В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте. Отправитель обязан на каждое место составить подробный упаковочный лист, в котором указывается перечень упакованных товаров, их номер по каталогу или артикул, количество, номер места, вес брутто и нетто, наименование поставщика и получателя. Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик или коробку вместе с товаром. Второй экземпляр в непромокаемом конверте, покрытый жестяной или пластиковой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика или коробки. Третий экземпляр прилагается к сопроводительным документам.

Ящики или коробки нумеруются дробными числами, причем числитель будет означать порядковый номер ящика, а знаменатель – общее количество мест в партии. Продавец несет ответственность перед покупателем за порчу товаров вследствие некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки, связанные с засылкой товаров не по адресу вследствие неполноценной или неправильной маркировки. На основании листа комплектации и упаковочных листов печатается отгрузочная спецификация, прикладываемая к счету-фактуре. Грузовые места подлежит маркировке в соответствии с требованиями

стандартов и технических условий.

Операции управления запасами включают:

• накопление и обновление данных для прогнозов;

• выбор параметров прогноза;

• выбор техники прогнозирования;

• анализ прогнозов и моделирование;

• определение целевого уровня обслуживания потребителей;

• выбор параметров управления запасами;

• моделирование запасов;

• планирование потребностей в запасах;

• интеграция данных о стимулировании продаж;

• планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.

Для работы по оптимизации запасов необходима разработка технического задания для автоматизации следующих операций управления запасами:

• статистика и анализ расхода товаров за любой период;

• проведение объемно-стоимостного ABC – анализа и XYZ – анализа;

• расчет минимального, среднего, страхового, максимального и оптимального запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет оптимальных количеств для заказов;

• подготовка проектов заявок на пополнение запасов;

• контроль исполнения заявок;

• выявление неликвидов;

• выявление тенденций изменения спроса на товары;

• разработка процедуры контроля запасов;

• обеспечение наличия страхового запаса;

• расчет и контроль стоимости запасов;

• разработка мер по ликвидации поврежденных и морально устаревших товаров;

• организация обработки статистической и аналитической информации;

• определение параметров контроля качества управления запасами; постановка задач для компьютеризации процессов контроля.

Оптимизация запасов экономит до половины издержек по работе с ними. Многие принимаются за оптимизацию, но скоро вязнут в большой номенклатуре, так как без современной компьютерной системы оптимизировать управление запасами каждого из тысяч наименований товаров невозможно.

Метод группировки запасов ABC более полувека активно применяется зарубежными компаниями. Наибольший эффект дает применение метода ABC совместно с его вариантом – методом XYZ. По результатам анализа спроса практикуется разделение номенклатуры на группы спроса по количеству А, В и С, с тем чтобы знать, каким товарам необходимо уделять больше внимания. Разделение запасов на группы спроса имеет большие преимущества, хотя первоначальная работа особенно трудоемка.

Все шире применяется также группировка товаров по стоимости, для чего вводятся группы X, У и Z. Если продажа какого-либо товара по стоимости превышает установленный критерий, например 2 тыс. руб., то ее относят к группе X; если стоимость эта находится в интервале от 0,5 до 2 тыс. руб., – к группе У, если ниже 0,5 тыс. руб.

– к группе Z. С помощью простых методов выборки проводят обследование запасов склада. Примерные результаты такого анализа приведены в таблицах.

Группировка товаров по доле в объеме сбыта

Группировка товаров по доле в объеме запасов

Из таблиц видно, что на 12 % номенклатуры товаров приходится 82%о товарооборота в стоимостном выражении, а на группу товаров, составляющую 9 % всей номенклатуры – 60 % стоимости запасов. Этот факт имеет огромное значение – основной контроль нужно сконцентрировать лишь на той номенклатуре товаров, которые обеспечивают основную долю товарооборота. Аналогично, установив номенклатуру товаров группы X, сосредоточивают внимание на тех товаров, которые составляют основную часть стоимости запасов.

Во многих случаях номенклатура товаров групп А и В совпадает с номенклатурой, входящей в группы X и У. Замечено, что как в группы Айв, так и в группы X и У входит не более 40 %> всей номенклатуры товаров.

Организация контроля запасов по группам А, В, С и X, У, Z намного эффективнее системы контроля максимального и минимального уровней запасов, когда эти уровни запасов устанавливаются в одинаковой пропорции к объему сбыта каждого товара и, следовательно, каждому товару придается одинаковое значение, что вызывает излишние расходы для контроля запасов.

Необходимо учитывать, что номенклатуру товаров высокого спроса (группа А) определить на какой-то продолжительный срок трудно, так как она постоянно изменяется и необходимы систематические корректировки. По этой причине компания "Даймлер-Бенц" отказалась в 70-х годах от создания складов специально для этой номенклатуры запасных частей, так как такие склады часто не в состоянии поставить заказчикам необходимые детали и вынуждены были заказывать их на центральном складе в ФРГ.

После разделения запасов на группы фирмы регулярно корректируют номенклатуру групп А, В и С, добиваясь, чтобы она всегда отражала текущее состояние спроса. Очевидно, что вся деятельность в области маркетинга концентрируется на товарах группы А и Б, которые обеспечивают основную массу товарооборота. Поскольку основная доля товарооборота приходится на эти две группы товаров, важно, чтобы по ним поддерживались необходимые уровни запасов. Многие товары, отнесенные к группе С, со временем морально устаревают, поэтому уровень их запасов держат под контролем, особенно если они относятся по стоимости к группам X и У.

Запасы по группам X, У и Z уточняют не менее раза в год. В ходе любой программы сокращения запасов наиболее тщательно обследуют запасы группы X, поскольку именно на них приходится основная доля общей стоимости запасов. В случае медленного движения товаров группы X проводится тщательный анализ. "Мертвый" или бездействующий запас изделий группы X на складах ликвидируют. При инвентаризации физических запасов, то основное внимание уделяют товарам группы X, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Минимальный уровень запасов поддерживают путем интенсивного контроля изделий групп А/Х и эффективного контроля запасов товаров групп В/У, т. е. применяют выборочный контроль запасов. Наложение результатов анализа XYZ на данные анализа ABC позволяет разбить запасы на девять подгрупп, каждая из которых имеет две характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них.

В управлении этими подгруппами существуют определенные закономерности.

• подгруппы АХ, AY и AZ требуют индивидуального управления;

• подгруппы СХ, СУ и CZ управляются одинаково – планирование таких запасов можно выполнять на год, с ежемесячным контролем наличия;

• в подгруппах ВХ, BY и BZ, могут быть совпадения и различия в методах контроля.

Анализы ABC и XYZ программируется и выполняется с ежемесячно или ежеквартально.

Структура товаров по группам

Организация пополнения запасов решает следующие задачи.

• определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;

• организация подготовки и оформления заказов;

• выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала;