Независимо от того, какой системой мы пользуемся, нам нужно номенклатуру распределить на логически обоснованные группы. Это связано и с тем, что у каждой номенклатуры может быть огромное множество дополнительных характеристик. Причём характеристики могут быть настолько различны, что придётся продумывать отдельную форму (карточку) для каждой группы номенклатуры.

Представьте себе, что у вас пищевое производство. Ваше сырьё – это продукты питания. Для обслуживания оборудования вам нужны запчасти. Ясное дело, что у сахара например, будет один набор характеристик, а вот описать подшипники или прокладки и всё их разнообразие, тут вообще другой принцип.

Поэтому мы с вами выделим отдельные номенклатурные группы для бакалеи и для запчастей. В условиях создания таблицы, для ведения складского учёта, мы просто выделим отдельные группы и всё, а если мы работаем с более сложной системой (например 1С), то будем разрабатывать отдельную карточку номенклатуры для каждой такой специфичной позиции (у бакалеи будет своя карточка, у запчастей своя, у бытовой химии или спецодежды своя).

В любом случае, нам нужно начать с того, что необходимо классифицировать номенклатуру. Для того, чтобы избежать сложных рассуждений на тему построения классификаций и теоретизирования на тему выбора методов группировки, декомпозиции множеств, просто приведу ряд примеров из практики и поясню их.

И нужно напомнить, что тема складского учёта очень стара. Зачастую многие классификаторы и справочники уже давно составлены и их можно купить или запросить у поставщика. Нередко такие справочники поставляются вместе с системой учёта. Поэтому, прежде чем заныривать в творчество с построением своих названий и классификаций, имеет смысл приложить усилия к поиску готовых справочников.

Кроме того, готовые справочники имеют ряд важных преимуществ. Они общепринятые, а значит вы будете говорить на одном языке с поставщиками и профессионалами занимающимися этой номенклатурой. В ряде случаев это может вам сэкономить и время, и деньги. Среди технарей существует особое отношение к клиентам, которые способны правильно назвать необходимую им прокладку или подшипник.

В моём профиле на (вот ссылка) скоро появится отдельный бизнес-процесс о работе склада, в нём я уделю отдельно внимание вопросам описания номенклатуры. Советую подписаться, чтобы не пропустить это издание.

Если мы корректно ведём записи (регулярно и целостно), то возможности таблицы, которую мы с вами создаём, приятно удивят вас. В отчётах можно увидеть очень многое и заблаговременно отреагировать, избежав нехватки товаров или сырья, вовремя заметить перерасход, выявить воровство. Ну и банально понимать что, где и сколько у вас есть.

В вопросе отчёта есть одна хитрость, которую правильнее отнести не конкретно к складскому учёту, а скорее вообще к принципам управленческого учёта и аналитики данных. Этот принцип работает и тогда, когда мы с вами контролируем продажи, анализируем воронку продаж, и тогда, когда мы решаем вопросы управления финансами. И естественно, в отношении складского учёта. Даже если мы с вами будем говорить о психике человека, то и тут этот принцип работает.

Для того, чтобы сделать хоть какой-то вывод, нам нужно как минимум два значения. Другими словами что-то с чем-то сопоставить. Вот, собственно, в этом и состоит суть практически любого отчёта. Просто в некоторых случаях мы это делаем в уме, а в некоторых сопоставляя цифры, которые непосредственно есть в отчёте.

Исходя из этого, все отчёты можно разделить на 3 группы:

То, что мы сопоставляем с контрольными значениями (например, неснижаемый остаток).

То, что мы сравниваем по периодам (например, расходы за зимние и летние месяцы года).

Третья группа – сравнение между объектами (например, продажи на разных торговых точках).

Например, нам нужно обеспечить неснижаемый запас. Для этого мы рассчитали скорость расходования (время за которое мы продаём товар + сколько времени нам нужно, чтобы пополнить запасы) или нам нужно проконтролировать, чтобы небыло перерасхода (для этого мы установим лимит отгрузки в месяц). Оба примера потребуют от нас установки некой нормы и, далее мы будем сравнивать фактические остатки или расход с этой нормой.

Мы можем сравнить расход (продажи) кофе летом и зимой и обнаружить, что на зимний период нужно кофе запасать больше, а вот минеральной воды запасы снижать. Этот вариант предполагает сравнение расходов по периодам.

Если у нас с вами несколько магазинов, то естественно, нам нужно знать, какой из них нуждается в больших запасах одного товара, а в каком этот товар не продаётся.

Для того чтобы была возможность пользоваться тем или иным отчётом, нужно позаботиться заранее. Так, если мы хотим сравнивать продажи между магазинами, нам нужно каким-то образом это записать, предусмотреть соответствующий реквизит.

Мы будем с вами более детально рассматривать вопросы построения отчётов и их анализ в процессе создания таблицы. На этом этапе важно сформировать общее представление.

Переходим к разработке самой таблицы.

Ради того, чтобы вопрос проектирования структуры таблиц был прозрачен и понятен, мы с вами и заглядывали в основы складского учёта и обсуждали особенности отчётов.