В интересах как работника, так и работодателя до заключения договора о полной материальной ответственности необходимо провести инвентаризацию (проверку наличия) имущества, вверяемого работнику. Такая инвентаризация (проверка) может также проводиться при уходе материально-ответственных лиц в отпуск, возвращении из отпуска, продолжительной болезни и увольнении.

Взысканию ущерба, причиненного недостачей, должно предшествовать определение его размера. При определении размера возмещения ущерба по трудовому праву неполученные доходы (упущенная выгода) не учитываются и взысканию не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение и восстановление имущества.

По общему правилу размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и повреждении (порче) имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).

Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июля 1995 г. № 49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В обязательном порядке инвентаризация проводится:

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально-ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации.

Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств применяется унифицированная форма № ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Другие сроки проведения инвентаризации можно устанавливать самостоятельно, причем их нужно зафиксировать в учетной политике организации.

Кроме общих правил по проведению инвентаризации имущества и обязательств должен соблюдаться Порядок ведения кассовых операций. Так, п. 37 данного Порядка предусмотрено, что в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Их фактический остаток в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Как следует из этого пункта, в организации кроме ежегодной инвентаризации необходимо проводить и регулярные внезапные проверки денежной наличности.

Проверки кассы можно проводить с любой периодичностью – как ежемесячно, так и ежеквартально. Главное – проверять кассу внезапно, чтобы кассир не знал заранее о запланированной проверке.

Примерная форма акта такой внезапной проверки приведена в приложении 4 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Правом проводить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины наделены и аудиторы при проведении аудита в соответствии с заключенными договорами, и учредители организации (ревизионная комиссия (ревизор), которая образуется в соответствии с учредительными документами организации).

Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.

В ходе проверки представители контролирующих органов изучают все кассовые документы. Если будет установлено, что бухгалтер неправильно оформляет поступающие в кассу деньги, у предприятия возникнет вероятность быть привлеченным к ответственности за «неполное оприходование» выручки.

Так, многие кассиры, работающие на ККМ, неправильно оформляют возврат денег покупателям. Это приходится делать, если клиент сначала пробил чек, а потом отказался от покупки.

По правилам эксплуатации ККМ, утвержденным приказом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, кассир должен забрать у клиента неиспользованный чек и подписать его у директора или заведующего, затем составить акт о возврате денежных сумм покупателям по форме № КМ-3. В конце дня кассир должен записать выданную клиентам сумму в графе 15 журнала кассира-операциониста, а неиспользованные чеки приклеить на отдельный лист бумаги. Вечером он должен сдать их в бухгалтерию вместе с актами о возврате.