Действия после практических совещаний

Сразу же после совещания группа проекта должна провести изучение моделей на основе заметок секретаря, сделанных на совещании, чтобы в заметках и моделях отражались все обсуждавшиеся аспекты, а сами заметки и модели были согласованы друг с другом:

• уточняйте детали, чтобы составить сокращенный перечень возможностей;

• глубже изучите техническую реализуемость вариантов;

• еще раз примените критерии оценки более детально, чтобы убедиться в согласованности;

• на рассмотрение руководство выберите не более трех вариантов;

• составьте план (дальнейшие шаги).

Дальнейшие перспективы

Повестка и вопросы для такого совещания в основном аналогичны совещанию по ближайшим перспективам, за следующими исключениями:

1. Вместо того чтобы начать с процессов, разработанных на совещаниях этапа понимания, и слегка или значительно модифицировать их, начните с «чистого листа».

2. Очевидно, что есть возможность «полностью» переосмыслить режим работы процессов. Нужно рассмотреть радикальные идеи и инновации процессов. Полезно проводить «мозговые штурмы» идей, выходящих за пределы привычного образа мыслей:

посредник должен призвать участников выдвигать радикальные идеи, и на этой стадии от группы не должно исходить критики или замечаний; идеи можно записать и наклеить на доску;

следующий шаг – попросить участников сгруппировать идеи;

исключить идеи, не отвечающие критериям, заданным на совещании с участием руководства для этапа инноваций;

обсудить достоинства идей по существу.

3. Эти идеи и предложения можно использовать для разработки нового процесса.

Подготовка совещаний

Важно заранее подготовить членов группы, привлеченных к проведению совещаний на этапе инноваций. Такая подготовка предусматривает:

• рассмотрение моделей этапа понимания, изучаемых на совещаниях;

• если необходимо, подтверждение аспектов процесса этапа понимания на начальном совещании;

• обдумывание возможных решений инновационных процессов, чтобы при необходимости посредник мог направлять совещание в нужное русло.

Проведение совещаний

Как начать совещания? Очевидно, что естественно начать с предложения участникам от бизнеса подумать о новом, более эффективном процессе, который будет отвечать срокам и другим ограничениям, утвержденным вначале. Иногда такой подход наталкивается на безразличие и не получает ответа.

Другие способы начать процесс более структурировано и четко таковы:

1. Контрольные точки. Если моделируемый процесс является финансовым или контролирующим, можно провести мозговой штурм различных контрольных точек, требуемых внутри проекта. Например, в случае процесса выписки квитанций и проверки счетов контрольными точками могут быть:

проверка ввода всех данных операторами в систему приложения;

сбор регистрационных записей всех операций ввода информации в систему приложения;

сверка этих регистрационных записей с системой приложения;

сведение всех регистрационных записей в один отчет;

сверка регистрационных записей с банковскими проводками, чтобы убедиться в физическом исполнении банковских операций и правильности банковских проводок;

поиск в банковских проводках операций, означающих непосредственное депонирование средств в банк, что должно быть введено в систему приложения;

отсылка отчетов (регистрационных записей ввода данных или консолидированных отчетов) в финансовый департамент для проведения выверки банком;

проверка, что все отчеты получены финансовым департаментом.

Согласовав контрольные точки, можно будет относительно легко и быстро разработать процесс, поскольку уже согласованы основные шаги, которым должен соответствовать процесс.

2. Критические операции. В случае нефинансового процесса путем мозгового штурма можно определить перечень критически важных операций, которые тоже можно написать на доске. И в этой ситуации процесс можно разработать относительно просто и быстро. Всегда подвергайте сомнению критически важные операции; убедитесь в их необходимости.

3. Сопротивление и отстраненность представителей бизнеса. Если вы столкнулись с такой позицией на заседании, например участники от бизнеса считают, что их процесс (этап понимания) действует прекрасно, и его невозможно улучшить, или просто не хотят его улучшать, то нельзя начинать с попыток перестроить действующий процесс. Попросите выдвигать предложения по совершенствованию операций действующего процесса, одну за другой, и изучите проблемы и области, в которых можно добиться улучшений. После этого можно разработать новый процесс на основе выдвинутых идей и предъявить его участникам от бизнеса.