Спецификация

Нужно точно определить свое желание с точки зрения количества и качества товара.

Способы задания спецификации:

1) эскизы или чертежи;

2) торговый стандарт;

3) сорт или торговая марка;

4) химическая формула;

5) образец;

6) детальное описание;

7) исходные продукты и способ получения;

8) государственный стандарт (например, ГОСТ);

9) отраслевые стандарты;

10) предполагаемые рабочие характеристики.

Нахождение источника

В процессе выбора поставщиков следует иметь в виду два фундаментальных положения.

1 Необходимо очень тщательно составлять спецификацию требуемого вам. Спецификация – основной ориентир для разработки требований к вашему поставщику («спецификации на поставщика»).

Составленный перечень должен содержать детальное описание того, что вы хотите, как это необходимо поставить, какими должны быть затраты и качество, приемлемый порядок поставок, объемы, сроки и условия, детали предпочтительного местонахождения поставщика, тип организации или индивидуума, с которыми вам хотелось бы иметь дело, и многое другое, что вы считаете важным для себя.

2 Исходя из требований, описанных в «спецификации на поставщика», необходимо исключить тех, кто не удовлетворяет одному или нескольким указанным критериям. В дальнейшем на этом этапе список может сократиться в результате обсуждения с вашими коллегами и сотрудниками.

В конце концов, в вашем списке должно остаться лишь ограниченное число поставщиков.

Вам необходимо вступить в контакт с оставшимися в списке поставщиками и выяснить более точно, что они собой представляют.

На этом этапе вы можете еще более сократить список. В итоге у вас должно остаться два или три потенциальных поставщика, с которыми можно начать переговоры об условиях поставок.

Оценка источника

Уровень оценки должен соответствовать важности решения. Такую оценку вы можете выполнить на трех различных уровнях.

1. Вы можете дать им персональную оценку, используя сведения об их деятельности в деловой прессе, а также оценивая их подчиненных, с которыми вам удастся встретиться.

2. Вы можете оценить их с технической стороны. Их технические и организационные возможности весьма важны: от того, что и как они делают, будет зависеть, как они будут поставлять, с какой надежностью и отзывчивостью.

3. У этих поставщиков имеются другие клиенты, которых они снабжают. Поставщики обязаны дать вам их адреса, и вы сможете, вступив с ними в контакт, выяснить их мнения об опыте работы с этими поставщиками. Высказывания других клиентов могут пригодиться вам и в процессе переговоров.

Переговоры

На этом этапе выясняются все предпочтения потребителей и поставщиков, достигаются компромиссы. Необходимо выяснить следующее.

• Что может предложить поставщик? Какие требования он предъявляет и какие условия предоставляет?

• Чего хочет покупатель? Его требования и его условия.

• Как можно достичь компромисса?

Соглашение

Длительный процесс поиска, налаживания отношений, переговоров между партнерами завершается соглашением. При этом подписывается документ. При заключении соглашения необходимо обратить внимание не только на сиюминутные проблемы, но и на потенциальные возможности для взаимодействия.

Управление взаимоотношениями

Для начала развития и улучшения взаимоотношений новых партнеров следует создать атмосферу доверия. Это увеличивает вашу ответственность, так как предполагает совершенно ясное понимание того, что вы хотите получить от ваших взаимоотношений. Недопустимо высказывать свое недовольство, когда все пункты вашей спецификации полностью удовлетворены, но вы (например) не совсем точно ее составили.

Необходимо развивать каналы связи между вами и поставщиками. Это поможет вам быстро получать информацию и вовремя узнавать о возникающих проблемах.

Удовлетворение потребностей

Результатом всего процесса должно стать удовлетворение потребностей. Покупатель получает необходимый продукт, а производитель – необходимые ресурсы.

ПЯТЬ ПРАВИЛ ЗАКУПКИ

Как быстро и на выгодных условиях приобрести необходимый продукт? Если внимательно отнестись к основным параметрам закупки, это не так сложно сделать.

Время

Для потребителя, а тем более для поставщика очень важным является вопрос времени. Поставщик часто работает одновременно с несколькими клиентами и стремится вовремя выполнить заказ каждого. Поэтому потребитель должен четко определить и обговорить тот срок, в течение которого он желает получить продукт.

Качество

Сточки зрения управления поставками качество рассматривается как соответствие назначению.

Британский институт стандартов определяет качество следующим образом: