В виду этого НОТ указывает, что должно быть обращено внимание: 1) на общие условия работы, как, например, рациональное расположение комнат и столов для избежания излишнего хождения сотрудников канцелярии, устройство самих столов и стульев, уничтожение скопления посетителей у столов сотрудников, устранение шума, неправильного освещения и т. п. в рабочих помещениях; 2) на распределение работы и времени сотрудников; 3) на умелый подбор сотрудников, а равно и уменье использовать их по способностям; 4) на искусство составления бумаг, ведение переписки в целом и хранение бумаг.

Затем НОТ обращает внимание на наиболее совершенную форму делопроизводства — карточную систему.

Борьба за НОТ ведется и у нас в военном ведомстве; одним из ближайших примеров ее может служить приказ РВС СССР 1925 г. № 556, устанавливающий основные вехи в канцелярской работе.

(пр. РВС СССР 1924 г. №№ 156, 1175 и 1247; 1925 г. № 199; цирк. НКВМ 1924 г. № 98 и 1925 г. № 86).

В целях установления однообразия в ведении служебной переписки и сокращения ее, а также упорядочения канцелярского дела в войсковых частях, в военном ведомстве установлены правила для ведения переписки. Ими предусмотрены: 1) порядок составления и изложения служебных бумаг;

2) порядок постепенности сношений; 3) прием, движение, хранение и пересылка служебных бумаг и 4) организация делопроизводства в отдельной части и роте.

Вся переписка в военном ведомстве делится на: несекретную, секретную и совершенно секретную.

Вся служебная несекретная переписка ведется с должностным лицом, а не со штабом, управлением и т. п., при чем исходящая переписка адресуется по названию штатной должности, независимо от того, кто в данное время эту должность исполняет или подписал бумагу, на которую отвечают.

Для служебной переписки должны употребляться заранее изготовленные бланки с соответствующими штампами. Штамп печатается, литографируется или пишется от руки в левом углу бумаги. Он должен воспроизводиться таким образом, чтобы с первого взгляда можно было определить, из какой части исходит данная бумага. В штампе должно быть указано: 1) полное наименование части или должностного лица; 2) дата (месяц, день и год); 3) номер (исходящий) и 4) место написания бумаги (город, местечко, село и т. п.), иначе говоря почтовый адрес (пр. РВС СССР 1922 г. № 1064 и цирк. НКВМ 1926 г. № 177). Под штампом с левой стороны бумаги должно подписываться сокращенное название части, если таковое имеется, и оставляются поля, примерно до 1/3 ширины бланка, для проставления резолюций начальниками и различных пометок. Для часто повторяющейся переписки с однородным, шаблонным текстом должны изготовляться печатные, литографированные или другим автоматическим способом воспроизведенные бланки с неизменной частью текста. Бумаги, подлежащие рассылке в большом количестве экземпляров, обязательно воспроизводятся каким-либо автоматическим способом с четким и ясным воспроизведением текста.

Для письменных сношений по служебным делам установлены следующие виды бумаг:

1. Рапорт — пишется подчиненным своему начальнику по служебным вопросам (донесение, ответы по вопросам). За редким исключением, рапорты подаются всегда "по команде", т.-е. своему непосредственному начальнику. В рапорте употребляются выражения "доношу", "представляю", "прошу" (прил. 30).

2. Предписание — всегда дается начальником своему подчиненному, когда приходится выразить приказание или служебное предложение письменно. В предписании пишется "приказываю", "предписываю", "предлагаю" (прил.32).

3. Сношение — вид служебной переписки между учреждениями и военнослужащими, не состоящими в прямом подчинении друг другу. В сношениях употребляются выражения "уведомляю", "сообщаю", "довожу до Вашего сведения", "препровождаю" (прил. 33).

4. Циркуляр — служебная бумага (сообщение, распоряжение, объявление), относящаяся одновременно к нескольким учреждениям и лицам.

5. Надписи — на служебных бумагах делаются при препровождении их по команде в следующие инстанции; так, при возвращении обратно какой-либо полученной бумаги ответ на содержание ее может быть исполнен в форме надписи на ее оборотной стороне (прил. 31).

6. Записка — краткое сообщение военнослужащего другому, равному ему по служебному положению. В ней излагаются личные соображения, объяснения, уведомления, приглашения, справки и проч. или вопросы малозначительные, или имеющие полуофициальное значение.

7. Официальное письмо — применяется в официальной переписке между лицами, не связанными условиями взаимной служебной подчиненности, или когда рапорты и сношения по характеру вопроса представляются почему-либо неудобными, или, наконец, при переписке с должностными лицами других ведомств (прил. 36).

8. Телеграмма — текст ее следует составлять в самой сжатой форме, избегая лишних слов (без ущерба для ясности). Адрес пишут в начале, пользуясь всеми установленными сокращениями. В конце текста ставится исходящий № и подпись. Если телеграмма подается в ответ на запрос, то № входящей бумаги ставится перед текстом (прил. 37).

9. Телефонограмма — составляется тоже в сжатой форме и передается по телефону. Посредством ее передаются всевозможные донесения, распоряжения и сообщения. Для записи как передаваемых, так и принимаемых телефонограмм заводятся особые тетради, в которые записываются фамилии телефонистов, передававших и принимавших их, а также время приемки. Телефонограммы имеют каждая свой входящий и исходящий № (прил. 38, 39).