Шрифт:
Однако получение ресурсных вливаний – не самое простое дело в современных фирмах, где различные проекты жестоко конкурируют друг с другом за кусок «ресурсного пирога». Вам придется хорошо подготовиться, обосновать свое мнение о недостаточности ресурсов и серьезно бороться за их получение. Как только ресурсы появятся, следует разработать план уменьшения разрыва. На рис. 5.4 показано, что в ситуации, когда проект отягощен значительными разрывами в обоих пространствах (правый нижний угол), целесообразно ограничиться значительным сокращением разрыва, ибо полное его устранение может оказаться слишком проблематичным.
Определение конкретных действий по реагированию на разрыв. Уменьшение и устранение – это стратегические направления. Однако они требуют конкретных действий по использованию ресурсов. Возврат назад, к структуре ключевых факторов успеха, их составляющих и фактическому состоянию, способен помочь в определении того, какие реальные действия лучше применить для реагирования на разрывы. На рис. 5.3 мы привели несколько примеров действий, направленных на устранение разрывов во всех четырех составляющих: параллельном инжиниринге, программном обеспечении распределенного проектирования, навыках межличностного общения и календарном планировании. К некоторым действиям можно приступить сразу, в частности к обучению людей навыкам общения или к внедрению системы календарного планирования. Другие, например инсталляция программного обеспечения для распределенного проектирования, будут более медленными. Поскольку почти все названные действия совершаются параллельно с выполнением проекта, рекомендуется заручиться поддержкой опытного консультанта. Когда все действия идентифицированы и поняты, они должны быть включены в описание содержания и, возможно, в иерархическую структуру работ.
Использование SWOT-анализа проекта
Когда использовать. Разработка здравой стратегии выполнения проекта маловероятна без критической оценки его внутренних возможностей и окружения – вне зависимости от того, большой это проект или малый. Крупные проекты, в которые, как правило, выделяется больше ресурсов, чем в малые, должны стремиться к всестороннему, систематическому и формальному SWOT-анализу, который предшествует детальному описанию содержания. До наступления этого момента большие проекты должны задействовать этот анализ при развитии идеи, разумеется в неформальном виде. Такой же неформальный подход к анализу полезен и для малых проектов. Из-за нехватки времени на детализацию менеджеры малых проектов должны превратить анализ в часть мыслительного процесса, постоянно изучая возможности и окружение своего проекта. Не следует беспокоиться о том, что ваш анализ не записывается – он не обязан иметь письменную форму (см. врезку «Вам хватит 10 минут»).
Время использования. Неформальный SWOT-анализ малого проекта, выполняемый квалифицированной командой, занимает от 10 до 15 минут, но формальный детальный анализ большого проекта может потребовать многих часов – также при квалифицированной команде. Неудивительно, что с ростом размера, сложности и численности команды проекта увеличивается и время выполнения его SWOT-анализа.
ВАМ ХВАТИТ 10 МИНУТ
«Когда я впервые столкнулся с таким инструментом, как SWOT-анализ проекта, я был приятно удивлен и, честно говоря, очень горд собой. В течение длительного периода я применял этот анализ в своих проектах, не зная о том, что существует формальный инструмент такого типа. У меня – менеджера множества малых проектов – никогда не было времени для составления формального письменного анализа. Поэтому я (совместно с членами моей команды) выполнял его неформально, устно, тратя всего 10 минут или около того. Мы называли это оцениванием рисков. Но такой анализ работал, и работал очень хорошо». Приведенный рассказ менеджера малых проектов в высокотехнологичной компании – не единичный случай. Многие менеджеры делают то же самое. Прежде чем затевать проект, найдите существующие разрывы. Сделайте их видимыми. Попросите руководителя помочь вам сократить или закрыть разрывы. И если это требует лишь 10 минут – найдите их в своем забитом до отказа расписании.
Выгоды. Наиболее удачные предприятия строятся на способности учитывать сильные стороны, уменьшать слабые стороны, использовать благоприятные возможности и нейтрализовать угрозы [18]. Менеджеры проектов, работающие на несколько фронтов в условиях постоянной нехватки времени, слишком часто не принимают во внимание этот опыт. Напротив, они с головой уходят в детальное планирование, не рассмотрев сильные и слабые стороны проекта, благоприятные возможности и опасности, а также сопутствующие им разрывы. Именно это – область применения SWOT-анализа, который выдает четкую картину сопутствующих проекту разрывов. Следовательно, ценность такого анализа заключается в том, что он:
• обеспечивает наилучшее позиционирование проекта – то есть такое позиционирование, которое дает проекту возможность воспользоваться конкретными сильными сторонами и благоприятными возможностями при одновременной минимизации слабых сторон и угроз;
• вскрывает те сильные стороны, которые еще не использованы в полной мере, и те слабые стороны, которые могут быть скорректированы;
• обращает внимание руководства на значительные разрывы, которые способны поставить проект под угрозу, и позволяет заручиться его поддержкой в закрытии разрывов и снижении риска неудачи;
• отводит интересам клиента главную роль при идентификации и закрытии разрывов.
Преимущества и недостатки. К основным преимуществам SWOT-анализа относятся:
• акцентирование. Анализ показывает стратегические разрывы, тем самым обеспечивая реализацию принципа «предупрежден – значит вооружен»;
• упреждающий характер. Анализ помогает сформировать такой образ мышления, при котором «прикрыться щитом никогда не бывает слишком рано». Заблаговременное информирование о стратегических разрывах дает возможность проработать альтернативные сценарии выполнения проекта и подготовиться к вступлению в области, наиболее опасные для проекта.
Что касается недостатков SWOT-анализа, то часть из них перечислена ниже:
• затраты времени. Найти время на проведение анализа иногда может быть проблематично;
• сложность выполнения. Многие проектные команды имеют навыки работы в пределах тактических горизонтов, однако испытывают затруднения при необходимости выйти в открытое море стратегического анализа;
• угрожающий характер. Некоторые команды считают опасным сообщать руководству о слабых сторонах проекта. К тому же многие не любят признаваться в своих ошибках, а анализ – как раз то самое средство, которое может эти ошибки показать.