Нажмите OK, после чего Далее. Последний экран – работа сделана!

Настройка редактора почты

Редактор почты – инструмент, который вы используете при создании сообщений. Можно использовать собственный редактор или программу Word. Преимущество Word состоит в том, что вы можете использовать все средства этой программы для редактирования своих сообщений, к примеру, такие как создание рамок, размера шрифта и таблиц.

Недостаток использования Word состоит в том, что на загрузку этой программы требуется некоторое время, поэтому вы не можете немедленно приступить к созданию сообщения. Другой недостаток – получатели, не использующие Word, вместо вложений увидят файл Winmail.dat.

Настройка подписи по умолчанию

Чтобы настроить текст подписи для своих сообщений, выполните следующие действия:

Выберите в главном меню MS Outlook 2007 Сервис Параметры.

Перейдите на закладку Сообщение. Рисунок диалогового окна приведен ниже. Нажмите кнопку Подписи….

Должна появиться такая вот картинка:

В открывшемся меню выберите Создать… и введите имя подписи.

Нажмите кнопку OK, чтобы написать текст вашей будущей подписи. Пример возможной подписи представлен ниже.

Также важно указать в уже созданном ящике, присваивать ли подпись к новым сообщениям и как поступать при ответе на сообщения. В нашем примере мы установим в обоих случаях вставлять подпись Гендиректор.

Сохраните сделанные настройки, нажав кнопку OK.

Теперь у вас есть подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем новых сообщениям.

ПРИМЕЧАНИЕ

Что следует указать в подписи.

Завершение обращения. В русской речи это, как правило, до свидания, с уважением и т. д.

Имя, фамилию – уже стало внегласным правило такого обращения не только в электронном письме, но в разговорной деловой речи. Очень редко встретишь полностью ФИО. Это, как правило, некий архаизм, или означает, что его отправитель разменял уже четвертый десяток лет своей жизни.

Должность и компанию, представителем которой является отправитель.

Телефон, e-mail, сайт указываются в самом конце, эта информация для того, чтобы связаться с отправителем в случае необходимости. Не стоит указывать все двенадцать телефонов вашей компании. Конечно, вы хотите показать, что работаете в крупной организации, но человеку, получившему от вас письмо, нужен только один номер – тот, по которому находитесь вы, и желательно, чтобы он не был занят, когда вам звонят. Поэтому указывайте один, максимум три телефонных номера.

Цель подписи – проявить уважение к читателю вашего сообщения, дать необходимую информацию для обратной связи. Ничего лишнего! Для выражения всего остального вам предоставлено пространство самого сообщения.

Установка отправки/получения почты

Выполните следующие шаги:

Выберите в главном меню MS Outlook 2007 Сервис Параметры.

Перейдите на закладку Параметры почты. Обратите внимание на блок Отправка и получение.

Снимите галочку напротив пункта Немедленная отправка при наличии подключения.

Это позволит вам, написав сообщение, прочитать его и проверить, иначе MS Outlook 2007 моментально отправит его получателю при наличии доступа к Интернету. Алгоритм качественной работы с почтой приводится в соответствующем разделе книги.

Следующий алгоритм обеспечит получение только заголовков почтовых сообщений, что позволит вам на порядок ускорить работу с почтой и удалять сообщения с вирусами еще до того, как они скачаются на ваш компьютер.

Нажмите «горячие» клавиши Ctrl+Alt+S, чтобы запустить меню Группы отправки и получения.

Нажмите кнопку Изменить, чтобы открыть следующее меню Настройки отправки и получения. Если у вас одна учетная запись, то меню будет выглядеть так, как это изображено на рисунке. Если несколько, то в колонке Учетные записи будут отображены все ваши почтовые ящики.

В данном меню поставьте галочку напротив пункта Загружать только заголовки.