В состав координационной группы также должны войти специалисты по процессному управлению. Их роль могут сыграть как внутренние сотрудники предприятия из служб управления бизнес-процессами, организационного развития, управления качеством и т. д., так и привлеченные на временной основе внешние консультанты. Основной их задачей должно являться методологическое и информационное обеспечение работы топ-менеджеров и обеспечение принятия ими решений по проекту.

В больших компаниях рекомендуется более формализовано подходить к формированию этой группы. Для этого нужно заранее описать роли участников в положении о координационной рабочей группе проекта. В этом случае в положении нужно указать, каким топ-менеджерам дается право решающего голоса по проекту, а каким топ-менеджерам и специалистам по процессному управлению — право совещательного голоса.

Рис. 7.1. Этапы типового проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры

На втором этапе проекта координационная группа должна разработать общий агрегированный план проекта, в котором описываются общие цели проекта, основные этапы, сроки и ответственные.

Этот план является типовым и содержит представленные выше этапы. Сформулированные в общем плане цели проекта имеют общий характер, так как их точное формулирование невозможно без выбора процессов для оптимизации и определения ключевых показателей, подлежащих улучшению. Эта работа будет сделана позже, после чего сформированные процессные группы по выбранным для оптимизации процессам начнут разрабатывать детальные планы по своим задачам. Именно в их планах будет точное описание конечных целей и результатов проекта.

Для реализации проектов по оптимизации предприятия на третьем этапе необходимо провести обучение ключевых сотрудников компании методам описания и оптимизации бизнес-процессов, а также основным технологиям построения оргструктуры. В состав ключевых сотрудников, проходящих обучение, в первую очередь должны войти руководители верхнего и среднего уровней управления, а также ключевые специалисты структурных подразделений, которые будут играть значимую роль в проекте улучшения.

Целью такого бизнес-обучения является не только приобретение знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения проекта. В ходе обучения также происходит демонстрация необходимости улучшений и подготовка компании к изменениям. Мероприятия, преследующие вторую цель, называют внутренним маркетингом и PR проекта, который является одним из методов уменьшения сопротивлений.

Второй составляющей этого этапа является техническое обеспечение работ, в ходе которого осуществляется внедрение программных средств описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры. В ходе внедрения осуществляется инсталляция и настройка программных продуктов бизнес-моделирования, обучение пользователей и разработка инструкций по работе с ними.

После проведения бизнес-обучения и инсталляции программных средств координационная рабочая группа проекта приступает к выполнению четвертого этапа. В ходе него происходит выделение и ранжирование бизнес-процессов. Далее на основе стратегии координационная группа осуществляет выбор приоритетных процессов для последующего улучшения. По каждому выбранному процессу должны быть определены ключевые показатели, подлежащие улучшению, а также сформулированы предварительные предложения по достижению этого. Эти результаты далее на шестом этапе будут использованы для разработки планов оптимизации выбранных бизнес-процессов.

В виду значимости четвертого этапа для дальнейшего хода проекта, технология его выполнения будет подробно рассмотрена в следующем разделе.

На пятом этапе по каждому приоритетному процессу должна быть сформирована процессная рабочая группа. Например, если было принято решение оптимизировать три бизнес-процесса, должны быть созданы три рабочие группы.

В состав процессных групп должны войти ключевые участники процессов. Так как процессы верхнего уровня являются сквозными, то процессная команда будет представлена сотрудниками различных функциональных подразделений. Менеджером проекта должен стать сотрудник из отдела, который подчиняется владельцу оптимизируемого процесса. Сам владелец, как правило, в состав процессной группы не входит, так как он уже является членом координационной рабочей группы проекта и должен курировать работу первой. Наиболее оптимальная по управляемости проектная группа включает семь участников. Именно такой размер позволит эффективно и быстро решать проектные задачи.

На шестом этапе каждая процессная группа должна разработать детальный план работ по оптимизации своего бизнес-процесса. В этом плане на основе результатов выполнения четвертого этапа описываются цели и результаты улучшения процесса, разрабатывается детальный перечень работ, определяются ответственные, участники и сроки.

Разработанный план проекта по оптимизации бизнес-процесса согласовывается с координационной группой проекта, в ходе чего окончательно согласуются и утверждаются результаты оптимизации и вытекающие из них объемы работ.

После разработки и утверждения детальных планов процессные группы на седьмом этапе приступают к работам по описанию и оптимизации своего бизнес-процесса и оргструктуры, его поддерживающей. В ходе выполнения этапа каждая группа описывает бизнес-процесс, проводит его анализ и определяет причины его неоптимальности. После этого они разрабатывают способы устранения причин и решения по улучшению процесса, анализируют различные варианты процесса и оргструктуры «как надо», согласовывают решения с координационной группой проекта.