Именно из-за нежелания новоиспеченных управленцев расстаться с «горячо любимой» работой и по-новому взглянуть на свою роль в бизнесе часто приходится слышать:

Кстати, я знаю торговую компанию (и не одну!), в которой много лет даже не было должности продавца – эти функции годами выполняли собственник и его зам.

Как говорится, no comments.

При этом, заметьте, если у руководителя, например, пять подчиненных, и он делает за каждого из них 20 % его работы, то загрузка самого руководителя возрастает на 100 %. Таким образом, управленец оказывается загружен на 200 %, ведь его прямые должностные обязанности с него никто не снимал.

А ведь это уравнение работает и в обратную сторону: если все пять подчиненных выполнят в сумме хотя бы 20 % обязанностей своего руководителя, тогда у директора, в свою очередь, освободится время на «подумать» для усовершенствования работы фирмы. Чем, собственно, он и должен заниматься.

Вторая причина неверного распределения функций персонала – это наивное упование управленцев на то, что «все мы одна семья», «кто может, тот и делает» или, как сказал великий вождь, «от каждого по способности». То есть в организации все занимаются любой работой, а разделение по должностям, скорее всего, лишь на бумаге. Которая, как известно, все стерпит.

Так, достаточно часто случаются ситуации, когда маркетолог в качестве курьера отправляется на вокзал встречать партию отпечатанной полиграфической продукции, директор выполняет работу маркетолога и составляет тексты новостей на корпоративный сайт, офис-менеджер ведет переговоры с подрядчиками, а банковскими расчетами и вовсе занимаются «всем хором».

Стоит ли говорить, что такой «винегрет» и отсутствие грамотного распределения функций сотрудников (не только де-юре, но и де-факто) самым пагубным образом сказываются на стабильности и эффективности работы фирмы? Судите сами.

Во-первых, в ситуации, когда нет четкого закрепления за каждым отрезком труда только одного ответственного и работа передается «из рук в руки», как эстафетная палочка, неизбежно возникают «бесхозные» участки, за которые никто не отвечает. При этом срочные дела рискуют быть несделанными, а важная информация – утерянной. Попытки же найти «виноватого» как минимум «крадут» рабочее время руководителя, как максимум остаются безрезультатными.

Во-вторых, из-за неравномерной нагрузки персонала и постоянных «перекосов» из крайности в крайность («то густо, то пусто») возникают накладки и нестыковки по времени, когда работнику в один и тот же момент необходимо выполнить сразу несколько дел, в то время как другой может маяться от безделья, томно рассматривая в окно городской пейзаж.

В свою очередь, если какой-то сотрудник или отдел не успевает выполнить назначенное в срок (собрать информацию, посчитать, смонтировать, оплатить, заказать и т. д.), тормозится работа других подразделений фирмы, а в глобальном масштабе это может и вовсе привести к срыву заказа или проекта.