Осадчук Оксана Михайловна
Шрифт:
● Способы решения, используемые на данный момент: составляю список выполнения работ с промежуточными этапами, вручаю ответственному сотруднику или партнеру и прошу проставить сроки выполнения. Если сроки меня не устраивают, задаю вопросы, способствующие нахождению более оптимального решения (экономит очень много времени, так как не надо каждый раз на пальцах объяснять, что надо сделать, если сотрудник или партнер вспомнил любимую отговорку «забыл»). Получились очень интересные результаты: у сотрудников появилась ответственность за выполнение поставленных задач, исчезло с лица выражение бессмысленности жизни, партнер стал больше интересоваться проектами, принимая в них деятельное участие.
(Из частных разговоров с руководителями)
И помните, контроль – это, в конце концов, одна из базовых функций руководителя.
Понимание того, что происходит в вашем бизнесе, – весьма прибыльная привычка.
(Джон Риз)
Что же касается формы контроля – устная или письменная – лично я больше склоняюсь ко второй. В этом случае у сотрудника меньше шансов «отвертеться» по принципу: «я говорил…» и свалить все на занятость и забывчивость директора.
Что написано пером – не вырубишь топором.
(Народная мудрость)
Конечно, во всем следует соблюдать меру. Я вовсе не призываю вас разводить в компании бумажную бюрократию. Но отчеты по ключевым направлениям деятельности каждого работника должны быть. Проверено многократно.
Два пишу – три в уме?
Следующий важный момент, который зачастую игнорируют управленцы, – это создание и поддержание в актуальном состоянии «рабочих» баз данных, с которыми имеет дело персонал в процессе выполнения своей работы, а именно: клиентская база, база бизнес-партнеров, подрядчиков, фирм и магазинов, в которых производится закупка расходных материалов или заказ услуг и пр.
Как правило, отсутствие должного внимания к администрированию ключевой информации, которой оперируют сотрудники, чревато для фирмы тем, что:
* существенно осложняется поиск нужной информации, вследствие чего происходят колоссальные временные потери;
* решение рабочих вопросов затягивается и в разы увеличивает их стоимость;
* тормозится работа других отделов, случаются «авралы» и возникает угроза срыва проекта;
* компания переплачивает там, где могла бы сэкономить (например, закупая более дорогие расходники или переплачивая на услугах курьерской доставки, ремонта офисной техники или заправки картриджей);
* при увольнении сотрудника теряется часть или вся информация, с которой он работал, а восстановление ее требует времени и дополнительных хлопот.
Так, в одной компании, занимающейся организацией праздников, ведение баз данных было не обязательным и опиралось на персональное желание сотрудника. Разумеется, большинство информации нигде не фиксировалось и хранилось в головах персонала. Стоит ли удивляться, что реализация каждого проекта проходила в этой фирме под лозунгом «И снова – в бой!» и редко обходилась без косяков и накладок?
● Например, зачастую бывало так, что по факту доставки декорации на площадку выяснялось, что она не проходит по габаритам в дверной проем. А ведь если бы ответственный сотрудник потрудился единожды измерить все имеющиеся в пользовании организации декорации и создать соответствующую базу данных, то такой ситуации не могло бы возникнуть в принципе. А так получается, что сами создали проблему – сами же ее героически и решили. И при этом еще потратили деньги фирмы на транспортировку инвентаря туда-сюда, время и нервы других сотрудников (которым наверняка было чем еще заняться).
Если знания человека не упорядочены, то чем больше он знает, тем большей будет путаница в его мыслях.
(Герберт Спенсер)
Или, например, выбор места для проведения праздника. Обычно по факту получения заказа сотрудники упомянутой фирмы «все хором» вспоминали и «гуглили» подходящие под концепцию мероприятия заведения. Потом начинали делать обзвон и уточнять различные детали (вместимость банкетного зала, расчет меню на i чел. и пр.). Разумеется, на все эти действия раз за разом уходило порядочно времени.
А ведь снизить временные издержки на сбор необходимой информации в данном случае можно довольно просто. Нужно лишь один раз создать максимально полную базу данных в Excel с удобной классификацией заведений (например, открытые/закрытые площадки, на какое количество человек рассчитаны, общая площадь, какая кухня и т. п.) и включить в должностные обязанности одного сотрудника ее регулярное ведение и обновление (что значительно проще и занимает гораздо меньше времени).
И при получении нового заказа уже не нужно мучительно извлекать из памяти «что-то подходящее», «висеть на телефоне» или «серфить в Интернете». Достаточно лишь открыть заветный файл на компьютере и выставить необходимые фильтры. И – вуаля! – получить выборку из локаций на 100 % подходящих под требования. И, заметьте, со всем этим в силах справиться один человек. За 1 минуту времени. Неплохо, а?