Упражнение 4.3. Учет товаров

В любом магазине необходимо вести учет прихода и расхода товаров, ежедневно иметь перед глазами остаток, иметь возможность распечатать данные и т. д. Рассмотрим связанный с подобными задачами практический пример, посвященный учету товаров в магазине.

Шаг 1. Создание исходной таблицы

Предположим, что мы имеем дело с магазином рыболовных товаров и исходные данные таблицы выглядят примерно так, как на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Исходная таблица рыболовных товаров.

При создании такой таблицы были применены следующие приемы ее редактирования:

• обрамление ячеек инструментом Границы с использованием команды Формат Ячейка Граница;

• выравнивание текста в ячейке кнопкой По центру;

• в ячейках, содержащих цены, командой Формат Ячейки Вкладка-Число Числовые форматы Денежный установлен денежный формат числа;

• в поле Сальдо вставлены формулы для подсчетов количества остатка.

Шаг 2. Создание формы

Заполнение созданной выше таблицы можно продолжить в режиме формы. Для этого выделите таблицу без верхней строки заголовка, но при этом обязательно захватите нижнюю незаполненную строку. Выполните команду Данные Список Создать список, а затем команду Данные Форма. Вы получите форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окна редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Теперь вы имеете свою таблицу в форме отдельных карточек-записей (каждая из которых представляет строку таблицы) – рис. 4.13.

Рис. 4.13. Пример формы, созданной из списка.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Далее и Назад, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных.

Встаньте на последнюю (пустую) запись и заполните ее новыми данными. Нажмите кнопку Добавить – данные из формы будут добавлены в исходную таблицу. Таким образом, как только вы заполните новую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице. Как видно, заполнять таблицу в режиме формы довольно удобно.

Для завершения работы с формой нажмите кнопку Закрыть.

Шаг 3. Выбор данных из таблицы по определенному условию

Предположим, что вы заполнили таблицу товаров и вам захотелось иметь список товаров, упорядоченный по ценам – от самых дешевых до самых дорогостоящих товаров. Для сортировки столбца 4, то есть столбца Цена, проделайте следующее:

• выделите таблицу без заголовка и выполните команду Данные Сортировка;

• в раскрывающемся списке Сортировать по выберите Столбец 4 и установите переключатель в положение По возрастанию;

• после нажатия кнопки OK все цены в столбце 4 будут упорядочены по возрастанию.

Если, например, вы захотите отсортировать список товаров в столбце 2 (Наименование товара) по алфавиту, то выберите столбец 2 и установите переключатель в положение По возрастанию. В результате выполнения команды вы получите весь список товаров, расположенный по алфавиту.

Шаг 4. Фильтрация данных

Предположим, что вам хотелось бы знать, какой товар продан полностью и требует его повторной закупки. Чтобы получить такой список необходимо отфильтровать данные, для чего следует выделить таблицу и выполнить команду Данные Фильтр Автофильтр. Попробуйте выполнить это задание самостоятельно.

Подготовка графиков и диаграмм

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Для изучения процесса создания в программе Excel графиков и диаграмм подготовим упрощенную ведомость на выдачу заработной платы. Для выполнения примера нам понадобятся два листа: Лист 1 – сведения о начислениях по зарплате и Лист 2 – диаграмма начислений по зарплате. Лист 3, создаваемый в программе по умолчанию, мы удалим командой Правка Удалить лист.

Совет.

Если вам потребуется лист не удалить, а добавить, то воспользуйтесь командой Вставка > Лист.

Примерный вид таблицы для построения диаграммы показан на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Исходные данные для диаграммы.

Если удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно одновременно выделять ячейки в разных местах таблицы и построить диаграмму не по всем данным таблицы, а только по выбранным таким образом данным.

Выделите заполненные данными ячейки таблицы, относящиеся к столбцам 3–5 и выполните команду Вставка Диаграмма – на экране появится Мастер диаграмм.

Передвигаясь по шагам с Мастером диаграмм, выберите тип диаграммы (например, объемный вариант разрезанной круговой диаграммы). В диапазоне данных остановитесь на рядах в строках, введите название диаграммы (например, Расчет зарплаты), а затем поместите диаграмму на отдельном листе.

В заключение щелкните правой кнопкой мыши и выполните команду Формат рядов данных, затем на вкладке Подписи данных установите переключатель Доли.

Конечный вид диаграммы показан на рис. 4.15.