Блок 4. Основная часть. Часть письма, в которой вы описываете основную суть. Постарайтесь с первых строк заинтересовать адресата. Говорите на языке ценностей, заинтересуйте его своим предложением или вопросом. Самый главный совет – не пишите рефераты. Чаще всего после электронного письма люди созваниваются, встречаются. Не нужно расписывать содержание письма более чем на 1000 знаков. Вряд ли его внимательно прочитают. Исключениями могут быть письма, которые заведомо ждут, и информационная рассылка, на которую адресат подписан.

Старайтесь сделать чтение вашего письма максимально комфортным. Не пишите сплошной текст. Разделите его на абзацы, так легче читать. Используйте выделение важных слов (курсив, размер шрифта, жирность), используйте нумерацию или маркировку пунктов.

Излагайтесь проще. Электронные письма люди читают быстро, так же на них отвечают. Не перегружайте его профессионализмами и сложными к восприятию словами. Пишите просто, чтобы адресат не тратил время на «переваривание» информации и мог бы вам с ходу ответить.

Блок 5. Призыв к действию. Процесс написания электронного письма схож с процессом написания коммерческого предложения. К нему также стоит подходить детально и скрупулезно. Завершением письма обязательно сделайте, так называемый, call to action, или призыв к действию. Какая цель вашего письма? Вы хотите назначить встречу, хотите, чтобы вам позвонили или пришли в офис, а может предложить адресату перейти на сайт? Подумайте и выберите один или два возможных формата коммуникации, так вы проявите свою клиентоориентированность. Но не просто оставьте телефон, а сделайте это в побудительной форме: «Если вы хотите получить бесплатный доступ к нашему продукту/сайту, позвоните по телефону 8 (495) 760-22-ХХ или перейдите по ссылке…»

Блок 6. Контактная информация. Заключительная часть письма, в которой мы указываем контактную информацию для связи с нами. Если вы ведете переписку, убедитесь, что подпись есть в каждом письме. Принято до контактной информации писать что-то вроде «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Далее необходимо написать свои инициалы. Инициалы пишите так, как хотели бы, чтобы вас называли. Обязательно напишите должность и компанию, в которой работаете. И желаемые каналы коммуникации: рабочий телефон, мобильный телефон, адрес сайта, skype, icq. Кому что удобнее. Многие пишут электронную почту свою, я не понимаю зачем. Ведь она указывается выше. А вот некоторые отказываются писать адрес сайта, писав письма с корпоративной почты, потому что адрес сайта написан после @ их электронного адреса. Я уверяю вас, не каждый адресат это знает. Если вам важны переходы на сайт с письма – обязательно дайте ссылку в контактной информации.

Блок 7. Вложенные материалы. Вложенным материалам также необходимо уделить внимание. И тут я рекомендую пользоваться четырьмя правилами.

Первое правило заключается в контролировании размера вложенного файла. Принимать большие файлы крайне неудобно. Они долго доставляются и занимают пространство на жестком диске. Я всегда проверяю, чтобы вложение не было более 2–3 мб. Если речь идет об информационной рассылке, то 100–150 кб.

Второе правило связано с первым. Если файл слишком «тяжелый», но вам необходимо его отправить (видеоролик, презентация, последний альбом Филиппа Киркорова), пользуйтесь свободными файлообменниками или разместите материал на свой сайт и дайте ссылку. Если информация носит конфиденциальный характер, публичными файлообменниками пользоваться я не рекомендую. В качестве альтернативы могу посоветовать два замечательных ресурса: Dropbox и Google Drive. Эти ресурсы работают «в облаке», и зайти в них можно с любого компьютера. Причем права доступа на каждую папку и каждый файл устанавливаете вы сами. Очень удобно. Скажу по секрету, что на компьютере я вообще не храню информацию. Никакую. Все храню в «облаках» и раз в полгода делаю резервное копирование на внешний жесткий диск. Чего и вам советую придерживаться.

Третье правило касается отправки большого количества документов или фотографий. Крайне неудобно скачивать файлы по одному, а если пользоваться почтовыми программами, не во всех есть функции скачать одним архивом. Помогите вашему адресату и добавьте все в один архив. Гарантирую, получатель будет вам благодарен.

Четвертое, заключительное правило касается программного обеспечения, через которое можно открыть ваше вложение. Не удивляйтесь, но не все используют в работе продукты Adobe или Microsoft. Возможно, у них установлена недостаточно новая версия. Позаботьтесь об этом заранее. Пришлите ссылки, где при необходимости можно скачать бесплатно программу или ее пробную версию.

Блок 8. Фишечка нетворкинга. У меня есть небольшой совет, как нужно использовать электронное письмо в нетворкинге.

Речь идет о гиперссылках, которые я вставляю ниже каждой подписи. В моей жизни и жизни компании происходит очень много новостей, изменений, событий. Я уверен, что многие из тех, с кем я веду деловую переписку, хотели бы быть в курсе этих событий, но не у всех есть время регулярно посещать блоги. Поэтому я помогаю им получать новую информацию непринужденно.