Договорённость о деловых встречах руководителя по телефону – это повседневная работа секретаря. О таких встречах часто договариваются между собой секретари отделов и учреждений.

Секретарю часто передают по телефону приглашения для его руководителя на различные совещания и деловые встречи. Если начальник в это время на месте, секретарю следует сейчас же согласовать с ним этот вопрос. Если же его нет, секретарь может записать это мероприятие в календарный план, если на это время в плане ничего не предусмотрено. Может возникнуть и такая ситуация: начальника нет на месте, его приглашают на важное совещание, но на это время в календарном плане уже записано другое мероприятие. В этом случае секретарю следует записать приглашение и сделать все возможное, чтобы быстрее уведомить об этом шефа.

Очень часто секретари по указанию директора обзванивают руководителей отделов (секторов), оповещая их о сроках предстоящего совещания. Совершенно недостаточно просто известить кого-либо о дне и часе совещания. Секретарь обязан проинформировать приглашенного о теме, цели, сроке, примерной продолжительности, круге участников, порядке работы и роли приглашенного на этом совещании. Надо выяснить, сможет ли приглашенный принять участие в совещании, а если нет, то по какой причине, и доложить об этом руководителю. Далее следует заблаговременно раздать участникам совещания необходимые материалы.

Как правило, секретарь играет важную роль в предоставлении своему руководителю информации по текущим вопросам, соблюдая при этом требования конфиденциальности. Он также находится в особом положении, поскольку знает о местонахождении руководителя и как с ним при необходимости можно связаться. Если руководитель во время своего отсутствия звонит в контору по телефону, секретарь должен информировать его или принять меры к выполнению любых указаний, данных руководителем по телефону.

Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.

Посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Посетители условно подразделяются на следующие группы:

– сотрудники сторонних организаций;

– сотрудники, принимаемые по текущим вопросам;

– сотрудники, принимаемые по личным вопросам;

– командированные;

– делегации.

Приём посетителей из сторонних организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Секретарь назначает время приёма, согласованное с руководителем и удобное также и для посетителя; делает соответствующую запись в журнале приема посетителей; ставит в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

Можно производить регистрацию посетителей с помощью компьютера.

Если посетитель пришёл без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь предлагает посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия. Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему точную дату и время, когда его примет руководитель. Если посетитель настаивает на другом, удобном для него, времени, секретарь выясняет, может ли руководитель перенести прием на желаемое посетителем время, и сообщает последнему дату и часы приёма.

Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует по таким обстоятельствам, как болезнь, срочная командировка и т. п., то секретарь должен извиниться, объяснить причину его отсутствия и договориться о времени, на которое переносится прием. Секретарь также может предложить посетителю, чтобы его принял другой компетентный сотрудник.

Организуя приём командированных работников, секретарь должен выяснить, по какому вопросу прибыл посетитель; узнать, обеспечен ли он гостиницей, и при необходимости помочь ему; отметить командировочное удостоверение.

Если прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться о выделении сотрудника, который будет ее сопровождать.

По просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (или членам делегации) чай или кофе. При этом необходимо соблюдать следующие элементарные правила. Посуда (кофейные чашки с блюдцами, десертные тарелки, чайные ложки, сахарница) должна быть идеально чистой. Кофе и чай следует приготовить в приемной, затем разлить по чашкам и внести в кабинет руководителя на подносе. Не стоит забывать о салфетках. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно. Если же секретарь расставляет чашки сам, то начинать следует с женщин, причем со старшей по возрасту. Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода, в таком случае кофе и чай вносят в кабинет в кофейниках после прихода посетителей и разливают в их присутствии. К кофе и чаю можно подать пирожные, печенье, конфеты. Кроме кофе и чая (или вместо них) можно поставить на стол бутылки с минеральной водой и стаканы, ключ для открывания бутылок.

Нельзя наливать чай или кофе в чашки до самого верхнего края. Надо наполнять их с таким расчетом, чтобы всегда можно было положить кусочек лимона или добавить немного сахара.

Приём посетителей по личным вопросам руководитель обычно проводит в определенные дни. Секретарь должен предупредить всех сотрудников, которые могут понадобиться руководителю во время приема, чтобы они были на рабочих местах и при необходимости смогли бы помочь ему. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя.