Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.

Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия:

– просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты;

– ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей;

– подшивка документов и ведение дел;

– стенографирование, расшифровка и печатание стенограмм, составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т. д.;

– оформление различных счетов;

– руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала;

– учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя;

– организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола;

– организация дел в кабинете руководителя, т. е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете;

– освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций;

– информационное обеспечение руководителя, т. е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация;

Важная часть работы секретаря – оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив.

Однако не менее важен доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т. д. Основная задача секретаря – помочь своему начальнику освободиться от множества вспомогательных технических функций.

Нередко сотрудники из числа стремящихся быть поближе к окружению начальства под разного рода предлогами, чаще всего надуманными, заходят к секретарю и начинают бесконечные разговоры, приготовление кофе и чая, беседы о детях, кино, моде, отпуске и т. д. Обычно это характерно для так называемых «общественников», являющихся на самом деле слабыми специалистами, вынужденными скрывать это свое качество. Однако кабинет секретаря (приемная руководителя) – это не клуб для любителей досужего обмена новостями. Кстати, клиенты и контрагенты организации имеют возможность быстро и точно составить для себя представление о её организационно-управленческом уровне именно по наличию или отсутствию в приемной досужих сотрудников и их разговорам поскольку отвлекающийся от работы секретарь, позволяющий это же и другим сотрудникам, олицетворяет собой негативные черты деловой репутации самой фирмы. Если таких досужих сотрудников в приемной продолжительное время находится несколько или они часто сменяют друг друга, то ни о каком впечатлении о положительной деловой репутации фирмы речи быть не может. Кстати, именно в процессе подобных частных разговоров может произойти нежелательное распространение конфиденциальной (закрытой) информации и могут возникнуть нездоровые отношения в коллективе. Среди руководителей нередко встречаются приверженцы девиза «Каждый сотрудник может зайти ко мне, когда хочет». Такой девиз только внешне выглядит привлекательно и демократично. В действительности такая практика ведет к нарушению рабочих планов, отвлечению руководителя и секретаря от решения важных вопросов и снижению трудовой дисциплины в организации. Кроме того, такой стиль обычно приводит к расслоению в коллективе на группы: тех, кто «вхож», и тех, кто «не вхож». Такие группы постепенно перерастают в группировки, представители которых в лучшем случае молчаливо терпят друг друга. Задача секретаря – бороться с подобными явлениями.

Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (или её подразделения):

– передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы;

– получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

– организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

– осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

– обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе;

– ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан;

– организует приём посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Важной обязанностью секретаря является соблюдение предписаний по обращению с документами для служебного пользования и закрытыми (конфиденциальными) материалами. Имея широкий доступ к входящей, исходящей и внутренней информации учреждения, секретарь всегда обязан помнить о своем служебном и гражданском долге защиты интересов государства. Систематизации подлежит не только письменная информация, но и сведения, поступающие по телефону. Обычно руководитель дает секретарю указания, с кем соединить его сразу же, с кем не соединять и какую информацию, принятую по телефону, передать ему устно или в письменном виде. Но на все возможные случаи указания дать невозможно.

Например, в секретариате раздается телефонный звонок, неизвестный человек просит соединить его с руководителем, который в это время проводит совещание или готовится к докладу. Секретарь тактично выясняет, кто звонит и по какому вопросу. Далее он оценивает важность и срочность требуемого разговора и выбирает один из вариантов: соединить абонента с руководителем или предложить ему позвонить в другой день, час, либо соединить его с заместителем.

Предпосылкой успешной координационной деятельности секретаря является умение сотрудничать с другими секретарями внутри своего учреждения или в учреждениях-партнерах. Организация такого сотрудничества – составная часть научной организации труда. Такое сотрудничество необходимо при составлении и исполнении календарного и рабочего планов, для согласования сроков совещаний, разделения труда при подготовке общих мероприятий, взаимной замены в случае необходимости, обмена информацией.