Нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Как проверить достоверность бухгалтерских данных

Итак, с основными правилами и принципами ведения бухгалтерского учета мы более или менее разобрались, уже знаем, что основой для создания бухгалтерских записей являются документы, а сами бухгалтерские записи называются проводками и отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Однако в обязанности бухгалтерии входит не только ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством, но и выполнение контрольных функций, а именно проверка соответствия фактических данных данным бухгалтерского учета. Например, в бухгалтерии числится остаток товарно-материальных ценностей на складе предприятия на сумму 100 000 рублей. Но это далеко не всегда означает, что фактически так оно и есть: ведь могут быть случаи пересортицы, излишков и недостач. Кроме этого, излишки и недостачи могут быть и в кассе предприятия; также необходимо периодически проверять наличие производственного и иного инвентаря и т. п.

По каким же причинам фактические данные могут отличаться от данных бухгалтерского учета?

В первую очередь это могут быть причины естественного характера: потери при хранении и транспортировке, а также изменение массы или качества в результате воздействия окружающей среды. Например, при повышенной влажности воздуха масса таких товаров, как мука или сахар, будет повышаться, а при пониженной влажности – понижаться, что вполне естественно. Отмечу, что подобные изменения количества или качества товарно-материальных ценностей по естественным причинам допускаются в размерах, которые определены действующим законодательством, – нормами естественной убыли. Если количество того или иного товара уменьшилось по естественным причинам в пределах этих норм, то это не считается нарушением и соответствующим образом отражается в бухгалтерском учете.

Среди распространенных причин, по которым могут возникать расхождения между фактическими и бухгалтерскими данными, следует отметить неточность в ходе приема и отпуска товарно-материальных ценностей: неправильное взвешивание или замер, случайная замена одного сорта другим и т. п.

Также следует выделить ошибки в бухгалтерском учете: описки, арифметические просчеты и т. д. Возникновение подобных ситуаций чаще всего обусловлено пресловутым человеческим фактором.

Еще одной важной и неприятной причиной возникновения расхождений между фактическими и бухгалтерскими данными являются различного рода злоупотребления: обвесы, обсчеты, хищения и т. п. В данном случае приходится не только вносить соответствующие изменения в бухгалтерские данные, но и взыскивать суммы недостач с виновных лиц. Более того, нередко в подобных ситуациях приходится ставить вопрос о привлечении злоумышленников к уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Реализация контрольных функций бухгалтерского учета достигается путем периодического проведения инвентаризаций.

Что же она собой представляет и какое ей можно дать определение?

В общем случае инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия товарно-материальных ценностей и иного имущества предприятия в натуральном выражении (штуки, комплекты, наборы, литры, килограммы и т. д.) данным бухгалтерского учета. Целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета, а также сохранность товарно-материальных ценностей и иного имущества (в том числе денежных средств) предприятия. Инвентаризация проводится в случаях, установленных действующим законодательством, в обязательном присутствии материально ответственных лиц.

В настоящее время на российских предприятиях проводится два вида инвентаризации: полная и частичная.

В процессе проведения полной инвентаризации охватывается все без исключения имущество предприятия: основные средства, товарно-материальные ценности, капитальные вложения, готовая продукция, незавершенное производство, денежные средства и др. Полная инвентаризация обычно проводится один раз в год перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января следующего года.

Частичная инвентаризация предполагает проверку какого-либо одного вида активов или пассивов предприятия и может проводиться несколько раз в год, по мере надобности, если иное не предусмотрено действующим законодательством. С помощью частичной инвентаризации можно проверить, например, денежные средства предприятия, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, расчеты с банком и т. д.

В общем случае порядок проведения инвентаризации выглядит следующим образом. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации, в котором определяет сроки ее проведения и утверждает состав инвентаризационной комиссии. В состав этой комиссии в обязательном порядке должен быть включен главный бухгалтер предприятия. Если речь идет об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то к началу проведения инвентаризации все они должны быть аккуратно разложены материально ответственным лицом по сортам, размерам, видам и иным признакам. При этом к началу проведения инвентаризации обязательно должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится отдельно по каждому месту хранения (иначе говоря, если на предприятии имеется несколько складов, то инвентаризация должна быть проведена отдельно на каждом складе) и материально ответственному лицу. Фактическое наличие ценностей устанавливается путем подсчета, взвешивания, обмера и иных подобных действий в зависимости от конкретной ценности и ее единицы измерения. Количество предметов в неповрежденной упаковке изготовителя допускается не пересчитывать.