Да, в 1С есть типовая система согласования заявок – определённый маршрут, который можно выполнять и в 1С: ERP и в 1С: Документооборот. Но я показываю вам не маршруты согласования, а дополнительную информацию, которой нужно наполнить типовую заявку. Это доработка печатной формы заявки: добавить состояние взаиморасчетов, условия оплаты, состояние расчётов по бюджетной статье. Это несложно, не занимает много времени, но это делается дополнительно.

И здесь хочу поделиться своими мыслями что же такое цифровизация финансового управления. Для меня – это делегирование максимума обработок данных информационной системе, чтобы система готовила информацию, оставив за человеком лишь бремя принятия решения. Потому что искусственный интеллект еще не в состоянии полноценно заменить человека на этапе принятия решения. Такой же подход я использую и при управлении оборотным капиталом: система готовит все расчеты, показывает результаты расчета человеку, выдает рекомендации. А человек принимает решения, рекомендованные системой, или отклоняет их. Вот это я называю цифровизацией. До какого момента можно делегировать системе принятие решения в казначействе? Если по заявке условия оплаты по договору соответствуют взаиморасчетам с контрагентом на текущую дату, если заявка в пределах бюджета, если платёж идёт по графику в свой платежный день, то теоретически система может сама подготовить платежное поручение и направить его в банк не спрашивая человека. Однако прямо сейчас такой смелый подход в казначействе я бы не приветствовал. Система пока не может полностью заменить человека и, например, распознать мошенничество. Поэтому человек в текущей ситуации должен оставаться на этапе принятия решения. Но всю информацию для быстрого и правильного принятия решения ему должна предоставить система, причем «по одной кнопке».

Возвращаемся к заявке на расходование денежных средств.

Итак, все платежи мы делаем по заявкам на расходование, но заявки часто связаны с заказами поставщику. Посмотрите на такую структуру документов:

Рисунок 9

Сначала Заказ поставщику, потом Заявка, и на основании Заявки платежное поручение.

К Заказу привязана не только Заявка на расходование, одна и вторая, а также платежные поручения, документ поступления, счёт-фактура.

То есть как шашлык насаживают на шампур, так и на заказ поставщику «насажены» все документы в системе. Это важная функция систем 1С – показывать структуру подчиненности документов, я ей активно пользуюсь в производственных и торговых компаниях.

Более того, взаиморасчёты с поставщиком вы можете видеть в разрезе заказов. То есть не просто сальдо по расчётам: минус 200 тысяч, а вы можете видеть, по какому заказу переплата, по какому заказу, наоборот, недоплата – это тоже удобно. А если заказ меняется, допустим, вы заказали поставщику 200 штук номенклатуры, потом по каким-то причинам вы заказ меняете на 150 штук, то должно сохраниться первоначальное количество. Это называется аудиторский след, что вы всегда сохраняете информацию о первоначальных намерениях.

В институте МИРБИС такой потребности вести позаказный учет не было, потому что институт не производственная и не торговая компания. Он закупает, например, канцтовары, но это мизерные доли процентов в обороте МИРБИС и поэтому позаказный учет вести нет необходимости. А вот в производственной компании закупки материалов и комплектующих могут составить 60 % и более всех расходов. Соответственно, это важная часть, и поэтому все эти расходы должны оформляться только через заказ поставщику и через заявку на расходование.

Если вы умеете планировать не только расходы, но и доходы, то вы можете построить платёжный календарь. Когда я был управляющим партнером производственной компании, мне было важно иметь работающий платежный календарь. Потому что 80 % отгрузок проходили с отсрочкой платежа. Отсрочка доходила до 90 дней, например, для торговой сети МАКСИДОМ. Соответственно, в момент отгрузки продукции мы можем расписать наш календарный план поступлений на 90 дней вперёд.

Также и расчёты с поставщиками. У нас были крупные закупки с большим сроком предоплаты или отсрочки: это алюминий и пластик, и мы могли за месяц – два планировать свои расходы.

Планируя расходы и поступления, мы получаем платёжный календарь.

Для чего он нужен? Первое, мы можем видеть кассовые разрывы. Если формировать платежный календарь в 1С, то дата, когда на расчетном счете предполагается отрицательный остаток, выделяется красным цветом. Чем раньше мы узнаём о кассовом разрыве, тем дешевле можно его закрыть. Можно вступить в переговоры с поставщиками и просить передвинуть дату оплаты аванса или просить отсрочку оплаты, можно вступить в переговоры с покупателями: «если сможете оплатить раньше, я вам дам скидку на следующую закупку». Можно подключить факторинг или кредитную линию из банка. Когда вы узнаёте об отсутствии денег на расчётном счёте прямо сегодня, это значит движением денег вы не управляете. И это может перерасти в хронический кассовый разрыв, хронический дефицит, этого нужно стараться не допускать. Это дело чести финансового директора не допускать такие «внезапные» кассовые разрывы, а иметь возможность предусмотреть их заранее.

Но нужно уметь отличать временный кассовый разрыв от пути к банкротству. Поэтому строить только бюджет движения денежных средств недостаточно. Нужно строить бюджет доходов и расходов. Если у вас бюджет доходов и расходов положительный, прибыльный, то все отрицательные всплески в бюджете движения денежных средств, в платёжном календаре можно считать временными и не нужно бояться их закрывать сторонним финансированием: либо из банка, либо из факторинговой компании. Но если ваш бюджет доходов и расходов отрицательный, то есть там убыток, то это может быть первым звонком, что пропасть рядом. Тогда, прежде чем «затыкать дыры» в кассовом плане сторонним финансированием, нужно увеличить прибыльность компании. Поднять цены, либо сократить расходы, выйти на новые рынки и так далее. Это вопрос уже более серьёзного планирования.