Шрифт:
• Оперативное документирование. Результаты интервью лучше всего документировать непосредственно после его завершения. Человек в среднем помнит 10–15 % информации, полученной неделю назад. Также в пользу такого подхода говорит необходимость оперативной оценки полноты полученной информации. Чем быстрее мы выясним, чего не хватает, тем быстрее сможем организовать дополнительные интервью.
• Одна голова хорошо, две лучше. В ряде ситуаций имеет смысл привлечь напарника к участию в интервью. Во-первых, когда один аудитор спрашивает, у второго есть время записать. Во-вторых, личный пример является наилучшим способом обучения малоопытных аудиторов. Однако не стоит забывать, что участие двух аудиторов потенциально удваивает как преимущества правильно поставленного интервью, так и недостатки низкокачественного интервью. Поэтому аудиторы должны контролировать друг друга. Имеет смысл договориться о невербальных сигналах, чтобы в процессе интервью указывать друг другу на упущения.
Описание модели операционной деятельности как в целом, так и в рамках процесса
Классический процессный аудит начинается с описания того процесса, который является объектом аудита. Однако описание процесса само по себе имеет специализированный характер. Вместе с тем каждый процесс обладает набором, так скажем, тактико-технических характеристик, для которых на схеме процесса часто просто нет места. Большинство таких характеристик носят общий характер. Тем не менее наличие представления о них улучшает понимание процесса и приводит к формированию более качественных рекомендаций по улучшению процесса и системы внутреннего контроля. Информация о характеристиках процесса может быть передана посредством формирования модели операционной деятельности [11] в рамках анализируемого процесса. Рассмотрим целесообразность использования описания модели операционной деятельности на примере (рис. 7). В качестве примера дано описание модели операционной деятельности в рамках процесса «Управление денежными средствами» (займы, расчетные счета, наличные, денежные аналоги). Это описание указывает на наличие следующих тактико-технических характеристик процесса:
11
Схематичное укрупненное изображение одного или нескольких взаимодействующих процессов с обозначением основных действий, потоков информации, ресурсов и прочих результатов, с возможным указанием основных параметров процессов.
1) процесс охватывает три группы участников – управляющую компанию (далее УК), заводы (управляемые компании) и сторонние организации;
2) основные денежные потоки идут либо через УК, либо с разрешения УК – УК самостоятельно осуществляет закупку основного сырья, получает плату за готовую продукцию от покупателей, согласует реестры платежей управляемых компаний;
3) существует система определения приоритета платежей (налоги, з/п и кредиты оплачиваются в первую очередь);
4) управляемые компании получают лишь часть денег за реализованную готовую продукцию;
5) существует сложный механизм координации действий УК и управляемых компаний.
Рис. 7. Пример описания модели операционной деятельности
На основании модели операционной деятельности можно получить не только представление об общей структуре и содержании процесса, но и о потенциальных рисках процесса и точках, в которых происходит взаимодействие анализируемого процесса с другими процессами. В нашем примере по модели операционной деятельности видно, что процесс «Управление денежными средствами» взаимодействует как минимум с процессами «Закупки» и «Продажи». Кроме того, аудитор может предположить наличие следующих рисков:
1) несвоевременное погашение обязательств управляемых компаний;
2) затянутое согласование реестра платежей;
3) поверхностное согласование реестра платежей;
4) несвоевременные закупки сырья и материалов;
5) непропорциональная (относительно основного сырья и материалов) закупка вспомогательных материалов и т. д.
Составлять описание модели операционной деятельности имеет смысл в тех случаях, когда аудиторы впервые имеют дело с объектом аудита.
Описание процесса – диаграммы и текстовая часть. Правила составления диаграмм
Целесообразность использования той или иной методологии описания и анализа бизнес-процессов зависит от того, с какой целью эти бизнес-процессы описываются и анализируются. С точки зрения внутреннего аудита бизнес-процессы описываются в первую очередь для документирования привязки системы внутреннего контроля к тому или иному этапу бизнес-процесса. Таким образом, описание бизнес-процессов имеет прикладной характер. Как вариант можно составить описание системы внутреннего контроля без описания соответствующего бизнес-процесса. Однако существенным минусом такого подхода является отсутствие целостности и снижение информативности. Кроме того, любая процедура контроля в отрыве от этапа бизнес-процесса бесполезна, так как контроль должен быть с чем-то связан и на что-то направлен.
Существует несколько методологий документирования бизнес-процессов – IDF0, BPWin, ARIS и т. д. На практике в большинстве случаев вполне достаточно стандартных возможностей одного из приложений Microsoft Office – Microsoft Visio.
В табл. 17 приведены основные значки (блоки схемы), с помощью которых можно составить графическое описание (диаграмму) практически любого бизнес-процесса.
Таблица 17. Основные элементы диаграммы
Поле диаграммы разбивается на горизонтальные блоки по числу ключевых участников бизнес-процесса (пример в главе 6). Универсального правила компоновки диаграммы не существует, поэтому последовательность этапов, состав и последовательность участников бизнес-процесса определяется аудитором на основании программы аудита, цели диаграммы и здравого смысла. На практике, если на диаграмме формата А3 появляется более семи участников и более 60 элементов, то или вы начали мельчить, или бизнес-процесс слишком крупный для используемой степени детализации, и его необходимо разбить как минимум на два бизнес-процесса поменьше.