Рис. 2.5. Окно Word в режиме Черновик

Упражнение 4. Структура документа

Поскольку программа Word предназначена для обработки текста, документ Word в основном состоит из символов, слов и абзацев. В обычном режиме просмотра текст не разбивается на страницы, однако его ширина ограничена шириной страницы, заданной для документа. Строки внутри абзаца переносятся автоматически, а нажатие клавиши Enter формирует переход к следующему абзацу. Помимо обычных букв, цифр и знаков, в тексте Word встречаются специальные управляющие непечатаемые символы (рис. 2.6).

1. Для вывода на экран непечатаемых символов щелкните на кнопке Отобразить все знаки (Show/Hide), находящейся на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph).

2. Чтобы получше рассмотреть документ, щелкните на кнопке Вид -> Масштаб -> По ширине страницы (View -> Zoom -> Page Width). После этого текст будет выглядеть так, как показано на рис. 2.6. Режим демонстрации непечатаемых символов облегчает разметку документа и позволяет разобраться в его структуре. Знаки конца ячейки говорят о том, что текст на рисунке оформлен в виде таблицы, хотя рамка этой таблицы невидима.

Рис. 2.6. Непечатаемые символы Word

3. Чтобы скрыть непечатаемые символы, повторно щелкните на кнопке Главная -> Абзац -> Отобразить все знаки (Home -> Paragraph -> Show/Hide). В документе Word всегда присутствует текстовый курсор, который отображается в виде вертикальной мерцающей черты. Ввод текста выполняется в точке расположения курсора. Перемещается курсор с помощью клавиш со стрелками или щелчком мыши. Word поддерживает два режима ввода символов. Если в строке состояния отображен индикатор Замена (Owertype), то вводимые символы замещают знаки, расположенные справа от курсора. Если отображен индикатор Вставка (Insert), символы добавляются в текст в точке курсора. Режимы замещения/вставки переключаются клавишей Insert.

Excel

Электронные таблицы служат для расчетов с использованием табличных данных, построения на их основе диаграмм и вывода полученной информации на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями.

Упражнение 5. Лист Excel

Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются рабочими книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.

1. Запустите Excel. В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, расположенных на отдельных вкладках. При создании нового документа появляются три чистых листа, ярлычки которых видны в нижней части окна документа. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся слиянием буквы столбца и цифры строки. Верхняя левая ячейка (ячейка А1) окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.

Рис. 2.7. Лист Excel

2. Введите текст Тренировочная таблица, как показано на рис. 2.7, и два раза нажмите клавишу Enter.

3. Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter и Tab либо просто щелкните на ячейке, содержимое которой нужно изменить.

4. Введите текст 1 квартал.

5. Сместитесь на одну ячейку вправо и введите текст 2 квартал.

6. Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рис. 2.7.

Упражнение 6. Графическое представление информации

Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. В Office имеется стандартный модуль для построения графиков и диаграмм, однако в Excel для этих целей имеется собственный модуль, возможности которого несколько шире.

1. Выделите ячейки в диапазоне от A3 до Е7. Для этого сначала щелкните на ячейке A3, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е7.

2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Диаграммы (Charts) щелкните на кнопке Гистограмма (Column) и в появившейся коллекции выберите элемент Гистограмма с группировкой (Clustered Column).

Рис. 2.8. Лист Excel с диаграммой

На листе появится область диаграммы с диаграммой, построенной на основе выбранных вами данных.

Примечание

Также обратите внимание на появление трех дополнительных вкладок для работы с диаграммами. Мы рассмотрим их подробнее на занятиях, посвященных Excel.

3. Захватите сформированную диаграмму мышью и перетащите ее под таблицу данных, разместив так, как показано на рис. 2.8.

4. Чтобы распечатать полученный лист, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню перейдите в подменю Печать (Print) и выберите в нем команду Быстрая печать (Quick Print).

PowerPoint

Теперь вы познакомитесь с презентацией PowerPoint – современным инструментом представления различной информации. Презентация состоит из серии слайдов с определенным содержанием. Эти слайды можно распечатать на бумаге и пленке или показать их на большом экране в виде электронного слайд-шоу.

Упражнение 7. Презентация PowerPoint

Попробуем с помощью PowerPoint подготовить красочно оформленные материалы для доклада.

1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office PowerPoint 2007).