На все платежи требуйте чек из приложения «Мой налог», чтобы было основание для включения этих сумм в расходы.

В договоре пропишите, что исполнитель является плательщиком НПД и что он обязан выдавать чеки и сообщать об изменении статуса. Если исполнитель-физлицо перестанет быть самозанятым, а вы об этом не узнаете и будете продолжать ему платить, такие платежи уже будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ.

Проследите, чтобы в договоре ГПХ не было признаков трудового договора. То есть не должно быть прописано должности и квалификации по штатному расписанию, оплаты за исполнение трудовых функций вместо оплаты за результат, социальных гарантий и обязанности соблюдать правила внутреннего распорядка.

9. Использование лимитов базы для начисления взносов. Пенсионные взносы снижаются с 22% до 10%, когда годовой доход достигает лимита. В 2019 году этот лимит – 1 150 000 рублей.

Некоторые для экономии поступают так: сотрудникам (менеджерам высшего звена) назначают высокую зарплату, очень скоро она достигает лимита, и взносы снижаются – со 100 000, например, нужно платить уже не 22 000, а 10 000 рублей пенсионных взносов.

Другим сотрудникам, наоборот, делают зарплату поменьше, а остальное менеджеры с большой зарплатой компенсируют им из своего кармана. Это «серая» схема, но доказать ее сложно. Однако нужно согласие и молчание всех участников.

10. Квалифицированные иностранцы в штате.

Организации могут не платить взносы с зарплат иностранных сотрудников с доходом более 167 тысяч рублей в месяц (подп. 3 п. 1 ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 №115-ФЗ). Инспекторы могут заподозрить, что компания перечисляет иностранному сотруднику высокую зарплату, чтобы разделить ее между остальными работниками. Поясните ревизорам, для чего наняли сотрудника. Покажите, что оклады остальных не меньше среднеотраслевых.

11. Выплачивать премии сотрудникам через займы с прощением долга.

Организация выплачивает займы, а спустя некоторое время прощает долг. Доход, который физлицо получает таким способом, страховыми взносами не облагается, только НДФЛ.

Массово так делать нельзя, иначе проверяющие могут применить постановление ФАС России от 12.10.2006 №53 и обвинить компанию в том, что она получила необоснованную налоговую выгоду. Инспекторы доначислят взносы с пенями и штрафами.

А вот разово применить такой метод безопасно. Организация предоставляет заем в рамках гражданско-правовых отношений. К сотруднику переходит право собственности на имущество – деньги. Такая операция – не объект обложения страховыми взносами (письмо ФНС России от 26.04.2017 № БС-4-11/8019).

Чтобы снизить риск споров с налоговыми инспекторами, составьте с отделом кадров внутренний регламент о выдаче займов сотрудникам компании. В документе предусмотрите возможность прощения займа, причем от заслуг работника на производстве эта возможность не должна зависеть.

Помните: если заключить беспроцентный договор или со ставкой не более 2/3 ставки рефинансирования (ключевой ставки) ЦБ РФ, то придется определять доход сотрудника в виде материальной выгоды от экономии на процентах. НДФЛ с такого дохода удерживают по ставке 35%.

Когда организация простит долг, у сотрудника останется задолженность по уплате процентов. Можно простить сумму займа вместе с задолженностью по процентам либо сразу учесть при выдаче займа сумму будущих процентов. В обоих случаях придется удержать НДФЛ с суммы прощенного долга по процентам.

Чтобы организация не получила коммерческой выгоды от прощения долга, лучше увеличьте сумму займа на величину будущих процентов. Например, компания решила, что премия П. Иванову будет составлять 100 000 рублей. С сотрудником заключила договор под ставку 7%. Предполагается, что задолженность Иванову простят через полгода. Сумма договора займа составит 103 627 рублей. Ежемесячно Иванову начислят процент в размере 604,5 рубля (103 627 рублей x 7% / 12 мес.). Иванов будет вносить эту сумму через кассу либо напишет заявление об удержании из заработной платы. В итоге за 6 месяцев сумма выплаченных процентов составит 3627 рублей (604,5 рубля x 6 мес.), а нетто-сумма премии – 100 000 рублей (103 627 рублей – 3627 рублей).

Если решите прощать сумму долга по договору вместе с начисленными процентами, то сумму займа увеличьте на НДФЛ, который удержите с суммы прощенных процентов. Сумма договора займа в таком случае должна быть 100 457 рублей. Тогда через 6 месяцев сумма процентов составит 3516 рублей, а НДФЛ с суммы процентов – 457 рублей (3516 рублей x 13%). При прощении долга НДФЛ в размере 457 рублей удержите у Иванова. В итоге нетто-сумма премии составит100 000 рублей (100 457 рублей – 457 рублей).

Определив сумму договора займа и ставку процента, подпишите договор с сотрудником. После этого можно перечислять деньги или выдавать из кассы.