Правило № 1: Сведите многозадачность к минимуму.

Правило № 2: Отключайтесь, чтобы размышлять.

Правило № 3: Отключайтесь, чтобы отдыхать.

Как вы можете догадаться после прочтения главы о многозадачности, принцип оптимальной организации умственного труда предельно прост: свести к минимуму количество переключений между задачами. Это означает, что вы можете работать в многозадачном режиме, когда это необходимо. Однако вы должны правильно управлять своей работой и не позволять многозадачности вытеснять работу в однозадачном режиме.

Ваша цель — достичь оптимального уровня подключенности и многозадачности. Для 80% людей это означает значительно сократить и то и другое. Вы должны обуздать многозадачность и посадить ее в клетку, или она убьет вашу интеллектуальную продуктивность. Как я объясню ниже, клеткой для этого опасного прожорливого зверя может стать так называемая последовательная пакетная обработка. Во-первых, она позволяет вам возвести вокруг важной работы надежную защиту «Не беспокоить», через которую не может проникнуть монстр электронной почты и другие мелкие помехи-«грызуны». Во-вторых, последовательная пакетная обработка позволяет вам собрать все рутинные и текущие дела в «пакеты» и, таким образом, выполнять их более эффективно.

Разумеется, это не означает, что вы должны тщательно планировать все и вся в своей жизни. Как раз наоборот. Когда вы начнете правильно распределять свое время и силы, быстро и эффективно выполнять самые важные задачи, у вас появится гораздо больше возможностей для творчества, полезного безделья, обучения, новых интересных занятий и развлечений.

Если вы считаете, что всего вышесказанного достаточно для начала активной борьбы с многозадачностью, то можете пропустить следующие два раздела о принципе Эйзенхауэра и принципе Парето и перейти прямо к разделу о последовательной пакетной обработке.

Однако же, по моему опыту, люди сталкиваются с большими трудностями, когда пытаются воплотить этот призыв в жизнь, — потому что им не хватает убедительной мотивации. Гораздо проще отказаться от нежелательного привычного поведения, когда вы четко знаете, что для вас действительно важно и хорошо.

Четкое понимание приоритетов — первое обязательное условие оптимальной организации умственного труда

Принцип Эйзенхауэра

Как я объяснил в главе о многозадачности, лучшее, что вы можете сделать с большинством задач, — это не помещать их в список дел, а открывать ежедневник и смотреть, когда вы можете к ним приступить. Если у вас нет времени на эти дела, отказывайтесь от их выполнения или меняйте «условия» задачи. Но еще до того, как откроете свой ежедневник, вы должны спросить у себя: «Должен ли я это делать, даже если у меня есть время?». Чтобы быстро ответить на этот вопрос, полезно использовать принцип Эйзенхауэра и даже развить у себя «рефлекс Эйзенхауэра»[26]. Этот принцип гласит: «Важное редко бывает срочным, а срочное редко бываем важным». Чтобы быть максимально эффективным, вы должны сосредоточиться на важных задачах и грамотно управлять срочными делами.

Большинство людей относятся к электронным письмам, как к важным и срочным делам. Многие даже отвечают на них в течение двух минут после получения5. Как избавиться от этой примитивной и совершенно контрпродуктивной привычки, рефлекса Павлова?

Этот принцип дает вам простую схему:

# 1 Важно и срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±20% всего времени.

Например: кризисы, горящие проекты, жалоба от важного клиента…

# 2 Важно, но не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±70% вашего времени.

Например: подготовка к важным встречам, работа над важными проектами, планирование, установление важных отношений, разработка стратегий, реализация стратегических задач и т.д.

# 3 Не важно, но срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±10% вашего времени.

Например: обед с вашей командой, многие встречи, телефонные звонки, текущие рабочие вопросы…

# 4 Не важно и не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±1% вашего времени.

Например: социальные медиа, серфинг в Интернете, 50–80% электронной почты, уборка рабочего стола…

Потратьте по пять секунд на то, чтобы оценить каждую задачу в вашем списке дел и каждую запланированную встречу в соответствии с этой схемой. Вы можете использовать эту же схему, чтобы быстро рассортировать электронные письма по степени важности и удалить большинство из них. Вначале это будет занимать чуть больше времени, чем пять секунд, но с опытом этот навык станет естественным и очень быстрым.

Затем решите, что вы будете делать и когда. Когда вы начнете фильтровать все дела в зависимости от их важности, в конечном итоге вы будете тратить меньше времени и сил на то, что неважно, и станете гораздо более эффективным.

Важные и срочные дела делайте сразу.

Главный «объект» для вашей интеллектуальной продуктивности — важные, но не срочные дела. Вы должны сразу же наметить для них время в своем ежедневнике, чтобы поработать над ними сосредоточенно, не отвлекаясь. Если вы не внесете эти задачи в свое расписание, то в конце концов они превратятся в важные и срочные. Тогда вам придется выполнять их впопыхах, от чего пострадает качество работы.