SWOT-анализ – расширенная версия классического анализа «сильные стороны, слабые стороны, благоприятные возможности, угрозы» на уровне проекта (не на уровне компании). Цель его проведения – оценить потенциал и окружение проекта и действовать в соответствии с ними [10]. Потенциал проекта, выраженный в виде его сильных и слабых сторон, говорит о том, что данный проект может выполнять правильно, а чего не может. Оценка окружения проекта показывает, какие благоприятные возможности представляет и какими опасностями грозит внешний мир. Информация об окружении проекта вкупе со знанием его потенциала дает командам возможность идентифицировать критические факторы успеха (CSF), определяющие удовлетворение нужд клиента (рис. 5.3). Измерение текущего состояния проекта по этим критическим факторам предупреждает о наличии стратегических разрывов и о необходимости продумать стратегию для реагирования на эти разрывы. Осведомленность о наличии разрывов и четко определенный способ реагирования на них позволяют команде сформировать реалистичное содержание проекта и разработать стратегии, необходимые для достижения цели. Говоря кратко, SWOT-анализ должен лежать в основе планирования содержания и способа выполнения проекта.

Сбор исходной информации. Для того чтобы SWOT-анализ с самого начала взял хороший старт, необходимо наличие следующей ключевой информации:

• устав проекта и обусловившие его документы;

• голос заказчика.

В то время как устав сообщает о границах проекта, лежащая в его основе документация (стратегические и тактические планы, критерии и процесс отбора проектов, проектное предложение) помогает определить окружение, в котором были установлены эти границы. Важность голоса клиента столь будет рассмотрена нами на следующем шаге.

Рис. 5.3. Пример SWOT-анализа проекта

Определение требований заказчика. Проекты выполняются для того, чтобы помочь заказчикам удовлетворить требования по части создания продукта или услуги для их потребителей. Как следствие, процесс восприятия голоса заказчика разработан для того, чтобы предоставить менеджеру информацию о нуждах клиента (см. главу 4). При SWOT-анализе количество требований должно быть ограничено только наиболее важными – теми, которые могут спасти или провалить проект. В нашем примере (см. рис. 5.3) заказчик ясно дал понять, что время выхода на рынок является для него очень важным параметром, и потребовал, чтобы срок выполнения данного проекта был сокращен на 30% по сравнению с обычным для проектов такого типа. Это серьезная проблема для компании и команды, имеющей ограниченный опыт реализации проектов разработки нового продукта в режиме быстрого прохода. Поскольку руководство рассматривает проект как возможность выхода компании на новый рынок краткосрочных контрактов, необходимо, чтобы он увенчался успехом. Но что для этого требуется? Ответ заключается в критических факторах успеха.

Выбор критических факторов успеха. По своей сути критические факторы успеха – это области, в которых компания должна действовать эффективно, чтобы проект был успешным [11]. Такие области способны принадлежать двум различным пространствам. Первое – пространство возможностей проекта, включающее в себя все, что имеет отношение к его внутреннему миру. Второе пространство состоит из всего, что связано с проектом, и обычно называется окружением проекта (см. врезку «Ирония судьбы: даже продавец салат-латука может стать критическим фактором успеха»).

Какие именно области из этих двух пространств станут критическими факторами успеха, определяется главным образом требованиями клиента – тем, что мы назвали голосом заказчика. Сначала следует ответить на вопрос, что нужно сделать в рамках проекта, чтобы удовлетворить требования клиента или превзойти их? Лежит ли корень успеха в отличных навыках проектирования или в огромной лаборатории прототипирования? В нашем примере (см. рис. 5.3) критическим фактором успеха является быстрая разработка продукта. Это очень сложный фактор, требующий синхронизации нескольких составляющих, включая параллельный инжиниринг, программное обеспечение для распределенного проектирования, кросс-функциональные команды, владеющие навыками межличностного общения, и календарное планирование. Разумеется, для быстрой разработки продуктов обычно требуется гораздо больше, но мы пока ограничимся перечисленным.

Параллельный инжиниринг – это совмещение операций проекта с целью ускорения его выполнения [12, 13]. Краеугольный камень параллельного инжиниринга – взаимно-обратные зависимости между операциями [14], обменивающимися неполной информацией [2], что делает их выполнение более сложным, но и более быстрым. В случае создания новых продуктов такой обмен становится более эффективным, если осуществляется посредством программного обеспечения для распределенного проектирования, в ведении которого находятся ресурсы (в достаточном количестве и надлежащего качества). Быстрая разработка продуктов также требует формирования подвижных кросс-функциональных команд, которые должны владеть навыками межличностного общения, позволяющими справляться с конфликтами, уметь вести переговоры, необходимость в которых неизбежно возникает при выполнении проектов в режиме быстрого прохода, и работать с неполной информацией [15]. В довершение ко всему календарное планирование такого проекта немыслимо без умения разрешать критические ситуации, которые могут составлять 30 – 40% всех операций проекта, и все это – при необходимости завершения проекта в предельно сжатые сроки. Иначе говоря, необходимо всестороннее знание всех составляющих каждого критического фактора успеха.

Рассмотрев пространство возможностей проекта, снова обратимся к требованиям заказчика. В каких областях окружения проекта нужно действовать успешно, чтобы выполнить или превзойти такие требования? Вам может понадобиться включить в команду по разработке нового продукта поставщика первого уровня – это проверенный способ ускорения проекта [16]. Разумеется, внешних критических факторов существует множество, однако контрольный список, приведенный во врезке «Исследование окружения на предмет возможных критических факторов успеха и разрывов», подскажет вам, где их следует искать.