Шрифт:
Указав должность, приступим к заполнению реквизита Физическое лицо . Данные о физических лицах хранятся в справочнике Физические лица. Этот справочник является общим для всех организаций, по которым ведется учёт в одной информационной базе. Здесь уже присутствуют некоторые физические лица, если среди них есть нужное, мы можем выбрать соответствующую запись. Если нет – можем ввести сведения о новом физическом лице, нажав на кнопку Создать в панели инструментов справочника. Откроется окно создания элемента справочника Физические лица, рис. 3.23.
Обратите внимание на то, что поля, содержащие различные адреса, затенены. Это говорит о том, что заполнить их, непосредственно вводя в них данные, нельзя. Можно нажать на кнопку с тремя точками у нужного поля и сформировать адрес с использованием адресного классификатора.
Ввод информации о физических лицах и указание их в качестве ответственных лиц организации еще не означает, что мы отразили в подсистеме учета заработной платы данные о приеме сотрудников на работу. Понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» различаются.
После заполнения сведений об ответственных лицах организации ввод основных данных об организации окончен, можно нажать кнопку Записать и закрыть в окне карточки организации и продолжать работу. Обратите внимание на то, что если в заголовке окна присутствует значок «*», это означает, что элемент модифицирован и изменения пока не сохранены. Если работа по заполнению какого-либо элемента справочника занимает достаточно много времени, рекомендуется периодически нажимать на кнопку Записать объект для того, чтобы защититься от потери данных.
На начальном этапе учета, помимо сведений об организации, обычно задают и состав её подразделений. Это нужно для последующей правильной работы в системе.
Сведения о подразделениях организаций хранятся в соответствующем справочнике, найти его можно по адресу Справочники и настройки учета > Подразделения , рис. 3.24.
Мы установили в качестве организации, с подразделениями которой хотим работать, «Столяр ООО». Если структура организации не предусматривает наличие подразделений, в системе, независимо от этого, автоматически создаётся подразделение с наименованием Основное подразделение . Рассмотрим методику ввода данных о подразделениях организации и особенности работы с иерархическими справочниками, то есть со справочниками, одни элементы которых могут быть подчинены другим элементам.
Наша учебная организация, ООО «Столяр», имеет следующие подразделения:
1. Производственный цех – это основное подразделение организации, оно занимается производством мебели. В него входят мастера по производству мебели, наладчики станков.2. Администрация – в него входят все офисные работники – например, директор, секретарь, бухгалтер, кассир.
3. Склад – это подразделение, отвечающее за хранение готовой продукции и приобретенных товаров и материалов. Здесь работают кладовщики и складские рабочие.
4. Магазин – подразделение, ответственное за продажу продукции. Здесь работают продавцы.
При описании подразделений организации мы не случайно сделали акцент на сотрудниках, которые работают в данных подразделениях. Дело в том, подразделения обычно выделяют по следующим признакам:
• Подразделение – участок работы сотрудников;
• Подразделение – участок использования основных средств;
• Подразделение – участок выпуска готовой продукции;
Введем в справочник Подразделения информацию подразделениях Администрация, Склад, Магазин . Для этого можно воспользоваться кнопкой Создать . Изменим наименование подразделения Основное подразделение на Производственный цех . Карточку элемента можно открыть для редактирования, выполнив по ней двойной щелчок или выделив и нажав на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент.
На рис. 3.25. показана карточка элемента справочника – подразделения Администрация при ее заполнении.
На рис. 3.26. представлен вид списка справочника Подразделения после завершения ввода и редактирования данных. Здесь мы намеренно допустили ошибку, задав подчиненное положение подразделения Магазин по отношению к подразделению Склад ( Склад указан в реквизите Группа элемента Магазин ). Внешнее представление справочника настроено с использованием команды Все действия > Режим просмотра > Дерево.
Рис. 3.25. Ввод сведений о подразделении организации
Подразделения независимы, поэтому нужно привести иерархию подразделений к виду, который соответствует реальному состоянию дел. Для того, чтобы исправить ошибку, то есть, переместить подразделение Магазин в другое место иерархии подразделений, мы можем просто перетащить элемент в нужную группу (в нашем случае это – верхний уровень иерархии, то есть, элемент нужно перетащить на строку Подразделения ), «прижав» его нажатием левой кнопки мыши. Можно, воспользоваться командой Все действия > Переместить в группу. Кроме того, можно открыть карточку элемента и очистить поле Группа (или выбрать в нем нужную группу).
В итоге мы пришли к следующему, рис. 3.27., виду списка подразделений.
Обратите внимание на значок сортировки в виде пирамидки, расположенный в заголовке столбца Наименование. Он означает, что элементы в списке отсортированы по наименованию, в частности, по возрастанию. Если щелкнуть по заголовку столбца Наименование в текущем его состоянии, направление сортировки изменится, если щелкнуть по заголовку столбца Код – сортировка будет выполнена по данному полю. Описанные приемы пригодятся вам и при работе в других справочниках.