Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемой им хозяйственной операции. Эти реквизиты перечислены ниже.

Название первичного документа (например, Платежное поручение, либо Товарно-транспортная накладная, либо Акт выполненных работ и т. п.).

Наименования организаций – участников хозяйственной операции.

Дата составления первичного документа.

Номер документа.

Содержание хозяйственной операции, которая оформляется данным документом. Здесь в краткой форме отражается суть операции. Например, операцию для платежного поручения можно сформулировать следующим образом: «Предоплата за товарно-материальные ценности по договору № 5 от 25.02.2007». Для документа «Акт списания товарно-материальных ценностей» формулировка может выглядеть так: «Списание в связи с истечением срока годности» и т. п.

Сумма хозяйственной операции. Для товарно-сопроводительных первичных документов должна быть заполнена спецификация документа (то есть перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и цены каждой позиции).

Подписи уполномоченных лиц, ответственных за совершение данной хозяйственной операции, скрепленные печатью (печатями) организаций-участников сделки.

При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению бухгалтерией предприятия. Помимо перечисленных реквизитов в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику хозяйственной операции либо поясняющие те или иные ее аспекты.

Прочие документы, используемые на предприятии

Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и документы бухгалтерского оформления. Рассмотрим подробнее каждый из этих видов.

Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры – различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты, чеки и др. Все они не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения операций и не являются основанием для отражения их в учете.

В большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих ситуациях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа (либо нескольких распорядительных документов). Чтобы было понятнее, приведу несколько наиболее характерных примеров.

Сотруднику предприятия выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным документом, но на ее основании можно его составить (товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности). Если же доверенность выдается сотруднику предприятия для получения денежных средств, то на ее основании будет составлен другой первичный документ – расходный кассовый ордер.

Аналогичная ситуация с чеком: сам по себе он не является первичным документом, но на его основании составляется расходный кассовый ордер, который таковым является.

На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату (предоплату) полученных ценностей, акт выполненных работ (оказанных услуг) и т. д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные документы формироваться не будут.

К документам бухгалтерского оформления относятся различного рода группировочные ведомости, журналы-ордера, расчеты, бухгалтерские справки и т. п. Они могут составляться только на основании первичных документов. Документы бухгалтерского оформления являются собственно хранилищем бухгалтерской информации: в них отображаются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета, выполняются расчеты и фиксируются результаты этих расчетов. При составлении бухгалтерской отчетности большинство информации берется именно из документов бухгалтерского оформления.

Помимо рассмотренных в бухгалтерском учете могут применяться документы и других видов, но менеджеру их знать совсем не обязательно. Однако стоит обратить внимание на нормативно-правовые документы, которые занимают важнейшее место в бухгалтерском учете.

Нормативно-правовые документы

К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. Среди них в первую очередь следует отметить Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс РФ.

Нормативно-правовые документы являются основополагающими среди используемых в бухгалтерском учете. Ведь даже первичные документы, на основании которых делаются бухгалтерские записи, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют порядок расчета налогов и неналоговых платежей, принципы и правила ведения бухгалтерского учета, утверждают план счетов, вводят в действие изменения и дополнения в действующем порядке ведения бухгалтерского учета. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются бухгалтеры: например, правила ведения кассовых и банковских операций, порядок проведения зачетов взаимных требований, осуществление бартерных операций и т. п.