Например, вы пишете важный отчет, а кто-то активно пытается привлечь к себе ваше внимание в «аське», но вы не отвечаете, так как правильно расставили приоритеты. Спустя час, когда отчет закончен, вы спрашиваете «просителя из ICQ»: «Что ты хотел – я освободился?» «Да, так, – отвечает он, – хотел рассказать тебе свежий прикол, пока не забыл». Вывод: прикол никуда не делся, а отчет был сдан в срок и без ошибок «из-за отвлекания».

Хочу обратить ваше внимание на одну важную вещь. Когда вы создаете список важных, а потом и срочных дел, обязательно нумеруйте каждый пункт и расставляйте их в порядке, который важен для вас. Очень часто люди создают свой список и потом говорят: «У меня получилось 27 важных и срочных дел». Но вам же нужно будет фокусировать свое внимание на каждом из них по очереди! Поэтому присвойте каждому порядковый номер.

А как насчет выполнения двух или трех заданий одновременно?

Многие люди придерживаются такой техники, но здесь нужно быть крайне осторожными и принимать решение за себя. Не все способны «работать Юлием Цезарем», который мог делать с десяток дел одновременно.

Что касается меня лично, то я могу работать без перерыва в течение 2–3 часов, если это важное и срочное дело, а в последующие 3 часа переключиться на что-то другое, чтобы отвлечься, снять напряжение и разнообразить работу. Затем я опять возвращаюсь к первоначальному занятию.

Итак, если вы можете заниматься двумя или тремя вещами одновременно, то почему бы и нет? Но для большинства людей подобное жонглирование – невыполнимая задача. Если вы – из их числа, ни в коем случае не считайте себя в чем-то хуже других. Ничего подобного! Вы можете работать также эффективно, просто вам нужно браться за каждое задание по отдельности и доводить его до конца.

Напоследок хочу поделиться еще одним маленьким секретом, который помогает не только планировать день, но и сохранять некую гибкость и адаптироваться под постоянно меняющиеся обстоятельства. Когда вы расставляете приоритеты и планируете выполнение дел одного за другим, оставляйте между ними «пробелы» минут по 15 для того, чтобы иметь возможность «вклинить» в эти перерывы, если понадобится, более мелкие, «взявшиеся из ниоткуда» задания. Если же таких дел не появится – просто передохните, «перезагрузите» мозги. Это поможет вам повысить продуктивность и приступать к новым делам посвежевшим.

Даже если у вас есть заранее подготовленные планы действий, это еще не значит, что они будут прекрасно и органично вписываться в каждый рабочий день. Именно поэтому у меня есть неплохое предложение для тех, кто хочет максимизировать свое время и достичь поставленных целей.

Каждое утро, прежде чем приступить к работе, посвящайте как минимум 10 минут анализу дел и планов на начавшийся день. Не торопитесь бросаться в омут работы, присядьте там, где никто вас не потревожит и продумайте все, что вы хотите совершить в этот день. В конце рабочего дня также потратьте 10–20 минут на обзор результатов прошедшего дня. Проанализируйте, что прошло хорошо, а что не удалось. Запишите свои идеи о том, что можно было бы улучшить или исправить в выполнении заданий. И обязательно подумайте, как это можно претворить в жизнь на следующий день.

Еще одно предложение. Планируйте свой последующий день вечером предыдущего. Пишите сегодня план на завтра.

Почему планировать каждый день так важно?

Дело в том, что многие из нас крутятся как белки в колесе, проходя один за другим круги бешеного ритма жизни. И мы не останавливаемся даже на минутку, чтобы оценить, приносят ли наши действия желаемый результат. Все это происходит потому, что у нас нет плана на день, и мы не следуем определенным, заранее намеченным шагам. С каждым днем отсутствие плана приводит к еще большему беспорядку и путанице в вашем рабочем расписании – вам начинает казаться, что вы все время воплощаете в жизнь желания кого-то еще, а не ваши.

Я считаю очень-очень важным процесс оценки того, насколько успешно вы работаете по своему плану, насколько хорошо у вас получаете планировать в целом и удается ли вам предсказывать наступление различных событий. В конечном итоге все это дает вам понять, приводят ли ваши действия к осуществлению поставленных целей или вы просто движетесь по раз и навсегда намеченному плану, изредка сверяясь с давно устаревшими контрольными точками.

Каждый день обдумывайте то, что собираетесь сделать! Только так вы сохраните гибкость и сможете достигать своих целей, несмотря ни на какие неприятные сюрпризы судьбы.

Этот принцип идет рука об руку с предыдущим правилом.

Если вы хотите контролировать ход своего дня, то я дам вам простой совет: все записывайте!

Для этого вам понадобится создать свою систему – то есть организовать свои записи так, как удобно вам.

Вы можете вести записи в тетрадке, на КПК или компьютере. Я считаю, что абсолютно все должны вести календарь и записывать туда важные даты, дела и задачи – и планировать все свои занятия вокруг этих «огурцов» (вспомните нашу «Банку» из начала главы).

Немаловажным аспектом контроля вашего дня также будет служить так называемый «To Do List» – список дел, которые вы не планировали на конкретное время, но которые нужно завершить в течение дня. Если же вы не запишете эти задания, то просто-напросто забудете о них в рабочей суете.

Если у вас нет системы, и вы не записываете свои дела, то не сможете эффективно управлять своим временем и добиться желаемых целей. Любые заметки помогут вам прояснить и упорядочить свои мысли – чтобы весь день не мучится ощущением того, что вы «точно о чем-то забыли!»