Если не все вопросы процедуры урегулированы в регламенте или соглашении сторон, третейский суд восполняет пробелы путем формирования соответствующего процедурного правила, исходя из равенства сторон и предоставления им возможностей для защиты своих прав. Использование аналогии с процессуальными кодексами не является обязательным, но может быть использовано в качестве аналогии, как и может быть создано правило для конкретного случая без использования аналогии.

В третейском разбирательстве стадия подготовки дела к рассмотрению разделена на два блока: это подготовительные действия, совершаемые аппаратом третейского суда, и действия, совершаемые составом суда, рассматривающего дело. Подавляющее большинство действий по подготовке рассмотрения дела по существу производит аппарат суда. При подготовке дела к рассмотрению основная задача аппарата третейского суда состоит в формировании состава суда для рассмотрения дела, определении и уведомлении сторон о месте, времени, языке третейского разбирательства. Совершение всех этих действий может быть совершено как одним судебным актом — определением, так и несколькими определениями, в зависимости от конкретной ситуации и положений регламента данного третейского суда. В результате подготовительных действий третейский суд должен уведомить стороны о начале процедуры третейского разбирательства, о времени и месте рассмотрения спора.

Дата и время третейского разбирательства определяются аппаратом суда с учетом возможностей в указанный срок организовать проведение судебного заседания, уведомить стороны и дать им возможности представить доказательства и выработать правовую позицию по спору. Способы и формы уведомления сторон избираются третейским судом самостоятельно. Надлежащей будет любая форма уведомления, если обеспечено доведение информации до каждой из сторон с фиксацией такого уведомления. Уведомление сторон о процедурных действиях регулируется в ст. 4 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации». Особенностью процедуры уведомления сторон в третейском разбирательстве является предоставляемая сторонам возможность согласовать порядок уведомления и адреса, по которым оно производится.

Место третейского разбирательства — это место проведения заседаний суда. Оно зависит от наличия соглашения сторон по этому вопросу и от того, является ли третейский суд постоянно действующим. В третейском суде для разрешения конкретного спора стороны могут по своему усмотрению договориться о месте третейского разбирательства. Если стороны не договорились об ином, то место третейского разбирательства определяется составом третейского суда для разрешения конкретного спора с учетом всех обстоятельств дела, включая фактор удобства для сторон. Если рассмотрение спора происходит в постоянно действующем третейском суде, то место третейского разбирательства определяется в соответствии с его регламентом. Если в регламенте третейского суда нет указания на место третейского разбирательства либо на порядок его определения, это место определяется составом третейского суда с учетом всех обстоятельств дела, включая фактор удобства для сторон.

Особое место в таком определении занимает предложение сторонам сформировать состав суда для рассмотрения спора. Процедура формирования состава суда содержится в регламенте суда, но возможно ее изменение с учетом соглашения сторон. Формирование состава третейского суда — процедура строго регламентированная, но существенно различающаяся в разных третейских судах. Помимо различий в процедуре формирования состава суда, естественно, для сторон не ясен и персональный состав третейских судей, которые войдут в коллегию по рассмотрению дела, или фигура единоличного судьи. Состав третейских судей для рассмотрения спора должен быть доведен до сторон третейского разбирательства, что необходимо для обеспечения им права на отвод третейского судьи.

В силу п. 1. ст. 42 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации», а также аналогичных положений п. 2 ст. 233, п. 2 ст. 239 АПК РФ, п. 2 ст. 421 и п. 1 ст. 426 ГПК РФ, если сторона, против которой принято решение третейского суда, не была должным образом уведомлена об избрании третейских судей, то решение третейского суда может быть отменено государственным судом или может быть отказано в выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения третейского суда. Аналогичные последствия наступают в случае, если третейский суд нарушил порядок уведомления о времени и месте заседания третейского суда либо сторона по другим уважительным причинам не могла представить третейскому суду свои объяснения.

В случае если полномочия третейского судьи прекратятся, он подлежит замене. Порядок замены такого судьи зависит от того, в каком порядке и какой из сторон он был выбран или же назначен. Соответственно при его выбытии назначение нового третейского судьи производится в том же порядке, в каком был назначен или избран выбывший судья.

Третейское разбирательство отличается меньшей степенью формализации процедуры рассмотрения спора. Федеральный закон «О третейских судах в Российской Федерации» содержит лишь фрагментарные включения относительно процедуры проведения заседаний третейского суда. Эти включения посвящены наиболее значимым процессуальным действиям и принципам, нарушение которых с большой степенью вероятности приведет к нарушению прав сторон третейского разбирательства. Статья 19 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации» предоставляет право сторонам третейского разбирательства осуществлять Регулирование процедуры проведения заседания и рассмотрения спора по существу. Ограничением этого права являются императивные нормы Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации».

Рассмотрение спора по существу начинается в момент, когда состав суда Для рассмотрения дела собирается в месте третейского разбирательства. Стороны третейского разбирательства, заранее уведомленные об этом, имеют возможность лично или через представителя защищать свои права как путем непосредственного участия в судебных заседаниях, так и путем общения с судом посредством направления ему документов. Стороны могут ходатайствовать перед судом о рассмотрении спора в их отсутствие или рассмотрении спора только по документам, но обязанностью суда остается проведение судебного заседания составом третейских судей.

К началу первого заседания третейского суда ответчик должен представить отзыв на исковое заявление. Представление отзыва на иск — это возможность ответчика изложить свою позицию по спору и защитить свои права, а потому это только право ответчика, но не его обязанность. Третейский суд не может требовать от ответчика изложения своей позиции, но если ответчик решает воспользоваться возможностью реализовать свое право на представление отзыва, то он должен представить его заблаговременно, чтобы состав суда и истец успели с ним ознакомиться и выработать свое отношение к изложенным в нем аргументам. Непредставление документов, неявка на заседание третейского суда сторон или их представителей, надлежащим образом уведомленных о времени и месте заседания третейского суда, не являются препятствием для третейского разбирательства. Непредставление ответчиком возражений против иска не может рассматриваться как признание требований истца. Отсутствие возражений свидетельствует лишь о пассивной позиции ответчика в вопросе защиты своих прав.