Обработка писем одно за другим – это именно то, чем следует заняться. Руководствуйтесь правилом двух минут: все, что требует не более двух минут, следует сделать немедленно. Не переносите такие письма в папку @Action. Возможно, что-то вам захочется перенести во вспомогательную библиотеку или удалить. Помните, что письма, попавшие в рабочие папки, удалить будет труднее, чем в процессе разборки почты.

30-СЕКУНДНАЯ ОЦЕНКА

Поскольку в процессе обработки вам нужно отделить зерна от плевел, то сразу же встает очень важный вопрос: «Важна ли для меня эта информация?» Как правило, ответ на этот вопрос можно дать очень быстро (помните, что на этой стадии вы всего лишь оцениваете важность информации, а не необходимость действий!). Если вы затруднились дать утвердительный или отрицательный ответ, воспользуйтесь «30-секундной оценкой». У вас есть 30 секунд на то, чтобы понять, важное перед вами письмо или нет. За эти 30 секунд вы не должны читать письмо целиком или отвечать на него. Вам нужно просто изменить свой ответ с «возможно» на «да» или «нет». Через полминуты нужно либо удалить письмо, либо перенести его в папку для дальнейшего чтения, либо определить, какие действия необходимы.

ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ

Создайте три рабочие папки:

@Action

@Read

@Waiting

(По желанию.) В зависимости от того, какую структуру вы уже создали, возможно потребуются определенные изменения:

Избавьтесь от всех вложенных папок.

Сократите количество вспомогательных папок, с тем чтобы они умещались на одном экране и вам не нужно было бы прокручивать список, что замедляет процесс переноса писем из одной папки в другую.

Если множество вспомогательных папок вас утомляет, и вы хотели бы подумать об этом, прежде чем осуществлять радикальные перемены, попробуйте создать несколько новых «больших» папок, названия которых будут начинаться с цифр (например: «1.Циркуляры», «2.Подтверждения», «3.Личное», «4.Работа» и т. п.). Папки с такими именами расположатся в начале списка, но вслед за папками, в названии которых присутствует символ «@», то есть за основными рабочими папками. Это удобно, поскольку вы можете сосредоточиться исключительно на новых папках. Такое временное решение позволит вам обдумать лучшую структуру своей электронной почты. Проще всего принять правильное решение о структуре папок на этапе разборки почты, к которому мы перейдем прямо сейчас. Разбирая почту, вам станет ясно, какими папками вы пользуетесь регулярно, а какие окажутся почти бесполезными.

ЭТАП ВТОРОЙ: РАЗБОРКА

Помните: разборка почты должна принести быстрые результаты. А главные результаты – это либо перенос письма в рабочую папку, либо его удаление. Скорее всего, вам не придется читать само письмо: в большинстве случаев достаточно темы, чтобы вы все поняли (никаких действий предпринимать не придется). Если же это не так, я рекомендую открыть область чтения, чтобы можно было бегло просмотреть письмо, не открывая и не закрывая его.

С чего начать?

Если у вас скопилось много старых писем, начните с создания «Списка смерти». В эту папку можно смело переносить все письма, которые уже настолько устарели, что не требуют никаких действий. Такой подход довольно оригинален и, возможно, слишком безжалостен, но не волнуйтесь. Все письма все еще хранятся в папке, и вы можете к ним вернуться и прочитать их позже. Впрочем, со временем вы свыкнетесь с мыслью о том, что вам есть на что направить свое внимание и кроме старых электронных писем, которые не изменили мир полгода назад.

Мы с вами подошли к этапу сортировки писем. Для начала отсортируйте письма по отправителю. Порядок писем изменится, и вы получите возможность «отбраковывать» людей.

Разборка писем по отправителю.

Просматривайте письма по алфавиту, сосредоточиваясь только на «быстрых результатах», пока не почувствуете, что ваша сосредоточенность ослабевает.

Далее переходите к разборке писем по теме. Проделайте все то же самое.

Затем перейдите к разборке по дате, вернитесь к теме, а потом к отправителю.

Будьте энергичны и безжалостны.

Почувствовав, что вам трудно принять решение об одинаковом действии с группой из двух или более писем, можете остановиться. Разборка почты завершена. Настало время переходить к обработке писем одно за другим.

ЭТАП ТРЕТИЙ: ОБРАБОТКА ПИСЕМ ОДНО ЗА ДРУГИМ

Обработка писем одно за другим – этап более осознанный и трудоемкий, чем разборка почты. Отвечайте на все вопросы и используйте их как возможность проявить безжалостность, решительность и сосредоточенность на потенциальном результате (или отсутствии такового) каждого из писем.