• Вы не обсуждаете неотложные дела на собрании по КВЦ?

Автоматизация 4ДИ

Теперь, когда мы подробно изучили процесс внедрения 4ДИ в вашей команде, самое время узнать, какую мощную поддержку и какие новые идеи может принести их автоматизация. Судя по нашему опыту, ваши шансы на успешное внедрение 4ДИ заметно повышаются, если подкрепить их соответствующими инструментами и автоматизацией. Более подробную информацию о практическом применении принципов и инструментов 4ДИ вы найдете по адресу https://team.my4dx.com.

Указанный веб-сайт также поможет вам ответить на следующий вопрос: «Какой процент людей в моей команде или организации обновляет свое табло, принимая еженедельные обязательства по опережающим показателям и проводя собрания по КВЦ?» В этой главе мы задействуем возможности программного обеспечения, чтобы продемонстрировать, каким образом технологии способствуют эффективности вашей команды. Эти возможности пригодятся вам независимо от используемой вами технологии.

Охват игры

Любая автоматическая система должна полностью охватить игру, задействованную в 4ДИ. В этой главе мы опишем пять основных компонентов игры 4ДИ, которые вам понадобятся от любой системы:

Хотя большинство организаций оперируют огромными массивами данных, подобные вещи редко отслеживаются; но даже в этом случае они разбросаны по многочисленным системам, и объединить их можно только вручную.

В соответствии с дисциплиной № 3 ваша команда подготовит табло, предназначение которого – публичная отчетность и стимулирование активной вовлеченности команды. Сайтпредлагает электронное табло для отслеживания общего уровня работы команды с начала осуществления КВЦ и до момента ее достижения. Кроме того, этот сайт позволяет отслеживать обязательства отдельных членов команды, незаметные на табло.

Наконец, программа включает инструментальную панель реализации, помогающую в подробностях следить за успехами в достижении КВЦ. На сайтеинструментальная панель реализации выглядит так:

Давайте рассмотрим основные характеристики инструментальной панели реализации, используя в качестве примера команду Сюзан по организации и проведению мероприятий, с которой мы уже знакомы по предыдущим главам.

В первую очередь обратите внимание на то, что эта панель предназначена специально для Сюзан и ее команды. Хотя программным обеспечением могут воспользоваться многие команды вашей организации, у каждой из них будет собственная уникальная панель. В верхнем левом углу указаны имена Сюзан и членов ее команды.

Переместившись на правую сторону панели, мы видим КВЦ команды Сюзан: «Увеличить доход от корпоративных мероприятий с $22 млн до $31 млн к 31 декабря». Единственный способ узнать степень осуществления КВЦ – посмотреть счет. Сайтотражает запаздывающий показатель в долларах, процентах или цифрах, что облегчает отчетность.

Каждую неделю команда может фиксировать не только реальные достижения, но и достижения относительно цели на текущую неделю. Благодаря этому команда может моментально ответить на вопросы «Где мы находимся сейчас? Где мы должны находиться сейчас?» С помощью инструментальной панели и по цифрам, и по зеленом цвету статуса реализации вы без труда определите, что Сюзан с командой успешно осуществляют командную КВЦ.

По каждому опережающему и запаздывающему показателю вы видите лишь то, что вам следует знать. Вы знаете, где находитесь в настоящий момент, где должны находиться и куда вам следует стремиться. В зависимости от вашего текущего положения относительно того, где вы должны находиться, индикатор имеет зеленый, желтый или красный цвет. Перемещаясь вправо, вы видите два опережающих показателя, над которыми работает команда Сюзан для достижения командной КВЦ:

• еженедельно обеспечивать два личных визита клиентов в отель в расчете на каждого сотрудника;

• дополнительно предлагать барное меню премиум-класса во время проведения 90 % всех мероприятий.

Каждую неделю вводятся фактические результаты по опережающим показателям, чтобы команда знала, успешно или нет она справляется с ними, и – что гораздо важнее – прогнозируют ли опережающие показатели изменения запаздывающих показателей.

На инструментальной панели видно, что Сюзан и команда успешно справляются с осуществлением опережающего показателя по визитам клиентов, но не дотягивают до цели по дополнительным предложениям.

Владея такой информацией, Сюзан и команда готовы принять обязательства, которые смогут изменить счет по опережающим показателям и в конечном счете – по командной КВЦ.

Члены команды могут освежить в памяти обещания, которые они дали на прошлой неделе, и отчитаться перед командой об их выполнении. В данном примере выполнение обязательства отмечается в окошке, расположенном рядом с ним.

Члены команды также могут давать обещания на будущую неделю для дальнейшего изменения счета. Изображение на предыдущей странице позволяет найти подробное описание одного недельного обязательства Сюзан.