Если задача не важная, но срочная — откажитесь от нее. Перепоручите ее человеку, для которого эта задача будет интересной, хоть и сложной. Или же выполните ее, завершив все важные дела.

Не тратьте силы на неважные и несрочные дела. Отправляйте их в корзину, игнорируйте. Или занимайтесь ими после важной работы, чтобы расслабиться. Как правило, такие пожиратели времени, как социальные медиа и электронная почта, отнимают у вас гораздо больше времени, чем вы планировали. Поэтому, если вы не можете ограничить это занятие 10 минутами, просто запретите себе отвлекаться на него, пока не закончите с важными делами.

Имейте в виду: чем меньше удовольствия вы получаете от работы (удовольствие — очень важная категория!), тем больше вы жаждете развлечений вне нее (развлечения — неважные дела). Поэтому прежде всего выполните упражнение «принцип Парето для удовольствия» (вы найдете его в следующем разделе), чтобы узнать, какие виды деятельности положительно влияют на вашу интеллектуальную продуктивность, а также на получаемое удовольствие.

Кстати, «встречи с самим собой», о которых я расскажу в разделе о пакетной обработке, надо рассматривать как важные дела. Если вы не будете заранее заносить их в свой ежедневник как важные встречи, то неважные дела полностью вытеснят их. И тогда у вас просто не останется на них времени. «Встречи с самим собой» — это дела, которые не заносят в список, но всегда заранее выделяют для них время в ежедневнике.

Основа для применения принципа Эйзенхауэра: четкое понимание своих приоритетов, целей и стремлений

Чтобы применять принцип Эйзенхауэра с максимальной пользой, вы должны четко знать ответы на следующие вопросы:

Каковы мои приоритеты — не только на работе, но и в жизни в целом?

Какие виды деятельности удаются мне лучше всего и приносят наибольшее удовольствие?

Удивительно, но многие руководители и профессионалы, с которыми мне довелось работать, не знают ни своих жизненных приоритетов, ни что делает их счастливыми. Вы спросите, какое это имеет отношение к оптимальной организации умственного труда? Дело в том, что она строится на правильном выборе — причем не только в фундаментальных судьбоносных вопросах. Правильно выбрать небольшие повседневные дела, которые соответствуют нашим ключевым ценностям и приоритетам — тоже очень важно. Невозможно стать по-настоящему успешным и эффективным, если вы не знаете, чего хотите в жизни. Это настолько важно, что ВСЕ руководители и профессионалы, с которыми я работал, начинают с размышления о своих жизненных приоритетах.

Знание того, что нужно для счастья, поможет вам:

гораздо лучше сбалансировать свою работу, личную и семейную жизнь;

снизить уровень стресса, когда нужно сделать действительно важный выбор;

не принимать поспешных решений, не обдумав их последствий;

уменьшить нагрузку, отказываясь от дел, которые не соответствуют вашим приоритетам.

Ваши приоритеты задают направление, по которому вы хотите идти. Удовольствие заставляет вас нестись в этом направлении на всех парах. Когда приоритеты и то, что доставляет вам удовольствие, совпадают, вы получаете максимальные результаты. Иногда такой синергии не происходит, но в этом нет ничего плохого. Например, вы можете заниматься тем, что доставляет удовольствие, но не отвечает вашим приоритетам. Или же вы можете упорно трудиться ради достижения важных целей, но не получать от этого удовольствия. Такие ситуации вполне приемлемы на какое-то время. Хотя если их слишком затягивать, то результаты работы могут не принести вам удовлетворения.

Дальнейшее обсуждение этого чрезвычайно важного вопроса заставит нас слишком далеко отклониться от темы этой книги. Но по опыту я знаю, что многим людям не так-то просто понять, что им надо для счастья. Поэтому я разработал упражнение, которое поможет вам определиться со своими приоритетами и тем, что доставляет наибольшее удовольствие. Упражнение называется «Краеугольные камни счастья» (The cornerstones of happiness). Вы можете скачать его на сайте www.brainchains.org и выполнить как домашнее задание. Чтобы извлечь максимум пользы, лучше всего выполнять его вместе с женой (мужем) или партнером. Распечатайте по два экземпляра страниц с вопросами, ответьте на них, не советуясь друг с другом, а затем проведите выходные в приятном отеле, без детей, электронной почты и телефона. Здесь вы сможете сравнить и обсудить результаты и разработать совместные приоритеты для вашей семьи или пары.

Вдумчивое выполнение этого упражнения требует времени, поэтому выделите себе несколько часов, когда вы сможете спокойно и сосредоточенно поработать над ним, не отвлекаясь на посторонние дела. Потраченное время и силы окупятся с лихвой, потому что позволят вам избежать многих несчастливых дней в будущем.

Однажды я консультировал одного очень успешного менеджера из авиационной отрасли. Он заявил мне: «Моя философия такова: если у вас нет целей, вы никогда не проиграете». На первый взгляд, он придерживался очень гедонистического, адхократического подхода к жизни и с радостью хватался за любую неожиданную возможность. Думаю, каждому из нас нужна здоровая доля такого подхода, чтобы быть гибким и добавлять интереса и увлекательности своей жизни. Однако в ходе нашего общения я выяснил, что в отношении работы, личной и семейной жизни, детей, друзей и даже домашнего хозяйства у этого человека были очень четкие приоритеты, планы и цели. Впрочем, эти цели позволяли ему наслаждаться тем, что есть здесь и сейчас… и не помешали отказаться от весьма перспективного повышения по службе. После того, как мой клиент получил это заманчивое предложение, он вместе с женой выполнил упражнение «Краеугольные камни счастья». Результаты ясно показали, что повышение, на которое с радостью согласился бы каждый, шло вразрез с их семейными приоритетами и целями. Если бы мой клиент согласился на него, оно сделало бы его несчастным.

Четкое понимание того, какая деятельность приносит наибольшую отдачу, — второе обязательное условие оптимальной организации умственного труда

Принцип Парето

Когда вы составите представление о своих приоритетах в работе и личной жизни, надо будет определить, какие виды деятельности важны для вас и приносят наибольшую отдачу. В этом вам поможет принцип Парето[27]. Закон Парето гласит, что 20% ваших усилий обеспечивают 80% всех результатов. И наоборот, 80% ваших усилий обеспечивают всего 20% всех результатов. Не воспринимайте это знаменитое правило 20/80 буквально. Его суть вот в чем: чтобы получить максимальный результат, вы должны определить, какие виды деятельности создают максимальную стоимость и наиболее важны для достижения целей.

Проведите над собой эксперимент: всю следующую неделю попробуйте каждый вечер по дороге домой или после ужина выделять по пять минут на анализ того, что вы сделали за день. А затем решите, что из этого способствовало реализации ваших краткосрочных и долгосрочных целей и приоритетов. Если делать это регулярно, вы научитесь говорить «нет» второстепенным и бесполезным делам, перестанете тратить на них время.

Если вы перегружены работой, уделяйте по несколько секунд оценке каждой задачи, чтобы решить, относится ли она к тем 20%, которые приносят наибольшую отдачу. Если да, выполните эту задачу в первую очередь или запланируйте для нее время в своем ежедневнике. Если нет, забудьте о ней, если только это дело не доставляет вам искреннее удовольствие (об этом мы поговорим чуть позже).