5. Выбор места

Место: удобное для приезда, солидное здание (чтобы запечатлели улицу и фасад), просторный зал (чтобы возникло ощущение массовости мероприятия), отсутствие зеркал (мешают телеоператорам) и колонн (мешают входящим и выходящим), тишина за окнами (для создания камерной атмосферы).

6. Приглашение журналистов и других участников

Худший вариант – рассылка факсимильных сообщений, да еще без предварительных телефонных переговоров. Лучший – открытки по почте или доставка курьером. Не позднее чем за сутки сделайте контрольные звонки.

Рекомендация. Кроме журналистов приглашаются так называемые «подсадные утки», которые могут задавать нужные вопросы новостного типа и направлять ход пресс-конференции в нужное русло.

7. Работа с журналистами на пресс-конференции

7.1. Обеспечение журналистов.

Подарочный набор включает:

• Пресс-релиз.

• Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать.

• Копии речей, произнесенных на пресс-конференции.

• Буклет о компании или о спонсоре события.

• Фотографии.

• Сувениры.

7.2. Участие ньюсмейкеров.

Их основная миссия – выступление и ответы на вопросы.

Ответственность – за достоверность информации.

7.3. Работа ведущего.

Ведущий отвечает за процедуру ведения пресс-конференции и информирование об окончании деловой части и приглашении всех на фуршет.

Каждая компания в процессе своего развития выстраивает и изменяет свою внутреннюю структуру определяя оптимальные модели формирования и управления своими подразделениями. Подразделения сокращаются – значит, дела плохи, увеличиваются – намечаются перспективы.

Подразделение фирмы – это организационный элемент ее структуры, не обладающий статусом юридического лица, реализующий отдельные внутренние и/или внешние функции фирмы (причем независимо от количества сотрудников в нем).

PR-отдел – это структурное подразделение фирмы, предназначенное для выполнения функций по установлению и развитию коммуникаций фирмы в установленном формате.

Последняя включает:

1. Формулирование цели коммуникации – это определение того, что фирма предполагает получить с помощью PR-технологий.

2. Определение целевой контактной аудитории.

3. Подбор информационного повода.

4. Определение содержания обращения.

5. Выбор каналов коммуникации. Выбор происходит между личными (непосредственное обращение) и неличными (через СМИ и рекламу) каналами.

6. Подготовка пресс-релиза.

7. Определение общего бюджета, выделяемого на продвижение.

8. Утверждение PR-проекта.

Преимуществами наличия собственного PR-отдела являются:

1. Управляемость информационных потоков.

2. Знание бизнес-процессов своей компании изнутри. Поэтому создание PR-концепции и PR-стратегии учитывает внутренние сложности.

3. Работа по каждодневному поддержанию имиджа.

4. Представление информационных интересов организации во внешней среде.

5. Минимизация затрат фирмы на PR.

6. Агентства часто используют отработанные тактики позиционирования, не учитывая специфики деятельности клиента. Так сказать, стригут всех под одну гребенку. PR-отдел это контролирует в меру своей компетентности.

Недостатками PR-отдела являются:

1. Экспертное мнение. «Свой коллектив – это люди, которые едят с твоей руки и рисковать репутацией фирмы не будут в любом случае. А следовательно, не станут применять новые технологии и принимать нестандартные решения (например, в том случае, когда самым оптимальным выходом является снижение, а вовсе не повышение имиджа)» (Светлана Колосова, президент PR-агентства «Старая площадь»),

2. Работа с ноу-хау для PR-агентства – это необходимый аспект развития. Для PR-отдела – это проблема разработок или приобретения прав.

3. Мотивация сотрудников в PR-агентствах выше. Потеря клиента скажется на их кошельке. У сотрудников PR-отдела – оклад.

4. PR-агентство способно провести комплексную PR-кампанию на этапе создания и позиционирования новой фирмы. У него есть налаженные связи со СМИ и наработанный опыт. Возможно, в конце концов вы и сами установите эти связи. Но поначалу лучше опереться на существующую базу.

5. PR-агентство имеет опыт работы с самыми разными клиентами. У PR-отдела клиент один – это его организация.