Я предпочитаю работать с относительно старой версией – Microsoft Excel 2010. Для этого нет особых причин, дело привычки. В отношении задач, с которыми мне приходится сталкиваться, этой версии хватает. Да и кроме того, для меня это инструмент скорее дополняющий мою специализацию, не является основным элементом моей работы. Всё же я в большей степени бизнес-архитектор, занимающийся проектированием процессов в организации и ни в коем случае не программист. Именно из-за ограниченности моих знаний в области программирования и получилось разработать доступные многим системы учёта, для создания которых не нужны специализированные знания в области программирования. Вам достаточно уверенных знаний Microsoft Excel 2010. Которые вы сможете получить в процессе создания предлагаемых прикладных решений.

Воспользовавшись моей серией книг, вы сможете обеспечить свой бизнес всем наиболее важными системами учёта. Ну и так как моя специализация не программирование, а проектирование, я не смогу обойтись без объяснений специфики системы учёта, для которой мы будем собирать таблицу. Так что в этом издании будет коктейль из информации о том, как учитывать с информацией чем это делать. Так сказать, перемешаем в равных пропорциях.

По мере развития бизнеса у предпринимателя постепенно расширяется перечень одолевающих вопросов. Вначале ему нужно знать ответ на вопрос «чего и сколько?». Потом добавляется «когда?», потом появляется необходимость знать «где именно?», «для кого именно?» и так далее. С каждым витком развития вопросов становится всё больше, а отсутствие ответов на них обходится всё дороже.

Естественно, имеет смысл начинать вести учёт, как только появляется движение товара. Имеет смысл сразу же начинать пользоваться системой, которая способна ответить на вопросы, немного опережающие вашу текущую потребность. Правда, тут важно не переборщить, так как если мы с вами начнём замахиваться с разу на все возможные ответы складского учёта, то монстр, который получится, не то чтобы превзойдёт возможности Microsoft Excel 2010, а потребует серьёзных ресурсов, которые даже для крупной компании не всегда доступны.

Теперь давайте разберёмся с хитростями систем учёта на складе.

Первый миф который чаще всего приходится встречать, общаясь с предпринимателями на тему складского учёта – это место хранения. Нужно понимать, что склад— это не место хранения, а скорее в большей степени виртуальное понятие. Например, когда товар едет от поставщика, то он явно не на нашем складе, но мы уже ведём учёт. Мы будем учитывать товар в пути как отдельную категорию, особенно если мы можем его отгружать в процессе движения.

Грубо говоря, воспринимать склад как отдельное помещение, в котором хранится товар, совсем не правильно. Если мы с вами дали сотруднику на какое-то время инструмент, то теперь инструмент хранится на складе по имени этого сотрудника. Если на нашем складе стоит 10 стеллажей, то можно считать, что каждый стеллаж и каждая полка – это отдельный склад или место хранения (кстати это и есть ячеистая система хранения или адресный склад).

Можно ещё шире смотреть на это понятие, и тогда мы с вами получим максимум от нашего складского учёта. Если мы с вами заказали товар у поставщика, то его можно тоже воспринимать как некий склад. Так же можно рассматривать и товар, который уже едет к нам.

Если мы с вами имеем дело с производством, то материалы, которые мы передали в цех, не исчезли, мы их не списали, а всего лишь переместили. То есть цех для нас тоже своеобразный склад или место хранения.

Подводя итог, место хранения – это более широкое понятие, чем просто помещение или ячейка. Местом хранения можно считать любую точку маршрута движения наших материальных ценностей.

В рамках Excel мы будем с вами иметь дело с простой информационной системой. Если же мы проектируем систему учёта в более совершенной и мощной среде (например современные версии 1С), то мы можем задать дополнительные характеристики каждому месту хранения (точке на маршруте движения товаров или сырья). Мы можем столь точно описать место хранения, что человеческий фактор будет сведён к минимуму, а в определённых условиях он может вообще не влиять. Мы очень близки к тому, что роботизация достигнет этого и на нашем складе будут работать роботы. Описание мест хранения будет маршрутизировать роботов. Ну а пока за счёт корректного описания мест хранения, мы будем минимизировать нерадивость сотрудников.

Так как мы будем в минимальном объёме пользоваться данным понятием в рамках создаваемой таблицы, остановимся на этом вопросе в этой части. Если же вы захотите более подробно познакомиться с этим, то я готовлю отдельную книгу о бизнес-процессах склада. Там этот вопрос будет разобран детальнее.

Очень удобно, когда место хранения связывают с перечнем того, что там хранится. Самый простой пример, это когда мы отводим отдельное пространство для хранения брака или товара, который требует каких-то дополнительных операций, например упаковки. На производственных предприятиях очень удобно привязывать место хранения к этапу производства. Так, например, можно хранить инструмент или какие-то расходники для конкретного цеха, станка, участка производственной линии. Этот вопрос можно реализовать как через специализацию места хранения к конкретной номенклатуре, так и фиксируя, для кого мы это храним. А вот наименование того, что мы храним может быть одинаковым для нескольких выделенных мест хранения.

Например, у нас есть собственное производство – и то, из чего мы производим, мы ещё и продаём. В этом случае у нас будет два склада, один для производства, другой для продаж. По сути, и там и там хранится один и тот же товар, но за счёт того что мы разделили хранение на 2 условных места, можно выставить разные неснижаемые остатки для каждого склада, хранить в разных единицах хранения (в коробках для продаж, а для производства в штуках).

Удобно фиксировать габариты как самого места хранения, так и предметов, которые мы там храним. Представьте себе, что на нашем складе хранится крупно габаритный и совсем мелкий товар. Например мы занимаемся продажей станков. Станки большие, а вот расходники к ним могут быть совсем маленькими.