Шрифт:
Хотя нет ничего плохого в том, чтобы следовать структуре речи из шести шагов (введения, повествования, обозначения разногласий, доказательства, опровержения и заключения), но, возможно, вам будет сложно вспомнить все это, или же данный метод будет просто неуместен. Я часто попадал в такие ситуации и поэтому ищу простые методы, позволяющие выстроить достойный ответ.
Если вы овладеете одним из этих методов, можно будет просто следовать определенному плану действий, добавляя актуальную информацию или наблюдения, чтобы выстроить убедительную аргументацию – отточенную и профессиональную – практически без подготовки.
Мои любимые методы перечислены ниже. Выберите пару методов, которые понравятся вам больше всего; либо потому что они подходят к вашей ситуации, либо потому что их легко запомнить. Некоторые методы представляют собой вариации других методов.
Трудности и решения
1. Опишите мою проблему и покажите, что вы понимаете мои трудности.
2. Предложите решение проблемы и объясните, чем вы можете помочь.
Пример: «Наш бизнес страдает, потому что конкуренты доставляют заказы нашим клиентам намного быстрее. Я изучал новые методы управления доставками и считаю, что вполне возможно сократить время доставки в два раза».
Предложение
История вопроса – резюмируйте ситуацию и подчеркните важнейшие моменты.
Проблема – сформулируйте проблему и объясните, почему она важна.
Решение – объясните, что вы хотите сделать (или хотели бы сделать), чтобы решить проблему.
Пример: «С прошлой зимы у нас осталось много нереализованных товаров на складе. Это осложняет контроль за поставками новой продукции и сокращает оборотный капитал. Я предлагаю распродать товары прошлого сезона с большими скидками, чтобы освободить место и получить доход».
PEP
Точка зрения (Point of view) – сформулируйте свою идею или позицию.
Пример (Example) – проиллюстрируйте свою точку зрения убедительным примером.
Точка зрения (Point of view) – вновь выскажите свою точку зрения, подкрепленную примером.
Пример: «Нужно предложить ABC Inc. скидку побольше. Они начали покупать у наших конкурентов, несмотря на то, что наша продукция лучше, и за последний месяц мы упустили еще один контракт – по поставкам их транспортному отделу. Настало время пересмотреть наше сотрудничество с ABC».
PRESS
Точка зрения (Point of view) – сформулируйте свою точку зрения или позицию.
Причина (Reason) – объясните, почему вы занимаете именно эту позицию.
Пример (Example) – проиллюстрируйте свою точку зрения убедительным примером.
Резюме (Summary) – резюмируйте свою аргументацию или вновь выскажите свою точку зрения.
Предложение (Suggestion) – призыв к действиям.
Пример: «Я хочу организовать поездку в Китай для нашего отдела продаж, чтобы исследовать возможности выхода на их рынок. На наших рынках продажи низкие, а Китай – растущий рынок, который мы еще не используем. Думаю, настало время выйти на их рынок. Предлагаю выделить бюджет и запланировать поездку на апрель – это самое подходящее время».
PPP
Положение дел (Position) – объясните сегодняшнее положение дел.
Трудности (Pressure) – опишите трудности, с которыми компания столкнулась.
Точка зрения (Point of view) – сформулируйте свое мнение: что это означает и что нам следует делать.
Пример: «Мы задержали проект на четыре недели. Это означает, что мы рискуем потерять весь доход, запланированный на следующий год. Пора привлечь дополнительные ресурсы, чтобы ускорить темпы работы».
HLS – крючок, леска, грузило
Крючок (Hook) – сформулируйте потребность или интерес.
Леска (Line) – предложите решение или расскажите о привлекательном предложении.
Грузило (Sinker) – приведите убедительную аргументацию, чтобы показать, что ваше решение обоснованно.
Пример: «Нам нужно заменить систему автоматизации склада, прежде чем неисправности повлияют на обслуживание клиентов. Система XYZ идеально отвечает нашим потребностям. Если мы закажем систему к концу следующего месяца, мы сможем получить скидку и установить новую систему в период относительного затишья».
CSI – экспертный анализ ситуации
Контекст (Context) – объясните, что происходит.
Подробности (Subtleties) – расскажите, какие нюансы осложняют ситуацию.
Знание (Insight) – поясните, что, на ваш взгляд, означает происходящее.
Пример: «За два месяца мы потеряли пятерых отличных сотрудников, они перешли в IJK Limited. Перед уходом Мери намекнула, что она будет работать там над интернет-проектом. Думаю, IJK собирается запустить веб-сервис, который отнимет значительную часть нашего бизнеса».
EIOU
Происшествие (Event) – расскажите, что случилось.
Последствия (Implications) – объясните, что это значит для нас.
Варианты (Options) – расскажите, какой выбор у нас есть.
Призыв (Urging) – предложите вариант, который вы рекомендуете.
Пример: «Городской совет недавно разрешил строительство 560 домов. Когда сюда приедут новые семьи, у нас появятся новые возможности. Можно расширить наш магазин и продавать больше товаров повседневного спроса или добавить в ассортимент игрушки, подарки и галантерею. Думаю, надо сделать акцент на подарках, так как новые дома могут привлечь внимание нового супермаркета».
Презентация для современной аудитории
Первый совет, который получают многие собирающиеся выступить на презентации, не лишен смысла:
«Сначала скажите, что вы собираетесь сказать; затем скажите это; и, наконец, скажите, что вы уже сказали».
Честно говоря, звучит скучно, тем не менее этот принцип в некоторой степени отвечает требованиям увлекательности, убедительности и эффективности. Введение создает мысленную карточку, которая попадает в картотеку слушающих, а повтор помогает им запомнить материал, как мы увидим в следующей главе.
Но без дополнительных деталей этот совет никак не поможет вам удержать внимание аудитории, не говоря уже о том, чтобы убедить кого-то. Итак, существуют более современные подходы, которые позволяют выстроить эффективную презентацию ваших идей. Они предлагают выделить в вашем материале начало, середину и конец и показывают, как структурировать каждую часть.
Однако прежде чем создать увлекательную, убедительную и эффективную презентацию, нужно вспомнить еще один важный принцип – начните планировать ее не с начала, а с середины, то есть с основной идеи.
Рисунок 11 показывает последовательность презентации. Цифра возле каждой части указывает на порядок, по которому я советую вам выстраивать материал.
Рис. 11. Эффективная презентация
Теперь пройдемся по всем семи этапам создания увлекательной, убедительной и эффективной презентации. Мы будем следовать тому порядку, по которому создается презентация, а не тому порядку, по которому вы будете выступать.
Основная идея
Основная идея – главное в официальной презентации. Это ваша точка зрения, которую вы хотите представить аудитории и в правоте которой вы хотите убедить слушателей. Это та причина, по которой вы выступаете. Так что вполне разумно начать именно с этого. Методы поиска идеи предложены в главе 3. Формулируя основную идею презентации, объясните аудитории, почему эта идея так важна для нее. Если нет причины слушать вас, на подсознательном уровне люди задумаются: «Для чего всё это?» и будут искать ответ, отвлекаясь от вашего выступления. Подумайте, как сформулировать «вашу причину».
Считайте, что это зацепка, которую нужно озвучить уже в первом предложении. Она должна отражать все важнейшие элементы презентации, а за ней последует остальная информация в порядке уменьшения значимости: по принципу перевернутой пирамиды. Упустить суть презентации, упустить зацепку – непростительно. Так что, планируя презентацию, нужно начинать с формулирования основной идеи.
Конец
Теперь перейдем к завершению презентации. Заключительный раздел должен отвечать двум целям: в нем должны быть резюме важнейших моментов и призыв к действию. Подумаем, каких действий вы ожидаете от аудитории, если она прониклась вашей основной идеей, то есть каких изменений вы хотите добиться с помощью презентации.
Выберите важнейшие моменты презентации (не больше трех) таким образом, чтобы обосновать призыв к действию или чтобы снабдить аудиторию знаниями, необходимыми для действий. В главе 6 мы поговорим о том, как сделать это эффективно.
Середина
Середину презентации занимает собственно содержание, на которое и приходится основная часть времени. Этот раздел презентации преследует только одну цель: объяснить важнейшие моменты вашей идеи.
В содержании ваша основная идея оживает, становится реальной, ощутимой, так как именно здесь вы отвечаете на три важных вопроса: почему, что и как.