Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока документ хозяйственной жизни предприятия будет порождаться сам по себе (накладная – в ОМТС или на складе, счет – в торговом или коммерческом отделе, договор – в плановом или производственном отделе, и т. д.), как ни автоматизируй бухгалтерию – всегда останется проблема ручного ввода документа.

Отсюда пойдут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей не введенного документа, и много тому подобного. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним.

Тогда мы сделали заключение, что эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Система должна формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.

Если все документы на предприятии будут порождаться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача – учет – будет решена автоматически(!).

Когда все данные, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.

Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию.

К примеру, в системе ЛокОФФИС в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии 1.5, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. К моменту выхода из печати журнала с данной статьей, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. [12]

При этом для пользователя системы переход на новую версию «прозрачен», так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих версиях, он получит и в новых версиях. Обеспечивается поддержка «снизу-вверх». Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую. Сам факт развития системы в течение двух лет [13] и отсутствия препятствий к ее развитию в будущем утверждает нас в правильности выбранного подхода.

Отличие нашего подхода от традиционного можно показать на примере бухгалтерии.

Если большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые использовались и до сих пор используются бухгалтерами, безотносительно к целевой функции предприятия, то эти программы, помогая в той или иной степени бухгалтерам на предприятии, ускоряют их труд, но не изменяют характера труда. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и в автоматизированном учете. И это не потому, что плохие программы – иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия.

Если вспомнить о том, что бухгалтерия отражает факты хозяйственной жизни предприятия в денежных единицах, то становится ясно, что многие виды учета логичнее вести не преломленными через бухгалтерскую запись, а в естественном виде, на месте возникновения этих фактов.

Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар – в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем. Но это возможно только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него одновременно доступны и актуальны.

Не надо долго объяснять, что такой способ учета проще и точнее. Однако для того чтобы его реализовать, необходимо ВСЕ факты хозяйственной жизни предприятия реализовывать в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и в тот же момент становиться доступными для анализа.

Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.

Теперь зададимся еще одним вопросом: какой способ автоматизации предпочесть?

Первой и основной характерной особенностью, которая определяет, по какому пути пойдут разработчики при автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.

При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ (автоматизированных рабочих мест), каждое из которых помогает решению той или иной задачи независимо от других. То есть объектом автоматизации является задача, решение которой необходимо при выполнении какой-либо операции. При этом каждый АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации; автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки в каждом АРМ является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных.