Как только мы отходим от стратегии и попадаем в мир тактики и малых проектов, мы обнаруживаем, что многие команды борются с тем, что фактически является целью их работы. Они полагают, что цель – просто выдать продукт «на гора». Однако это не так. Их небольшой проект, как и любой другой, нужен для достижения некоторой тактической цели, поддерживающей бизнес организации. Когда вы приобретаете новое оборудование, бизнес-цель заключается не в том, чтобы купить и установить его, а в том, чтобы устранить узкое место и увеличить пропускную способность производственной линии – заветная мечта менеджеров производственного сектора! Подобно этому, проект разработки процесса стандартизованного управления проектами, вероятно, нацелен на улучшение временных характеристик проекта, повышение повторяемости, увеличение нагрузочной способности и т. д. – но отнюдь не на разработку процесса ради процесса.

Определение целей проекта. Термины «миссия проекта» и «бизнес-цель» допускают широкое толкование. Чтобы дать команде более конкретные указания, устав должен определить конкретные цели проекта (см. врезку «Предельные цели: ставить или не ставить?»), как минимум задать временные, стоимостные и качественные цели.

Временная цель – это желаемая дата завершения проекта, в нашем случае (см. рис. 5.2) 1 ноября 2002 г. Соблюдения этого срока нужно добиться, израсходовав не более 600 часов работы ресурсов при уровне качества, указанном в спецификации. Например, один из элементов качества, определяемых спецификацией, относится к способу представления информации для руководства, а именно к ежемесячному отчету о ходе исполнения более 20 проектов разработки новых продуктов. Данный элемент качества требует, чтобы чтение и интерпретация отчета отнимали у руководителя не более трех минут. Постановка более трех целей достаточно распространена, как показано на рис. 5.2, где такая цель призвана удовлетворить заказчика.

Отбор участников команды и назначение куратора [14] проекта. Одна из целей издания устава – официально объявить имена менеджера проекта и, возможно, членов команды. Однако сразу называть всех участников необязательно. В последнем случае предполагается, что функциональные руководители выделят в проект своих подчиненных после издания устава.

В некоторых организациях назначение кураторов в крупные проекты является обычной практикой. Кураторы выдают указания проектной команде, следят за тем, чтобы функциональные руководители соблюдали обязательства по выделению ресурсов в проект, а также служат связующим звеном между проектом и заказчиком [8]. Как правило, в роли куратора (иногда нескольких проектов одновременно) выступает руководитель высшего звена. В случае проектов меньшей важности на должность куратора может быть назначен руководитель среднего звена. Вне зависимости от того, руководитель какого ранга исполняет обязанности куратора, издание устава проекта – удобный способ официально объявить его имя. Впрочем, следует отметить, что в некоторых организациях не существует кураторов проектов.

Установить контрольные события и ресурсы. К основным контрольным событиям относится получение определенных результатов к установленным датам. Наступление этих событий обычно запрашивается теми, кто издает устав. Вам следует ограничить количество контрольных событий теми, которые абсолютно необходимы, обычно тремя-пятью. Иными словами, принимая во внимание цель устава и соответствующий уровень детализации, совершенно излишне разрабатывать длинный список событий. Кроме того, организации, придающие значение себестоимости, имеют тенденцию указывать для основных событий специфику бюджета ресурсов или бюджета средств. Например, для наступления контрольного события «Определение требований выполнено» потребуется 400 часов работы ресурсов.

Информирование поставщиков ресурсов. Все функциональные группы или подразделения в организации, которые обязаны поддерживать проект, должны быть надлежащим образом и своевременно проинформированы о его начале [9]. Следовательно, их необходимо внести в список распространения – список сотрудников, которые получат копию устава. Зачем группам такая копия? Для некоторых из них, например для инженерного отдела, устав – это сигнал к началу работ. Для других получение копии устава означает, что проект стартовал и ему требуется поддержка: допустим, отделу кадров придется нанять программистов баз данных для вашего проекта, а у группы информационных технологий возникнет необходимость ввести в используемое программное обеспечение поддержку работы распределенных команд.

При составлении списка распространения вам нужно ответить на несколько вопросов. Применять стандартный список или нет? Поскольку стандартизация обеспечивает серьезную экономию времени при выполнении повторяющихся операций, а издание устава проекта является именно такой операцией, выбор ясен: список распространения должен быть стандартизован. Далее, что лучше – указывать названия должностей или имена сотрудников? Как правило, это зависит от корпоративных стандартов, однако в ряде организаций принято использовать названия должностей, поскольку они отличаются большим постоянством.

Ссылки на лежащие в основе документы. Решение дать проекту жизнь, изложенное в лаконичной форме, мгновенно бросается в глаза при изучении устава. Но что привело к такому результату, отнюдь не очевидно. Решение о выполнении проекта – итог процесса отбора проектов, основанного на информации, которая изложена в стратегических и тактических планах, на голосе клиента, на проектном предложении и на методах отбора. Чтобы в явной форме указать это и придать уставу силу, необходимо дать ссылки на соответствующие документы.

Оценка и тонкая коррекция устава. Вам следует оценить элементы устава с точки зрения полноты и убедиться, что они согласованы с исходной информацией и с теми сведениями, которые содержит выбранный формат устава. Соответствуют ли даты контрольных событий, проставленные в уставе, датам, содержащимся в проектном предложении, которое использовалось как основа? Сообразуются ли эти даты со стратегическими и тактическими планами, определяющими границы проекта? Также нужно обеспечить согласованность остальной представленной в уставе информации, например удостовериться, что список распространения включает все функциональные группы, сотрудники которых входят в проектную команду. Необходимость подобного контроля и последующих корректировок устава не следует сбрасывать со счетов.