Как грамотно построить работу с номенклатурой? Так, как это делают западные крупные поставщики и продавцы. Каждому наименованию товаров в учетной карточке базы данных присваивается несколько признаков (кодов), по которым можно делать выборки для различных операций управления запасами и ценами. Это логистические средства управления информацией.

Для подготовки проектов заказов на пополнение склада компьютер должен выполнять следующие операции для каждого наименования товара:

• анализ ABC и XYZ;

• группировка по категориям спроса и стоимости;

• расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;

• расчет расхода на единицу парка машин;

• присвоение категорий АХ……CZ каждой детали;

• расчет страховых запасов;

• расчет точки заказа;

• расчет максимального запаса;

• расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;

• расчет оптимальной партии для заказа;

• подготовка проектов заказов;

• ручная корректировка проектов заказов;

• печать окончательного заказа;

• обсчет стоимости заказов;

• контроль подтверждения заказов;

• корректировка заказов по подтверждениям.

Подготовку проектов заказов компьютером следует программировать по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений. Быстро оборачивающиеся запасные части заказывать по методу фиксированных интервалов между заказами. Средне оборачивающиеся запасные части, а также очень дешевые детали заказывать по методу «точки заказа». Дорогие агрегаты, а также новые детали для первых партий заказывать путем ручной подготовки расчетов. Принадлежности и материалы, поставляемые из той же местности, заказывать чаще по методу фиксированных объемов заказов.

Любой компьютерный проект заказа должен корректироваться товароведом – компьютер не может учесть, например, ожидаемого всплеска спроса на запчасти в связи с окончанием гарантийного периода у машин или падения спроса из-за списания машин у клиентов, замены детали на новую и т. п. Для управления запасами и корректировки заказов поставщикам товароведы должны при помощи компьютерных выборок выделять в отдельные группы детали по степени спроса, по оборачиваемости, по необходимости формирования страховых запасов.

Ниже приведен пример современной базы данных о запасных частях. Намеренно вперед вынесены признаки (коды) для управления запасами и ценами.

Признаки (коды):

• признак группы спроса – ABC (автоматически вводит программа после анализа за период);

• коэффициент оборачиваемости запаса данной детали фактический (автоматически вводит программа после анализа за период);

• признак неликвидности (вводит товаровед вручную после анализа);

• признак ручного контроля;

• признак важного резерва;

• признак наличия страхового запаса;

• группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);

• группа оборудования (топливка, электрика, резинотехнические и т. д.);

• коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;

• коэффициент рентабельности фактический в периоде;

• признак категории калькуляции розничных цен;

• признак категории изменения розничных цен;

• признак группы скидок с розничных цен;

• признак группы стоимости – XYZ;

♦ признак степени конкуренции;

♦ признак показательных цен;

♦ коэффициент общего изменения цен;

♦ признак группы цен;

♦ признак группы скидок;

♦ признак необходимости снижения цен поставщика;

♦ фактический коэффициент пересчета закупочных цен в розничные текущий;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после коррекции;

♦ коэффициент пересчета нетто цен после максимальной скидки.

Основные данные:

♦ название изготовителя машин (группа);

♦ номер детали по каталогу изготовителя машин;

♦ номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;

♦ номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей (несколько полей);

♦ наименование на русском языке;

♦ наименование на английском языке;

♦ код изготовителя детали (несколько полей);

♦ код и название подгруппы;

♦ в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;