Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданных кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет:

– на хозяйственно-операционные расходы;

– на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий и уполномоченных предприятий и организаций;

– на расходы структурных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности предприятия.

Размер денежных средств и сроки, на которые они выдаются под отчет, определяются руководителем предприятия. С этой целью на предприятии издается организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т. п.).

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы: на хозяйственные нужды; на оплату товаров (работ, услуг); на служебные командировки и пр.

Перед направлением работника в командировку бухгалтерией предприятия рассчитываются его предполагаемые расходы и в пределах рассчитанных сумм работнику из кассы выдается аванс.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться о потраченных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Для этого он составляет и представляет в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) и прикладывает к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы. Это могут быть билеты до места назначения и обратно, квитанции за пользование постельными принадлежностями, счета гостиницы, командировочное удостоверение с отметками о датах выбытия в командировку, о датах прибытия и выбытия в организации, куда он был направлен, а также о дате возвращения. Кроме того, к авансовому отчету нужно приложить служебное задание для направления в командировку с кратким отчетом о его выполнении.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Трудовым законодательством предусмотрена обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю (ст. 238 ТК РФ).

Статьей 243 ТК РФ предусмотрены различные основания полной материальной ответственности. В частности, в соответствии с п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность работника наступает при выявлении недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора.

Заключение договора о полной материальной ответственности предусмотрено п. 32 и 33 Порядка ведения кассовых операций.

Минтруда России постановлением от 31 декабря 2002 г. № 85, утвердил перечень должностей работников, а также работ, при выполнении которых может вводиться полная материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, и типовые формы договоров.

В этот перечень включены кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Предметом договоров о полной индивидуальной материальной ответственности является возмещение работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Подписание договора о полной материальной ответственности с кассирами целесообразно проводить одновременно с подписанием трудового договора. В тексте трудового договора нужно оговорить и условия работы, и то, что она будет связана с приемом и выдачей наличных денег на условиях полной материальной ответственности работника.

При подписании договора могут быть оговорены конкретные обязательства работодателя, которые он обязан выполнить для создания условий хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Кроме того, необходимо под расписку ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, проинформировать его о функциональных обязанностях и о порядке документального оформления кассовых операций с использованием контрольно-кассовой техники, а также о порядке сдачи денежной выручки инкассаторам или в кассу организации.