Место хранения может быть обозначено и по его расположению. Например, у нас есть помещение и уличный склад. Причём это необязательно будет определять то, что хранится на этом складе.

У одного моего клиента в качестве склада использовался его собственный гараж, расположенный на его участке около дома. При этом учёт вели, не отражая, где именно лежит товар. В результате были проблемы и с доступностью товара, и с проведением инвентаризации.

Место хранения может быть ограничено и по операциям, производимым на этом складе. Например, у нас может быть склад, с которого мы отгружаем только в производство, для его нужд. Другой склад может работать только на продажи. В определённых случаях это может быть спасением. Так, на одном предприятии были постоянные конфликты с сотрудниками производства. Их постоянно дёргали на отгрузки материалов, которые продавали. При этом у отдела продаж был собственный склад, на котором работали грузчики. Но иногда менеджеру было удобнее отправить покупателя на производство и отгрузить его с производственного склада. Это добавляло суеты и путаницы и для снабженца, и для производства, и в итоге была путаница для отдела продаж.

Есть ещё один интересный момент по поводу мест хранения. Не очень часто, но всё же в некоторых случаях этот момент очень сильно помогает. Места хранения делят на 2 типа. Один тип – это склад длительного хранения, а второй тип это оперативный склада. С длительного хранения запрещают отгружать куда либо, только на склад оперативных запасов, а вот с оперативного склада допускают любые типы отгрузок. Такой приём упрощает управление сроком годности (на оперативный склад всегда отгружают то, что нужно быстрее продать), помогает оптимизировать площадь хранения, упрощает управление запасами (детальней, почему и как это работает, будет в издании с бизнес-процессами склада).

Подводя итоги…

Место хранения – это в первую очередь, информационная сущность, которая может никак не быть связана с физическим местом. Место хранения может быть в полной мере виртуальным понятием и отражать движение товара. Например, «Товар в пути».

При этом каждое место хранения, независимо от того, для чего мы его обозначили, необходимо вести в полном объёме. То есть у нас есть в отношении каждого места хранения приходные операции и расходные операции, в большинстве случаев и инвентаризация проводится в отношении конкретного места хранения.

В сложных системах учёта места хранения могут быть описаны отдельным набором алгоритмов. Выделение мест хранения является одним из обязательных элементов роботизации склада. При регламентации работы склада выделение мест хранения так же способно значительно упростить и конкретизировать специфику хранения.

Учёт на складе можно свести всего к двум основным операциям. Одна – это пополнение запасов, а вторая – расходование. Многие считают, что при работе со складом достаточно всего двух операций и нет смысла заворачиваться с какой-либо детализацией. В реальности же все немного сложнее. Если мы хотим не просто контролировать остатки на складе, имеет смысл немножко заморочиться. При правильном ведении учета мы будем понимать больше – начиная от динамики продаж, заканчивая эффективностью работы сотрудников.

В складской таблице, которую мы будем с вами разрабатывать, этот момент будет отражён практически в полной мере. Мы будем его активно использовать в аналитике движения товаров через наш склад.

Естественно, многое зависит от специфики вашей деятельности. На производстве перечень приходных/расходных операций будет один, у оптовой компании будет другой, в общепите третий, у e-commerce тоже будет своя специфика. Это касается и расходных, и приходных операций.

Кроме того, что у нас есть операции, увеличивающие или уменьшающие наши запасы, необходимо их ещё отличать и по такому признаку, как внешние и внутренние операции. Так, если мы будем с вами с одного склада перемещать на другой склад, то это будет перемещение. В отношении одного склада это будет перемещение – расход, а для другого перемещение – приход. Другими словами, видя слово перемещение, мы с вами всегда будем знать, что товар не покинул пределы нашей организации, а просто сменил «прописку».

В отношении пополнения склада, очень удобно разделять на такие операции, как закупка (приобретение товара у поставщика) и возврат (когда клиент вернул невостребованный или бракованный товар). Если у вас собственное производство, то помогает и такая операция как «Произведено». Опять же тут всё индивидуально. Зачастую в классических системах учёта такого рода моменты решаются за счёт контрагента. Например, в 1С нередко создают так сказать технических контрагентов с соответствующем названием («Цех 1», «Токарка» и т.д.). Но логика остаётся та же.

Мы с вами сможем достаточно легко отличать особенности движения товара по складу при помощи названия расходной \ приходной операции.

Следующий момент касается инвентаризации и заведения начальных остатков. Редко бывает так, что склад создаётся на «пустом месте». Поэтому нам нужно каким-то образом ввести начальные остатки.

Кроме того, в процессе работы неизбежны ошибки. И чтобы поддерживать достоверность данных учёта и фактического склада, мы будем проводить инвентаризации. Естественно, будут возникать расхождения. Эти расхождения нужно как-то в очевидной форме внести в нашу систему учёта.

В традиционных системах учёта это делается при помощи специального документа «инвентаризационная ведомость». Мы это будем делать при помощи специальной операции «Корректировка». В том случае, если обнаруживаем недостачу, то у нас будет операция «корректировка – расход», если нашли излишки, то «корректировка – приход». Соответственно и начальные остатки мы будем проводить при помощи «корректировка-приход»

Вопрос классификации, описания номенклатуры очень часто вызывает массу вопросов и сложностей. Так как мы с вами замахнулись на более комплексную задачку, чем просто собрать таблицу для складского учёта, и нам нужно ещё и разобраться в базовых вопросах построения складского учёта, мы уделим этому вопросу внимания больше, чем необходимо для разработки таблицы. Кроме того, при создании сложных систем учёта эксель нередко применяется как дополнительный инструмент в построении классификатора номенклатуры. Начнём с простого.