В соответствии с полученным запросом подрядные организации в срок до 28 февраля текущего года производят предварительную оценку стоимости реализуемых и планируемых к реализации проектов и услуг по сопровождению систем, находящихся в промышленной эксплуатации, в формате шаблона бюджета развития и сопровождения SAP на № лет (Приложение 3.1).

Подрядные организации представляют Службе проектов SAP:

• для обоснования стоимости проектов:

– укрупненные планы-графики проектов;

– расшифровки трудозатрат;

• для обоснования стоимости поддержки действующих систем:

– экспертные оценки с учетом развития системы и перевода изменений в промышленную эксплуатацию;

– стоимости поддержки действующих систем за предыдущие периоды.

После экспертизы и согласования полученной документации Служба проектов SAP в срок до 30 марта формирует бюджет развития и сопровождения SAP на № лет, согласовывает его Руководителем проектов SAP и утверждает Куратором проектов SAP.

В марте текущего года Служба проектов SAP включает утвержденные данные бюджета развития и сопровождения SAP в формирование бюджета Службы на № лет и, согласно Стандарту «Система сценарного планирования финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на трехлетний период», в срок до 15 апреля текущего года представляют в экономическое управление рассчитанные прогнозные показатели для формирования базового прогноза финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на № лет.

Бюджет развития и сопровождения системы SAP на № лет уточняется ежегодно с учетом выполненных задач.

Для формирования годового бюджета развития и сопровождения системы SAP Служба проектов SAP на основании календарного плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на № лет, и с учетом текущего состояния работ по внедрению проектов и сопровождению систем формируют план-график проектов и систем на планируемый год.

Ежегодный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию включает:

• проекты, инициация которых предполагается в планируемом году в соответствии с утвержденной Концепции развития системы SAP;

• активные проекты, которые к концу планируемого года будут завершены;

• активные проекты, которые к концу планируемого года не будут завершены, с указанием планируемых к достижению на конец декабря следующего года параметров;

• принятые на сопровождение системы SAP.

С целью уточнения календарного плана-графика проектов и систем на планируемый год Служба проектов SAP в срок до 15 февраля текущего года формирует запрос с указанием плановой стоимости, подразделений, участвующих в проектах, предполагаемого количества пользователей и планируемых сроков реализации проектов (Приложение 3.2) и направляет его подрядным организациям по электронной почте или САДиЭД «Дело».

В срок до 28 февраля текущего года подрядные организации формируют и отправляют в Службу проектов SAP укрупненные календарные планы-графики для консолидации в ежегодный календарный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию. К планам-графикам прикладываются документы с укрупненным описанием технических требований к обеспечению проектов (Приложение 3.3).

Служба проектов SAP консолидирует полученные от подрядных организаций данные и формирует ежегодный сводный уточненный календарный план-график, согласовывает его с Руководителем проектов SAP и утверждает Управляющим советом по проектам SAP.

Далее Служба проектов SAP отправляет утвержденный сводный календарный план-график и документы с описанием технических требований к обеспечению проектов Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP.

Утвержденный ежегодный сводный календарный план-график является основанием для формирования Службой проектов SAP и отправки подрядным организациям запроса на подготовку пакета технико-коммерческих предложений.

Получив запрос на формирование пакета ТКП, подрядные организации проводят экспресс-обследование планируемого функционала или подразделения, на котором планируется внедрение функционала.

В случае планирования проекта, связанного с тиражированием системы, проводится обследование с целью выявления новых бизнес-процессов.