Рис. 1.13. Диалоговое окно, информирующее о наличии несохраненных данных

Совет

Всегда записывайте резервные копии своих документов на отдельный носитель (записываемый или перезаписываемый компакт-диск, флеш-карту, съемный жесткий диск или кассету стримера). Опытные пользователи рекомендуют иметь три периодически обновляемые полные резервные копии всех важных файлов на съемных носителях, которые должны храниться в разных помещениях! Копия данных на жестком диске соседнего компьютера локальной сети вам не поможет, если случится пожар или в сети появится вирус-разрушитель. В конце каждой недели обновляйте поочередно одну из трех копий, а вечером всегда записывайте выборочную копию тех файлов, которые изменялись в течение дня. Не пренебрегайте этим правилом. Когда жесткий диск вашего компьютера вдруг начнет скрежетать, как несмазанная телега, вы с облегчением вспомните о наличии свежей копии всех критически важных файлов. Автор сталкивался с ситуациями, когда из-за одной царапины на гибком диске полностью терялись файлы, создававшиеся в течение нескольких недель!

2. В зависимости от ситуации щелкните на одной из трех кнопок:

• Да (Yes) – сохраняет новый вариант документа и закрывает его;

• Нет (No) – отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ;

• Отмена (Cancel) – отменяет закрытие документа.

3. Для завершения работы с приложением щелкните на кнопке Office и в появившемся меню – на кнопке Выход из Word (Exit Word), которая расположена в правом нижнем углу меню. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение.

Печать документа

Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office похожи.

Упражнение 11. Печать на стандартный принтер

Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.

1. Выбором команды Пуск -> Все Программы -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2007 (Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2007) запустите приложение Word.

2. Щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Открыть (Open) и откройте файл, который нужно распечатать.

3. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать -> Предварительный просмотр (Print -> Print Preview). Окно документа переключится в режим предварительного просмотра (рис. 1.14).

4. Щелкните на той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Word изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.

5. Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.

Совет

Нажатием клавиши Page Down вы можете перейти к следующей странице и изучить ее. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.

Рис. 1.14. Предварительный просмотр документа

6. Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview) вернитесь к обычному виду документа.

7. Щелкните на кнопке Office, перейдите в подменю Печать (Print) и выберите команду Быстрая печать (Quick Print). Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.

Упражнение 12. Настройка параметров печати

Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой – на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.

1. В приложении Word щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать -> Печать (Print -> Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), показанное на рис. 1.15.

2. Чтобы напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Номера (Pages) и укажите страницы, которые следует распечатать.

Рис. 1.15. Диалоговое окно настройки печати

3. В поле Число копий (Number Of Copies) укажите необходимое число экземпляров.

4. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.