Автозаполнение ячеек

Автозаполнение имеет целью быстрое заполнение диапазона ячеек одним и тем же значением, а также используется для копирования формул.

Самый простой способ заполнения ячеек рядами данных заключается в следующем:

1) выбрать ячейку;

2) установить указатель на квадрат в правом нижнем углу ячейки – он примет вид черного крестика;

3) нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещать указатель, охватывая область, куда необходимо копировать.

При автозаполнении ячеек с определенным изменением значения:

1) задать в соседних ячейках два значения, разность между которыми определяет шаг прогрессии. Например, в ячейку B3 записать цифру 5, а в ячейку B13 – цифру 10;

2) выделить весь диапазон блока ячеек (в нашем примере – B3:B13);

3) выполнить команду Правка Заполнить Прогрессия (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Окно Прогрессия.

4) нажать OK. В принятом нами диапазоне ячеек получим автозаполнение ряда значений: 5; 5,5; 6; 6,5; 7; 7,5; 8; 8,5; 9; 9,5; 10.

Упражнение 4.2. Прайс-лист на товары

Закрепим полученные выше теоретические знания на практике составлением в Excel прайс-листа на товары в зависимости от курса доллара. Для этого:

1. Подготовьте таблицу, состоящую из столбцов: Наименование товара, Цена в рублях, Цена в долларах США. Заполните все столбцы, кроме столбца Цена в рублях. Перечень товаров введите по вашему усмотрению. По необходимости измените ширину столбцов и задайте для таблицы обрамление.

2. В столбце Цена в рублях введите формулу для перевода стоимости товара в долларах в стоимость товара в рублях в зависимости от курса доллара. При этом имеет смысл отвести под значение курса доллара отдельную ячейку, на которую ссылаться в формуле. Ссылка должна быть абсолютной, то есть значение курса доллара нужно брать из ячейки с фиксированным адресом, например $C$3.

3. Выше таблицы напишите строчку Текущий курс доллара на сегодня, а рядом выделите ячейку, в которую будет вводиться курс доллара. Введите в ячейку значение курса доллара на сегодняшний день, например 27 рублей. Предположим, что 27 находится в ячейке $C$3.

4. Выполните команду Вставка Имя Присвоить. В появившемся диалоговом окне необходимо «ячейке», адрес которой автоматически приведен в поле Формула, присвоить имя Текущий курс доллара на сегодня и нажать кнопку OK.

5. Введите формулу для подсчета цены в рублях. Для этого выделите самую верхнюю пустую ячейку столбца Цена в рублях и введите формулу следующим образом: наберите знак «=», затем щелкните мышью по ячейке, в которой размещена цена в долларах (справа), после этого введите знак «*» и в раскрывающемся списке выберите мышью имя ячейки Текущий курс доллара на сегодня. Теперь формула набрана и выглядит так: =D7*Текущий_курс_доллара_на_сегодня. Затем размножьте формулу вниз, воспользовавшись автозаполнением.

6. Выделите соответствующие рублевые ячейки и командой Формат Ячейки Денежный примените к ним денежный формат числа.

7. Поставьте текущую дату выпуска прайс-листа. Для этого:

• выделите ячейку ниже таблицы и напишите в ней текст: «Дата прайс-листа»;

• поставьте курсор в ячейке правее и выполните команду Вставка Функция, затем выберите категорию функции Дата и время, а среди имен функции остановитесь на Сегодня и нажмите OK. Один из возможных вариантов выполнения описанного упражнения показан на рис. 4.3.

Рис. 4.3. Результат выполнения упражнения.

Функции

Функция – это математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Функция – переменная величина, значение которой зависит от значений других величин (аргументов). Функция состоит из имени и одного или нескольких аргументов, заключенных в круглые скобки. Например: =МАКС(C3:C12). Другими словами, функция – это встроенная в программу Excel готовая формула.

В программе Excel можно использовать свыше 600 функций, которые разделены на категории: математические, финансовые, статистические, текстовые, логические, даты и времени, ссылки и массивы, работа с базой данных, логические, инженерные, информационные, математика и тригонометрия, определенные пользователем, проверка свойств и значений.

Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен специальный мастер функций, который можно вызвать нажатием кнопки/* на стандартной панели инструментов (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Мастер функций.

В списке Категория можно выбрать категорию функций (например, Логические).

В списке Выберите функцию будут перечислены имена всех функций, входящих в данную категорию. После нажатия кнопки OK будет необходимо ввести в функцию аргументы.

Примеры функций MS Excel

Рассмотрим некоторые из популярных функций программы MS Excel.

Функция СРЗНАЧ (список аргументов) – вычисляет среднее арифметическое значений всех аргументов. Например, функция СРЗНАЧ(A1:A5) подсчитает среднее значение чисел, записанных в ячейках A1, A2…, A5.

Функция МАКС (список аргументов) – выберет максимальное число из списка аргументов, а функция МИН (список аргументов) – выберет минимальное число из списка аргументов. Например, МАКС (A1:A5) выберет максимальное из чисел, записанных в диапазоне А1, A2…, A5.