.2. Справочник «Субъекты»

2.3. Справочник «Объекты деятельности»

2.4. Справочник «Управление»

3. Описание процессов в Business Studio

3.1. Элементы нотации «Процедура» Business Studio

3.2. Описание операций процесса

3.3. Использование стрелок типа «Связь предшествования»

3.4. Использование стрелок типа «Поток документов»

3.5. Использование событий

3.6. Использование блока «Решение»

3.7. Использование междиаграммных ссылок

3.8. Использование сносок

4. Схемы организационной структуры в Business Studio

4.1. Используемые графические элементы

5. Заполнение атрибутов объектов модели

5.1. Заполнение атрибутов процесса

5.2. Заполнение атрибутов операции процесса

5.3. Заполнение атрибутов стрелок

5.4. Заполнение атрибутов субъекта деятельности

5.5. Заполнение атрибутов объекта деятельности

5.6. Заполнение атрибутов целей и показателей

6. Приложения

6.1. Пример схемы процесса в нотации «Процедура» Business Studio

Регламент управления изменениями – это инструкция по внесению существенных изменений в систему, в том числе изменение модели организационной структуры, изменение справочника процессов на верхнем и среднем уровне, массовое переназначение ответственности за выполнение процессов. Подобные действия могут выполнять только квалифицированные бизнес-аналитики, имеющие соответствующие полномочия. Регламент может выглядеть примерно так:

1. Общие положения

1.1. Назначение

1.2. Термины, определения и сокращения

2. Общее описание процесса управления изменениями

3. Типы изменений и распределение ролей и ответственности за управление изменениями

4. Изменения справочников

4.1. Организационная структура

4.2. Процессы

4.3. Объекты деятельности (документы, ТМЦ, программные продукты)

4.4. Цели и показатели

4.5. Прочее

5. Изменение схем процессов