Шрифт:
Выбор подсегмента и подгруппы заказчика. После завершения первого среза перейдем к заполнению второго среза подгруппами заказчика. Здесь действует простое правило: каждый заказчик – представитель второго среза должен входить в состав первого. Обратимся еще раз к рис. 4.4. Технический отдел разделен на две группы: группу специалистов и OEM (производители оригинального оборудования). Эти две группы работают над проектами, которые отличаются друг от друга по всем параметрам, как то: природа проекта, тип заказчиков, жизненный цикл, модельная техника и т. п. – в результате к официальным бумагам, учитывающим результаты оценки ОКР, они предъявляют различные требования. Именно эти требования в нашем случае должна усвоить команда проекта.
Выбор представителя. На втором срезе заканчивается работа с группами. Теперь, рассматривая элементы третьего среза, нужно выбрать из групп второго среза представителей заказчика – конкретных людей с конкретными обязанностями, должностями и именами (см. рис. 4.4) – это упрощает процесс отслеживания и налаживания контактов с ними. Итак, мы определили фокус-группу.
ПО ТУ СОРОНУ ВСТРЕЧИ С ЗАКАЗЧИКОМ
Одним из недостатков встреч с заказчиками является их проведение в относительно короткие промежутки времени, в то время как проект может длиться несколько месяцев, а то и лет. За это время требования заказчиков могут измениться [2]. Поэтому в команде проекта необходимо поддерживать заинтересованность и постоянную вовлеченность в процесс, что достигается путем непрерывного поступления информации от заказчика.
Представители заказчика, признаваемые фирмой, называются составом экспертов, или советом заказчика [2]. Эксперты, как и следовало ожидать, являются заказчиками проекта, обеспечивая обратную связь при незначительных издержках. Для этого мы просим некоторых заказчиков войти в состав экспертов на период выполнения проекта или на некий промежуток времени, скажем на три месяца. Для уточнения состава совета используется форма определения фокус-группы. Наши заказчики соглашаются встречаться регулярно, чтобы отвечать на специфические вопросы о своих потребностях. Однако следует удостовериться, что такие встречи не сильно обременяют и без того занятых заказчиков, в частности проводить их за обедом.
Встречи с экспертами очень похожи на описанные выше встречи с заказчиками. Здесь также нужны целевой план, фокус-группы и рекомендации для переговоров. Существует множество способов получить информацию от заказчика, причем некоторые не требуют вложений или предполагают минимальные вложения. Все, что нужно, – это выслушать условия заказчика проекта.
Использование выборки
Когда использовать. Выборка применяется как в мелких, так и в крупных проектах. Фокус-группы обычно определяются после того, как основные требования заказчика проекта будут отражены в целевом плане. Для крупных проектов характерны разветвленная структура и перегруженность деталями, а для мелких – простота и отсутствие формальностей.
Время использования. Чтобы подготовить инструмент, обычно достаточно часа, хотя иногда требуется дополнительное время, например на выяснение координат некоторых представителей.
Выгоды. Инструмент позволяет правильно выбрать представителей заказчика, встречи с которыми могли бы дать важную информацию о границах проекта, а также избежать общения с некомпетентными людьми, когда время тратится впустую, а риски проекта увеличиваются.
Преимущества и недостатки. Инструмент легок в использовании и прост для понимания. Однако он не всегда удобен в случае больших долговременных проектов, так как часто неоправданно усложняется.
Адаптация инструмента. Корректировка инструмента для конкретного проекта принесет больше пользы, чем работа с его обобщенной межиндустриальной версией, описанной здесь. Выше представлены некоторые способы подобной подстройки.
Резюме
В данном разделе мы подробно описали способы определения и использования выборки. Инструмент полезен при рациональном выборе представителей заказчика, встречи с которыми могли бы дать важную информацию о границах проекта. Более структурированная в крупных проектах и менее формальная в мелких, выборка обычно подготавливается после того, как определены цели встреч с заказчиками (см. врезку «Проверка выборки»).
ПРОВЕРКА ВЫБОРКИ
Убедитесь, что выборка имеет необходимую структуру, то есть включает в себя:
срез 1 – сегмент или группа главных заказчиков;
срез 2 – подсегмент или подгруппа;
срез 3 – функции, должность или имя представителя.
Рекомендации для переговоров
Что такое рекомендации для переговоров?
Рекомендации для переговоров представляют собой задокументированный сценарий или логическую последовательность тем для обсуждения с заказчиком проекта (рис. 4.5). Их основная задача – помочь в подготовке каждой встречи, чтобы получить от нее максимум полезной информации. Для этого во время встреч нужно затрагивать правильные темы в правильной последовательности. К тому же одинаковый набор вопросов для каждого интервью гарантирует повторяемость ответов нескольких интервьюируемых заказчиков.
Составление рекомендации для переговоров
Команде проекта необходимо составить подборку вопросов и тем для обсуждения с заказчиками. Формулирование вопросов происходит во время создания рекомендаций для переговоров.
Рис. 4.5. Рекомендации для переговоров
Соберите необходимую информацию. Основной входной информацией для данного инструмента являются целевой план и выборка, служащие ориентиром для выбора тем и формулирования вопросов рекомендации.
Составьте основу рекомендации для переговоров. В суетливом мире бизнеса заказчик проекта сможет уделить встрече не более часа. Обычно за это время можно обсудить порядка трех тем. Здесь важна глубина рассматриваемой темы, а не их количество. Основной задачей является получение достаточной информации по одной теме, а не отрывков данных по многим. Обратите внимание: у всех интервьюеров должны быть одинаковые рекомендации для переговоров с одинаковой последовательностью вопросов – по завершении встречи это позволить объединить все полученные сведения в один отчет.