Вот вам небольшой бонус на эту тему.

Я попросил Глеба Архангельского – №.1 в российском тайм-менеджменте – поделиться советами с читателями книги «Номер 1».

Глеб – генеральный директор ОАО «Организация Времени», кандидат экономических наук, автор бестселлера «Тайм-драйв».

Его сайт: www.ov1.ru и твиттер www.twitter.com/glebarhangelsky

Совет 1. Ставьте четкие цели.

Создайте свою «стратегическую картонку» – список ключевых целей (как личных, так и рабочих) на текущий год. Это может быть закладка в ежедневнике, категория в Outlook, заметка в Evernote и т. п. Цели – это 3–5–7 важнейших достижений, которые вы по-настоящему хотите реализовать в ближайшие несколько месяцев. Ставя цели, используйте конкретные, измеримые формулировки: «Повысить личный доход на 20 % к сентябрю», «Снизить вес на 4 кг в течение 2-го квартала» и т. п. Начинайте планирование дня со взгляда на свою «стратегическую картонку». Подумайте: «Какой шаг я могу сделать сегодня, чтобы достичь этих целей?»

Совет 2. Боритесь с неприятными делами, встающими на пути к целям.

Вспомните: есть ли у вас «лягушки»? Это маленькие, не требующие много времени, но неприятные и откладываемые дела. Каждое утро съедайте натощак одну «лягушку», не приступая к другим делам. Заряд бодрости на весь день обеспечен! Вы удивитесь, насколько сильно вскоре приблизится достижение ваших целей.

Совет 3. Делите больших «слонов» на маленькие «бифштексы».

«Слоны» – это огромные, долгосрочные задачи, для выполнения которых нужно делать небольшой шаг каждый день: например, написание дипломной работы, покупка/обмен квартиры, снижение веса, изучение иностранного языка. Каждый день планируйте себе съедение небольшого бифштекса – кусочка слона. Формулируйте бифштексы результато-ориентированно. Например, не «читать правила дорожного движения», а «решить 10 экзаменационных карточек». Для сложных слонов нарисуйте обзорную «схему разделки туши»; заштриховывайте выполненные части.

Совет 4. Планируйте день по жестко-гибкому алгоритму.

Разделите день в ежедневнике на две колонки: слева – «жесткие встречи», справа – «гибкие задачи». В Outlook слева – Календарь, справа – Задачи. В колонку «Жесткие встречи» ставьте события, привязанные к определенному, заранее известному времени. Жесткие встречи не должны занимать более 50–60 % рабочего дня. Остальное – для гибких задач и неожиданных обстоятельств. В колонку «Гибкие задачи» выписывайте все, что нужно сделать сегодня, но непринципиально, в какое время. Гибкие задачи выполняйте в порядке приоритетности: самым важным уделяйте лучшее время.

Совет 5. Выявляйте личные ценности с помощью «Мемуарника»

В конце дня оглянитесь назад и вспомните Главное событие дня. Запишите его в ежедневнике или в отдельном блокноте. Подумайте, какая ваша жизненная ценность сделала именно это событие главным событием дня? «Успех», «Благосостояние», «Семья», «Красота», «Азарт», «Признание», «Любовь»?.. В конце недели перечитайте ваши Главные события дня и сформулируйте Главное событие недели. С ценностями из «Мемуарника» сверяйте ваши повседневные дела и цели, которые ставите.

Совет 6. Привязывайте дела не только ко времени, но и к контексту.

Многие дела привязаны не к жесткому времени, а к «контексту», например: «Люди» – задачи, которые удобно решить в момент общения с каким-либо человеком; «Места» – в момент нахождения в определенном месте; «Проекты» – в момент работы по определенному проекту.

Заведите в ежедневнике или Outlook отдельные разделы для таких задач. Заглядывайте в них в момент общения с человеком, находясь в соответствующем месте, и т. п. Продумайте и используйте собственные контексты, например «Регионы», «Филиалы», «Поставщики», «Друзья», «Учеба» и т. п.

Совет 7. Награждайте себя «промежуточными радостями».

Выпишите в отдельный раздел ежедневника те награды, которыми побалуете себя за достижения по «слонам» и «лягушкам». Например: «Допишу 2-ю главу диплома – схожу в любимый ресторан», «Съем 15 “лягушек” – куплю себе (что-нибудь приятное)». В качестве радости не назначайте себе то, что вы и так делаете регулярно. Выделите какие-то приятные занятия, которые используются именно и только как награда за выполненные важные дела.

Совет 8. Заведите «Творческую картотеку».

Если вы много работаете над творческим продуктом (статьи, документы, презентации, бизнес-идеи…), заведите творческую картотеку – единое хранилище ваших мыслей. Это могут быть блокнот, коробка с бумажными карточками, заметки в Outlook, Evernote и т. п. Первый принцип картотеки: любая мысль должна быть материализована, не оставаться в голове. Второй принцип: каждой мысли – свой материальный носитель. Третий принцип: карточки нужно регулярно просматривать, особенно когда вы впадаете в «творческий ступор».

Совет 9. Спланируйте и организуйте отдых в течение рабочего дня.

Раз в 1–1,5 часа обязательно делайте мини-перерыв на отдых. Чтобы не забывать об этом, поставьте напоминалку в Outlook или мобильный телефон. Во время перерыва переключайтесь по максимуму. Выйдите из помещения, сделайте небольшую разминку, подышите воздухом.

Старайтесь полностью «отключить мозг» от рабочих проблем во время перерыва. Например, прочитайте вслух какое-нибудь стихотворение; найдите неожиданную новую деталь в привычном пейзаже.

Совет 10. Практикуйте ТМ-техники ежедневно.

Подпишитесь на мой твиттер www.twitter.com/glebarhangelsky. Читайте в нем ежедневные #ТМсоветы и #ТМцитаты, делитесь опытом и получайте опыт других людей в #ТМкейсах.

Задавайте мне вопросы – твиттер я читаю ежедневно и на интересные вопросы отвечаю быстро. Используйте соцсети не для пустой траты времени, а для получения ежедневной порции ТМ-техник!

У японцев есть концепция управления производством just in time – точно в срок. Возьмите ее на вооружение.

Делайте все точно в срок.

Приходите всегда точно в срок.

Будьте японцем, станьте настоящим самураем, когда дело касается времени.

Например, я, когда опаздываю на встречу, всегда плачу за всех ее участников, сколько бы их ни было.

Однажды я «попал» на очень большие деньги – и с тех пор не опоздал ни разу.

В компании Procter & Gamble есть замечательное правило: если ты не пришел на пять минут раньше, ты на пять минут опоздал.

Это должно быть и вашим правилом.

Иногда это не получается: проект большой, много вовлеченных сторон, согласований…

Тогда высший пилотаж – сдать в срок.

Однажды клиент ждал от меня отчет «сегодня».

В 19 часов он позвонил мне сам. Отчет не был готов (было много нюансов), но я успокоил его и сказал, что отчет будет.

В 23:58 (без преувеличений!), за две минуты до окончания «сегодня», я отправил ему письмо с отчетом.

В 23:59 я получил ответное письмо: «Сражен».

Меня удивляют люди, которые дозвонятся до меня и спросят: «Удобно вам сейчас поговорить?»

Я прошу перезвонить через 15 минут, а мне перезванивают через два часа.

Удивите меня!

Если я попросил перезвонить через семь минут, перезвоните через семь минут!

Один из тестеров книги вот так эмоционально написал мне на эту тему: «Слово в бизнесе – это фундамент! Жаль, не все это понимают.

Я как-то слышал выступление Ирины Хакамады о том, что настоящий бизнесмен – это человек, который твердо и фанатично держит свое слово. “Купеческое слово” – это наша традиция. Это произвело на меня и мою совесть сильное впечатление.

Таких людей становится больше и больше… и я счастлив, что это так».

«Как я обещал» – мое любимое начало письма, неважно, я его инициатор или пишу ответ).

Это значит, что я держу свое слово.

Это значит, что слово держит тот, кто мне пишет.