На услуги цены можно сбивать еще сильнее. Реально получить минус 20–30 %. Если есть возможность, узнайте, сколько платят конкуренты. Это не всегда получается, но иногда выходит. Например, когда вы смогли переманить сотрудника, который раньше работал у конкурентов и знает их цены.

Другая вещь касается закупок в Интернете. Если вы что-то покупаете в онлайне, можете там найти отличные сайты, которые предлагают купоны на приобретение товаров и услуг с хорошей скидкой.

Интернет-магазины периодически раздают их, стимулируя своих клиентов и подписчиков активнее покупать. Можно найти такой купон и добиться скидки 3–5–7–10 %, а на некоторые услуги – значительно больше.

Следующая идея: в Интернете дешевле покупать электронные товары вместо физических. Что я имею в виду? Виртуальный пылесос, конечно, не купишь. Но можно приобрести, например, программное обеспечение, антивирусы и другие программы, которые используются в работе.

Вы можете купить дистрибутив программы, скачать его через Интернет – и это обойдется значительно дешевле, чем заказывать диск, который привезут. Обучающий семинар, записанный на DVD, с курьерской доставкой обойдется дороже, чем участие в вебинаре.

Еще можно сэкономить, закупая сокращенные варианты программ вместо полных. Например, 1С. Далеко не всем нужны полные профессиональные версии. Многим подойдут базовые комплектации, там достаточно функционала. Это часто позволяет прилично сэкономить.

Что ж, думаю, с поставщиками мы разобрались. Переходим к рассмотрению других тактик.

Здесь есть несколько возможностей для разумного снижения расходов.

Первое – мы очень активно применяем это у себя – пересылать отсканированные копии документов. Если вы активно общаетесь с контрагентами, что-то закупаете или продаете, то постоянно обмениваетесь документами: договорами, актами, счетами и т. д.

Мы ввели в практику такую вещь: пересылаем друг другу не оригиналы, а копии документов с отсканированной печатью. Это позволяет снизить почтовые расходы и сэкономить время менеджеров. Оригиналы высылаем отдельно, по требованию. Оказывается, они нужны далеко не всем. Примерно две трети наших партнеров не требуют оригиналов, им вполне хватает сканов.

Вы можете сказать: «Да нет, наши будут требовать!» Кто-то будет, а кто-то нет. Не всегда нужны именно оригиналы, а если и нужны, то не всех документов.

Можно переслать, например, счет для оплаты и написать: «Если вам требуются оригиналы, напишите нам, вышлем». Кому-то они окажутся не нужны, другие просто забудут.

Часто так можно неплохо сэкономить. Считайте сами: каждое отправление, даже обычной почтой, – это порядка 100 рублей плюс минимум столько же стоит время менеджера, пока он все сделает. А если пересылок много, получаются серьезные деньги. Отправлять сканы документов намного проще и быстрее.

Следующая вещь, которую желательно сделать, – внедрить электронный документооборот, если у вас активно используются различные накладные, счета внутри компании и т. п. Благодаря этому вы сэкономите бумагу, картриджи и главное – в целом ускорите процесс.

Нередко заказ, который можно было бы сделать за день, тянется неделю, поскольку на каждом этапе надо подписать очередную бумажку, а человека нужного нет, или он занят, или требует, чтобы бумажки приносили оптом по пятницам, или просто лень идти нести бумаги (схожу завтра) и т. д.

Приведу пример. Компанию Microsoft знаете? В ней все построено на электронном документообороте. Все служебные записки и приказы отсылаются на электронную почту сотрудникам, и это считается нормальным. Не надо устанавливать сложную IRP-систему. Достаточно перевести большую часть бумажного документооборота в электронный вид.

Для этого существует отличный бесплатный сервис Google Docs (www.docs.google.com). Там есть возможность создавать серверные версии Word, Excel, смотреть разные отчеты, добавлять доступ к ним своим сотрудникам.

В моей компании практически все отчеты сделаны в Google Docs. Во многих компаниях моих клиентов точно так же используют этот сервис. Он совершенно бесплатный! Это его огромный плюс.

Использование сотрудниками офисных ресурсов в личных целях – огромная беда, потому что персонал считает это вполне естественным. Люди удивляются, когда их кто-то ругает за это. Вводите контроль, причем за всем!