• определение оптимального уровня товарных запасов;

• определение объема и сроков поставок;

• автоматизированное формирование заявок на поставку товара;

• контроль исполнения заявок.

Для определения номенклатуры и количеств товаров для включения в заявку выполняется:

• анализ ABC и XYZ;

• группировка по категориям спроса и стоимости;

• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

• расчет расхода на единицу парка машин;

• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

• расчет страховых запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет максимального запаса;

• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

• расчет оптимальной партии для заказа;

• подготовка проектов заказов;

• ручная корректировка проектов заказов;

• печать окончательного заказа;

• обсчет стоимости заказов;

• контроль подтверждения заказов;

• корректировка заказов по подтверждениям;

• контроль прохождения заказов на закупки;

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• календарное планирование получения поставок.

Подготовку проектов заказов программируют по различным

алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений.

• быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами;

• средне-оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу "точки заказа";

• дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов;

• товары, поставляемые из той же местности, заказывают чаще всего по методу фиксированных объемов заказов.

Пример компьютерного заказа Проект заказа готовится компьютером на базе, например, среднемесячного расхода. Проект требует анализа товароведом и ручной корректировки на основании условий, которые не могут быть учтены компьютером – сокращение числа потребителей, снятие товара с производства, замена товара аналогом и т. п.

Расчетный заказ на 2 месяца = Потребность на 2 месяца – Остаток + Среднемесячный расход (для реализации в период ожидания поставки= 1 месяцу)

Количества заказа с минусом означают излишние запасы, которые можно продать по сниженным ценам.

У каждого поставщика существует возможность отгружать товар несколькими типами поставок (в зависимости от заказа).

Основные типы заказов следующие:

• складской заказ – используется при заказе позиций регулярного спроса;

• срочный заказ – используется при заказе «клиентских» позиций;

• гарантийный заказ – используется при заказе гарантийных позиций, отсутствующих на складе;

• сверхсрочный заказ – позиции, по которым необходима быстрая доставка товара (например, авиадоставка), за которую готов платить клиент.

У поставщиков необходимо выяснить возможность того или иного заказа и его принципиальные отличия, например:

• складской заказ может приниматься поставщиком раз в 2 недели, но на него предоставляется дополнительная складская скидка;

• существует список позиций, поставляемых только складскими заказами, и при попадании их в срочный заказ, вся поставка считается складской и отгружается по складским правилам,

• позиции, заказанные гарантийным заказом, должны быть предъявлены в гарантийной ведомости на возмещение, в противном случае на организацию будет наложен штраф,

• и пр.

При формировании заказов в системе поставщика, необходимо правильно учитывать типы заказов, во избежание конфликтных ситуаций как с поставщиком, так и с клиентом.

Формирование срочного (гарантийного) заказа:

• создать в системе заказ поставщику,

• занести в заказ позиции по срочным (клиентским) или гарантийным заявкам,

• разместить заказ у поставщика, указав его тип,

• записать информацию о заказе поставщика (№ и дату) в системе и на срочной заявке.

• еженедельно производить сверку с поставщиком по ожидаемым поставкам для оперативного реагирования на возможные ошибки: ошибочного неразмещения у поставщика срочного заказа, изменения сроков поставки, недоступности к заказу и отгрузке и т. п.