Ваша цель

• Научитесь иметь дело со шквалом входящих списков действий и требований в вашем времени.

Добро пожаловать в день 13

Добро пожаловать в день №13 в «30 дней достижении результатов». В дне №12 мы научились использовать Продуктивные Личности, чтобы анализировать и улучшать наши результаты в любой ситуации.

Сегодня мы научимся как «определять порядок очередности» в переполненной тарелке ваших списков дел и заданий. Сортировка – это здоровый процесс сортирования, отсеивания и выбора.

Что такое определение порядка очередности?

Определение порядка очередности - это процесс сортировки, отсеивания и выбора того, над чем работать. Вы, может, слышали, как доктора отсеивают входящих пациентов в срочных ситуациях.

Когда я в первый раз начал работать в Microsoft, «Очередность» была обычной практикой нашей команды, использованной для того, чтобы иметь дела с входящими проблемами. Очередность помогла нам сортировать наши невыполненные дела и очереди проблем в более понятные нам куски. Мы не могли просто делать все и сразу, и мы не могли бы быть в курсе с нашим потоком входящих запросов. Очередность помогла нам более эффективно высвобождать время, энергию и ресурсы, которые были у нас на руках на тот момент к нашим входящим действиям.

Очередность на практике

Я успешно использовал очередность, чтобы разобраться со всем, начиная от email до потоков входящих заданий, до действий с устаревающими незавершенными делами или действиями на личном и командном уровне.

Когда я возглавлял рассредоточенную группу, то я использовал очередность в электронной почте для данного случая и облегченного способа, чтобы быстро сфокусировать внимание команды на проблеме. Я просто добавлял «очередность email» в тему письма и отправлял письмо с определенной проблемой или вопросом для разрешения. Я также использовал очередность, чтобы очистить входящие электронной почты и чтобы держать «входящий ящик» пустым годами. И я показывал многим другим, включая другие группы в Microsoft, как делать то же самое (а у нас было множество email в Microsoft). Я любовно называю это подход «Дзен пустого почтового ящика». Для дел, над которыми вам надо работать, приоритизировать или убрать с вашего внимания, «очередность» - это полезный процесс сортировки и выбора более осознанным способом.

Делайте это, поставьте это в очередь, запланируйте это или делегируйте это

Вы можете применить такую очередность к входящему действию: либо сделать это, поставить в очередь, запланировать его или делегировать его.

• Сделайте это – Сделайте это, если время подошло. Это ваше лучшее следующее действие. Сейчас самое благоприятное время или, если вы сделаете это позже, то это будет стоить вам больше времени, боли и усилий.

• Поставьте это в очередь – Поставьте это в очередь, если что-то необходимо завершить, но сейчас для этого не время. Очередь - это просто список дел.

• Запланируйте это – Запланируйте это, добавив в свой календарь, если вам надо запланировать блок времени, чтобы завершить работу. Только добавляйте дела в календарь, если вам действительно необходимо напоминание, или если вам действительно нужен блок времени, чтобы поработать. Помните, что если вы запланируете это, то это произойдет, а если вы не сделаете, то этого не будет. Если это действительно важно, то найдите для этого время. Если это будет типа сделать «позже», то это не произойдет, тогда просто освободитесь от этого дела с умом.

• Делегируйте это – делегируйте, если нечто, что должно быть выполнено кем-то другим, то есть смысл поступить так и у вас есть такой выбор. Когда вы делегируете, попытайтесь, чтобы это совпало с возможностью для обучения или интересом другого человека (существует разница между делегированием и просто спихиванием).

3 шага, чтобы применить очередность для ваших действий

Вот три шага, чтобы применить очередность для ваших действий:

1. Соберите все дела для действий вместе. Разбираться с ними за раз реально покажет пользу этого подхода, потому что вы можете сокрушить кипу дел до малых размеров.

2.  Давайте очередность для каждого дела. Для каждого дела определите, какой план атаки будет для него лучшим: сделать его, поставить в очередь, запланировать его или делегировать его.

3.  Повторите процесс. Повторяйте процесс, пока у вас не будет управляемый набор действий и вы не почувствуете, что все вещи на верных местах либо в списке дел, в очереди или в расписании, либо вне вашего внимания. Если окажется, что вы проводите слишком много времени на очередности, а не выполнении, тогда установите временной лимит, чтобы задать себе темп и знать, где остановиться.

Что вы в действительности делаете – это устанавливаете сцену для своего успеха. Когда у вас есть время для дел, и когда они у вас в календаре или в очереди, то вы можете сконцентрироваться нам том, что стоит перед вами с большей уверенностью, ясностью и убеждением, зная то, что вы делаете лучше, чем вы можете. Вы также можете эффективно расставить приоритеты с ДОЛЖЕН, СТОИТ и МОГУ.

Вопросы, которые помогут вам

Здесь приведены некоторые вопросы, которые я нахожу полезными в качестве контрольной точки: