Шрифт:
Эстафетная передача – переход между фазами жизненного цикла проекта.
Процесс управления проектами организует работу по этому же принципу. Каждый процесс обладает своими характеристиками и обеспечивает результаты, на основании которых реализуется следующая группа процессов, или, в случае процесса завершения, они являются конечным утверждением проекта. Давайте в общих чертах рассмотрим цели и результаты каждого процесса.
Процесс инициации
Инициация проекта начинает все с самого начала. В процессе инициации определяется, какие проекты должны быть реализованы. Помимо этого, рассматриваются целесообразность и выгодность осуществления проекта для компании. Самое главное – процесс инициации подтверждает необходимость начала проекта и передает ресурсы организации в его распоряжение. В ходе этого процесса выполняются следующие задачи:
• определение основных целей проекта;
• определение критериев выбора проекта;
• назначение менеджера проекта;
• разработка устава проекта;
• подписание устава проекта.
Инициация – первая группа процессов, когда заказывается, утверждается и начинается разработка проекта.
Процесс планирования
Планирование проекта – основа основ процессов управления. Процесс планирования указывает всем участникам цель и способ ее достижения. Я являюсь активным сторонником тщательно разработанного плана проекта. Нередко большая часть срока проекта затрачивается на процесс планирования. Однако официально практически все проектное время и затраты выделяются на процесс выполнения. Документальная база, разработанная в ходе планирования, используется в течение всего проектного процесса для выполнения проектных работ и мониторинга их реализации. В ходе планирования выполняются следующие задачи:
• определение результатов проекта;
• разработка и публикация констатации содержания проекта;
• согласование бюджета проекта;
• определение проектных операций и расчетов;
• разработка графика;
• определение конкретных профессиональных навыков и ресурсов, необходимых для выполнения проектных задач.
Процесс планирования – документирование проектных планов, определение результатов и требований, согласование проектного бюджета, разработка проектного графика.
Процесс выполнения
Выполнение – это процесс осуществления проектных работ. На этом этапе реализуются планы, разработанные в процессе планирования. Члены проектной группы назначены и рвутся в бой, а менеджер проекта распределяет задания и ориентирует их на выполнение проекта. В ходе процесса выполнения используется большинство проектных ресурсов и расходуется большая часть бюджета. Имейте в виду, что при этом могут возникнуть конфликты графика. На данном этапе выполняются следующие задачи:
• создание и комплектация проектной группы;
• управление и руководство проектной группой;
• получение других проектных ресурсов;
• проведение статусных контрольных совещаний;
• управление развитием проекта;
• подтверждение качества.
В ходе данного процесса члены группы выполняют проектные работы. Комплектуется группа, распределяются задания и выполняются операции.
Процесс мониторинга и контроля
В процессе мониторинга и контроля осуществляются замеры исполнения для определения степени соответствия целям и результатам проекта. В случае несоответствия вносятся корректирующие изменения, чтобы направить развитие проекта в нужное русло и совместить его с планом. Это значит, что для введения корректирующих изменений придется еще раз вернуться к процессам планирования и выполнения. Одновременно производится управление изменениями, которое включает пересмотр, управление и внесение изменений проекта. В ходе данных процессов выполняются следующие задачи:
• измерение выполнения в соответствии с планом;
• выполнение корректирующих операций в случае превышения лимита показателей;
• оценка эффективности корректирующих операций;
• обеспечение хода развития проекта в соответствии с планом;
• оценка и осуществление изменений.
Мониторинг и контроль – группа процессов, связанная с мониторингом исполнения проекта для обеспечения соответствия результатов требованиям проекта. В ходе процесса рассматриваются и контролируются требования внесения изменений.
Многие менеджеры проектов, включая и меня, совмещают процессы выполнения и мониторинга и контроля. Для некоторых проектов, особенно малых, такой подход оказывается наиболее эффективным. Я занимаюсь проектами в области информационных технологий, в основном связанных с разработкой новых программных продуктов и/или установкой аппаратных средств. Для подобных проектов слияние процессов выполнения, мониторинга и монтроля представляется оптимальным, поскольку проводить тестирование и проверку результатов приходится по ходу работы. Но в других областях промышленности такая структура может оказаться неприемлемой. Учтите, что все указанные процедуры, а также форматы, о которых вы прочтете далее, не высечены на камне. При выборе методики для вашего проекта руководствуйтесь здравым смыслом. Если возникли сомнения, лучше ошибиться в сторону излишнего планирования и мониторинга, чем упустить часть этих процессов.