Шрифт:
Таблица 4. Система мероприятий по адаптации персонала
2. Адаптация сотрудников в процессе синергии с «Мултон».
Подготовка
• Tоп-менеджеры московского филиала провели индивидуальные встречи с менеджерами соответствующих функций компании «Мултон» для разработки единой стратегии по информированию сотрудников «Мултон» о синергии, а также трансляции со стороны менеджеров своим подчиненным позитивного и лояльного отношения к компании.
• Проведены общие информационные встречи с презентациями. На московский завод были приглашены сотрудники для знакомства с компанией.Переход
• Осуществление перевода сотрудников.
• Заключение с сотрудниками трудовых договоров.
• Знакомство сотрудников с политикой и процедурами компании.После перехода
• Получение книжки новичка.
• Вводный курс.
• Знакомство с политикой и процедурами, прохождение инструктажа.
• Обучающие программы для отдела продаж и логистики.
• MIT – участие в мероприятии с выездом на «рынок» с командой сокового направления и командой направления по продаже безалкогольных напитков.
Результаты
1. Адаптация новых сотрудников.
• Процент текучести сотрудников, покидающих компанию в течение первого года работы, снизился с 50 % до 35 %.
• Процент сотрудников, покидающих компанию в течение испытательного срока по собственной инициативе, снизился до нуля.
• Из наблюдений: меньше негативных откликов появляется в социальных сетях.
• Руководители всех уровней поддерживают и признают систему адаптации, составляют планы ввода в должность для новых сотрудников, ставят цели.
• Проведены встречи с сотрудниками, которые работают в компании от 3 до 6 месяцев, с целью получения обратной связи о прохождении адаптации. Лояльность новых сотрудников повысилась, что подтверждается анкетами обратной связи.
• Ускорен процесс вхождения в должность новых сотрудников, которые стали быстрее показывать необходимый результат в работе. Из наблюдений менеджеров различных направлений: планы ввода в должность помогают сотрудникам быстрее выходить на 100-процентную эффективность (так как в них четко прописаны цели), а их руководителям – отслеживать результаты в первые месяцы и в случае необходимости корректировать действия работника.
2. Адаптация сотрудников в процессе синергии с «Мултон».
• Обеспечен переход максимального количества сотрудников «Мултон» в Coca-Cola HBC Eurasia (из 362 запланированных к переводу перешло 360 человек).
• Результаты деятельности сотрудников и подразделений остаются на стабильно высоком уровне.
• Из 360 переведенных сотрудников по результатам трех месяцев уволились шесть человек, что составило 1,7 %.
Управление вовлеченностью
Для построения эффективной команды недостаточно привлечь нужных людей и включить их в рабочий процесс, важно поддерживать их мотивацию и вовлекать в работу в течение всего жизненного цикла сотрудника в компании.Юлия Губанова, директор по персоналу ЗАО «Эйч Эл Би Внешаудит» , считает, что для повышения вовлеченности персонала необходимо: наладить взаимосвязь топ-менеджмента, HR– и PR-служб, обрисовать взаимосвязь каждого сотрудника и клиентов компании, транслировать идеи компании через линейных руководителей, наладить способы получения обратной связи от сотрудников, предоставлять работникам возможность обмениваться опытом, создавать символы успеха и транслировать их на все уровни организации, поощрять сотрудников за выдающиеся результаты.
Примеры из практики компаний – участников «Премии HR-бренд»
ОАО «Детский мир»
• Финалист конкурса «Премия HR-бренд 2010»
Проект: «Трудовой десант»
Предпосылки
Разработка новой стратегии на 2011–2014 гг., краткосрочных и долгосрочных целей, необходимых бизнес-показателей определили потребность в быстрых и кардинальных изменениях во многих сферах деятельности компании для повышения операционной эффективности, создания платформы роста, эффективной работы и достижения поставленных целей в 2011–2014 гг.
Цели и задачи
Цели
• Оценка существующих бизнес-процессов.
• Разработка и внедрение проектов по оптимизации бизнес-процессов, удовлетворению потребностей сотрудников и улучшению условий труда.
• Развитие корпоративной культуры.Задачи
• Создание организационной структуры для эффективного межфункционального взаимодействия и оптимизации бизнес-процессов.
• Изменение подхода к мотивации сотрудников, создание работающей системы мотивации.
• Изменение сознания сотрудников с процессного подхода к ориентации на результат.
• Повышение эффективности обучения и адаптации новых сотрудников.
• Создание единой точки доступа к информации о целях компании, событиях, организационных и иных изменениях.
Стратегия
• Создать информационные каналы, охватывающие все категории сотрудников.
• Вовлечь топ-менеджмент новой команды и «старожилов» для продвижения инициатив.
• Поиск и «использование» лидеров мнений для продвижения инициатив.
• Провести максимально открытое разъяснение необходимости и выгоды нововведений.
Какие были выбраны инструменты
Материальные виды мотивации
Изменение системы оплаты труда торгового персонала:
• проект «Личные продажи»;
• введение дополнительных выплат за стаж;
• проведение мотивационных акций, по итогам которых сотрудники получают дополнительные выплаты за определенные достижения.
Нематериальные виды мотивации
Внедрение системы нематериальной мотивации «Наша гордость» для торгового персонала, проведение специальных мероприятий для сотрудников офиса (творческие конкурсы, спортивные и корпоративные мероприятия).
Обучение, тренинги
• Внедрение новой системы обучения, ориентированной на единообразие обучающих программ.
• Включение в программу обучения тренингов на тему сервиса, техники продаж, управления конфликтами, развития управленческих компетенций и лидерских качеств для среднего менеджмента.
• Разработка «матрицы обучения» (необходимый минимум знаний и навыков для каждой должности).
• Запуск системы дистанционного обучения и создание «Базы знаний» компании.
Методы PR
• Интранет-портал (внедрен с нуля):
– новости (включая рассылку дайджестов по всем адресам компании);
– интервью с сотрудниками разных уровней (новые топ-менеджеры, средний менеджмент, рядовые сотрудники, показавшие наилучшие бизнес-результаты);
– текстовые и фоторепортажи;
– организация беспроблемного доступа для всех сотрудников магазинов (включая рядовой персонал).
• Информационные стенды (внедрены с нуля) во всех магазинах:
– частичное дублирование информации с интранет-портала;
– мотивационные сообщения;
– информация о показателях и достижениях как конкретного магазина, так и компании в целом.
Этапы
«Трудовой десант» – регулярное мероприятие, ориентированное на повышение эффективности производственных процессов в компании, в том числе и за счет политики в области управления, мотивации и развития человеческих ресурсов.
«Трудовой десант» – это акция, направленная на выявление и устранение недостатков в работе магазинов. Проводится несколько раз в год на территории торговых залов компании. Главная идея акции заключается в том, что сотрудники офиса приходят на помощь торговому персоналу в самый пик продаж. Сотрудники офиса знакомятся с основными процессами работы магазина, приобретают новые навыки и опыт в области продаж, оформления витрин, выкладки товара и т. д. Также они выявляют проблемные направления в работе магазина, после чего предоставляют обратную связь в Отдел внутренних коммуникаций (ОВК). ОВК информацию сводит воедино и направляет результаты руководству компании для принятия решения по той или иной проблеме. В свою очередь руководство разрабатывает стратегию по устранению недостатков работы магазинов, после чего запускается процесс внедрения изменений по устранению проблем. По итогам проведенной работы проводится анализ результатов.
Результаты
Произошло снижение текучести персонала: процент заполненности торговой сети вырос до 90 %.
Время, необходимое для выхода нового сотрудника на максимальную эффективность (адаптация), уменьшилось с 3 до 1 месяца. Товарооборот увеличился на 1,5 %.
В августе 2010 г. 548 офисных сотрудников «Детского мира» приняли участие в «Трудовом десанте», а это 87 % всех сотрудников офисов компании, что говорит о высокой степени вовлеченности в проект. Более 450 предложений по оптимизации бизнес-процессов было внесено сотрудниками по итогам «Трудового десанта» в августе 2010 г.
Эффективные внутренние коммуникации играют огромную роль в формировании внутреннего HR-бренда. Они обеспечивают эмоциональную связь сотрудников с компанией, обеспечивают доверие и лояльность, мотивируют сотрудников через признание успехов и достижений. Значение внутренних коммуникаций постоянно растет, все больше компаний внедряют такие актуальные инструменты, как интранет или внутренние социальные сети.
ГК «ЕвроСибЭнерго-инжиниринг»
• Номинант конкурса «Премия HR-бренд 2010»
Проект: «Корпоративный портал Группы “ЕвроСибЭнерго-инжиниринг”»
Предпосылки
Развитие территориально удаленных дочерних зависимых обществ и филиалов «ЕвроСибЭнерго-инжиниринг», реализация ряда проектов в России и за ее пределами вызвали необходимость формирования единого информационного пространства, расширения коммуникационных границ и объединения усилий в реализации проектов. В связи с этим было выбрано портальное решение, разработанное на базе веб-технологий.
Цели и задачи
• Создание единого информационного пространства Группы компаний «ЕвроСибЭнерго-инжиниринг».
• Постоянное информирование сотрудников о планах и задачах компании.
• Развитие обмена информацией между территориально удаленными структурными подразделениями и компаниями.
Результаты
Создано единое информационное пространство Группы компаний.
• Существует информационный ресурс с возможностью дистанционного доступа работника вне зависимости от его места нахождения.
• В настоящее время интегрировано около 400 сотрудников Группы компаний в России и Армении. Работы по интеграции продолжаются.
• Создан единый справочник сотрудников Группы компаний.
• Организован быстрый поиск информации о сотруднике.
• Создана настраиваемая карточка каждого пользователя.
• Организована возможность быстрого контакта с сотрудником.
• Ежедневно пополняется информация об отсутствии сотрудников в календаре отсутствия.
• Ежедневно обновляются списки новых сотрудников и кадровых изменений, организована Доска почета, отмечаются дни рождения.
• Функционирует личный кабинет каждого сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото-, видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).Реализовано постоянное информирование сотрудников Группы о планах и задачах компании.
• На корпоративном портале размещено около 800 новостных событий.
• Размещена общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре.
• Регулярно создаются официальные новостные ленты.
• Формируются фото– и видеоотчеты о деятельности компании.
• Публикуется лента важных новостей отрасли.
• Размещается информация о внутренних вакансиях компании.
• Организован поиск по тегам и облако тегов.
• Производится моментальная индексация обновленных и новых документов.
• Учитываются права доступа каждого сотрудника при отображении результатов поиска.
• Обеспечен федеративный поиск: выдача поисковых результатов различных типов по одному запросу.Осуществляется обмен информацией между территориально удаленными структурными подразделениями и компаниями.
• Создано 1115 сообщений на форумах.
• Организована возможность создания рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач.
• Используются принципы социальной сети в организации совместной работы.
• Функционирует гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников.
• В каждой группе существует календарь событий группы и ее участников.
• Функционирует возможность организации совещаний в рамках группы.
• Существует возможность обсуждения рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер).
• Имеется возможность постановки задач и поручений участникам группы, планирование, контроль исполнения.
• Есть возможность формирования отчетов о выполнении задач от участников каждой группы.
• Присутствует возможность формирования библиотеки документов для каждой группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через проводник Windows и офисные приложения.
• Имеются календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции.
• Функционируют открытые и закрытые тематические форумы.
• Проводятся опросы и анкетирование сотрудников.
• Работают интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS-ленты на портале.
• Существует автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.Экономия рабочего времени.
• Сокращение издержек на поиск нужной в конкретный момент информации.
• Минимизация потерь корпоративной информации.
• Значительное ускорение бизнес-процессов компании.
• Решение проблем с коммуникациями между сотрудниками удаленных филиалов и дочерними зависимыми обществами (ДЗО) в России и за рубежом.
• Сокращение сроков адаптации нового персонала.Оптимизация бизнес-процессов.
• Совместная работа над документами при помощи системы документооборота.
• Оптимизация горизонтальных связей между подразделениями.