ОТ ЧЕГО НУЖНО ИЗБАВЛЯТЬСЯ

При разной сортировке писем вы должны обращать внимание на разные факторы.

Сортировка по ДАТЕ

Это самый очевидный и популярный способ сортировки. Начинайте снизу и постепенно продвигайтесь вверх. Вы наверняка найдете одно-два очень старых письма, которые до сих пор кажутся вам важными. Скорее всего, эти письма носят справочный характер и не требуют реальных действий. Переместите их во вспомогательную библиотеку.

Срок жизни электронных писем. Определитесь с датой: избавляйтесь от всех писем, полученных более полугода назад. Переносите все такие письма в специальную папку, где они будут ожидать «смерти». Эти письма виновны в том, что отвлекают вас, тратят ваше драгоценное внимание и не имеют никакой ценности. Отметьте в своем календаре определенный срок – например, полтора месяца вперед. Если до этой даты ничего в специальной папке не потребовало вашего внимания, смело удаляйте все письма.

Сортировка по ТЕМЕ

Убирайте цепочки общения. Если вы вели оживленную переписку в 20 письмах, можете смело убрать первые 19, так как в последнем сохранится содержание всех предыдущих писем.

Удаляйте письма, в темах которых значатся давно прошедшие даты и состоявшиеся мероприятия.

Удаляйте циркуляры – ежедневную, еженедельную и ежемесячную рассылку. В этом отношении нужно установить определенные правила, чтобы в будущем такие письма сразу попадали во вспомогательную библиотеку в папку «Циркуляры», о которой мы с вами уже говорили.

Сортировка по ОТПРАВИТЕЛЮ

Удаляйте письма от тех, кто уже уволился из вашей организации.

Удаляйте письма, полученные из приемной: «На кухне новое печенье» или «Такси для того, о ком вы вообще никогда не слышали».

Удаляйте письма от коллег и друзей, которые решили прислать вам что-то забавное. Смело удаляйте все такие письма, поскольку в них нет ничего забавного. Ну ладно, ладно, можете сохранить одно от своей подруги, у которой на прошлой неделе появились котята. Но все остальное удалите безжалостно!

Удаляйте письма от тех, с кем общались по поводу завершенных проектов.

В ходе этого процесса вы наверняка найдете несколько писем, которые стоит перенести в рабочие папки, и такие, что требуют действий, занимающих не более двух минут. Это прекрасно, но постарайтесь не погружаться в размышления. Сосредоточьтесь на быстрых решениях, простых целях, уловках – словом, на всем, что может ускорить процесс и повысить его эффективность.

По возможности старайтесь переносить и удалять письма группами. Безжалостно игнорируйте тех, чьи письма могут потребовать более сложных решений. Не стоит удалять письма от руководства, крупных клиентов и тех, кто занимает высокое положение в вашей профессиональной сфере. Будьте безжалостны и эффективны, и тогда через несколько минут можно будет немного затормозить и заняться обработкой оставшихся писем одно за другим. Оставьте их в покое, пока не завершите процесс удаления. Только после этого переходите к обработке.

После такого процесса ваша папка «Входящие» окажется почти пустой. Вид очень непривычный, зато количество писем, требующих вашего внимания, заметно сократится. Если в начале процесса в вашей папке было около тысячи писем, то в конце их останется около сотни. Если вы начали с 200 писем, то разбираться придется с 50. Конечно, эти цифры приблизительны, но именно об этом мне говорили участники наших семинаров.

Если процесс вас утомил и вы чувствуете, что внимание начинает рассеиваться (не волнуйтесь, быстрое принятие решений в течение некоторого периода времени – это самое утомительное занятие в квалифицированной работе!), то сделайте небольшой перерыв, чтобы начать обработку писем на требуемом для принятия важных решений уровне внимания.

Итак, в папке «Входящие» осталось несколько писем, которые требуют размышлений и организации. Теперь ваш подход должен стать более взвешенным и тщательным. Вот здесь-то вам и пригодятся созданные ранее рабочие папки. Эта работа тоже должна быть достаточно стремительной – за исключением того времени, которое вы потратите на изучение писем одного за другим. Не поддавайтесь искушению начать с тех, действия по которым очевидны. Не начинайте с писем от людей, с которыми вам больше всего хочется пообщаться. Не выбирайте те, которые хочется сделать быстрее всего. Не менее соблазнительна и прокрастинация. Нам всегда хочется отложить работу, которая требует размышлений, на потом. Никто не спешит отправлять ответы, которые могут не понравиться. («Мы решили не продолжать работу над этим проектом», «Боюсь, у меня нет времени, чтобы сделать то, что вам нужно», «Я задержал сроки. Извините, что не поставил вас в известность заранее».)

Если вы сразу же обработаете лучшие письма, а худшие оставите на потом, то произойдет следующее. Я был свидетелем этого не раз. Большую часть проактивного внимания вы потратите на разборку почты и удаление писем, не требующих внимания. Когда внимание ваше начнет рассеиваться, у вас на руках останется 30–40 самых сложных писем: тех самых, заниматься которыми вам совсем не хочется. Настроение у вас испортится. Конечно, очистить папку «Входящие» все еще возможно, но вам страшно этого не захочется.